文秘商务接待礼仪

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文秘商务接待礼仪

　　接待次序不容忽视

文秘商务接待礼仪

　　在接待过程当中，优先次序极为重要，这样才能突显出来宾的身分和地位。接待工作的次序安排不能疏忽，无论是徒步、上下楼梯、搭乘电梯，都要做到长幼有序、男女有别，除了前后秩序，还要注意行进间的安全。

　　一般性原则有：前为尊、后为卑；右为大、左为小。故与长官或长辈同行时，居其后方或左方行进方合礼数。

　　并行次序男女二人并行时，男士应让女士走在比较安全的一边，即男士应走靠马路车辆来往的一边。但在安全状态之下徒步时，仍应遵守男左女右之原则，男士应走在女士之左方合礼节。

　　三人行时，如全为男士，则以中间位为尊、右边次之、左边为末；两男一女同行时，应让女士走中间以示尊重；如一男二女行，则男士应走最外靠车道位置。

　　多人行时，以最前面为大，依前后秩序，越后越小。进出门口时，晚辈应先长辈上前一步，男士应先女士上前一步，负责推门或敲门。开门后，女士先行男士跟后，负责照顾。

　　进入座车的方法是，臀部先进入，再把脚放进去，身体和头部最后移入。有司机驾驶的时候，是以司机的右手边位置最小，后座三人中，右大左小。如果主人驾车，则其右手边最大，后座的方式亦同。

　　上、下楼次序上楼时，客人走在前，主人走在后；女士在前，男士在后；长者在前，幼者在后。

　　下楼时，主人走在前，客人走在后；男士在前，女士在后；幼者在前，长者在后。

　　乘电梯次序进电梯，有专人看守电梯时，应让客人先进、先出；无人看守电梯时，主人先进、后出并按住电钮，以防电梯门夹住客人。

　　陪同访客搭乘电梯时，电梯门一开，接待人员要先按“开”，一只手做出“请”的动作，让客人先进入；进入电梯后，应立即转身面对梯门，避免背对客人，表示礼貌；到达目标楼层后，让访客走出电梯，接待人员随后走出电梯，并指示前进方向。

　　待客次序迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。就坐时，右为上座，要把客人安排在主人或其它陪同人员的右侧。

　　进入会客室前，应该先轻叩门扉，待里面有回音再开门进入。进入会客室时，应该以右手开门进入，然后用相同动作伸手将门关上，尽量不以背部示人。进门时，如果门是向外开的，把门拉开后按住门，再请客人进。如果门是向内开的，把门推开后请客人先进。

　　茶点准备以小见大

　　茶点准备虽是小事，却能让来客感受到主人的细心和尊重，所以要精心准备。具体准备如下：

　　茶点招待的准备办公室的茶点招待很重要。秘书应该在客人坐定后，立即准备茶点招待。客户如果是东方人，可以以茶为主；若是西方人，则可以以咖啡为主。外国人通常会先问客人想喝甚么，再去准备；东方人则以自己公司里方便性为主。

　　茶水招待的用具茶点应该用茶盘整体奉上，而非以个别的茶杯或果盘递上。奉茶用具有纸杯、玻璃杯和瓷杯三种，特别重要的客人以盖碗杯为上选。

　　饮品选择如果用茶包泡茶，则泡出茶汤后需要把茶包取出，不可连同茶包给客人饮用；反之，如果用茶叶泡茶，则应该用热水砌茶，并等到茶叶沉入水中，才能端上奉客。如果是用咖啡，则无须询问客人意见，自动以一壶咖啡或是一杯咖啡奉上，并将奶精和砂糖一并奉上，请客人自行取用。

　　托盘的正确用法如果多于两位客人，则应该以整壶茶奉上，用托盘端出。此时可以不必先倒出茶来，而是将空杯放在桌上，请客人自行取用。茶盘的端法是一手扶着盘边中间，另一手扶着盘底，缓步走进会客室或会客区，在客人左后方或右后方递上。

　　奉茶的顺序茶盘放入桌面后，应依桌面上客人年龄大小先行奉茶，然后再依主人年龄大小奉茶。奉茶时候，右手持茶杯中央，左手扶茶杯底部奉茶，平举不过胸位置致意便可。奉茶完毕应该面对客人点头致意，然后单手持茶盘至身旁，倒退两三步再转身离去。

　　换茶续杯的标准时间客人如果停留过久，应该在每隔60-90分钟，进入会客室添茶（或咖啡）一次，续杯后尽速离去，避免打搅会议进行；超过两小时则无须再进入添茶水，直至会间休息时再进入。

　　客人未曾离开之前，绝对不可大声喧哗或是批评客人。送客时应该尽量等其完全离开视线后，才能返回岗位。送客时候，应该提醒其所携带或是寄放的对象，并且鞠躬致意。

　　参会礼仪十项原则

　　参与会议更应知晓参会的基本礼仪，这样会议才可有条不紊地成功召开。参会的基本礼仪表现大致如下：

　　一、尊重他人发言。对于别人的意见和看法应该给予最大的尊重，不可一意孤行，过于坚持，甚至取笑他人的想法或创意。

　　二、主动思考问题。成功的会议得靠与会者脑力激荡，共同参与。多一位主动者，看法差异就会减少，比较容易产生解决方案。

　　三、正面响应，踊跃提案。会议的进行中，参会者除了要正面响应，也要踊跃发表意见，分享信息，适时提案，贡献“打胜仗”的智慧。

　　四、坚守事实。会议中的陈述，一定要有事实依据，不可过于夸大。

　　五、保持弹性，坚持原则。很多人赞同“大事化小、小事化无”，对于某些原则过于放松，以致绩效不彰，但是有些议题，必须视情况弹性调整。根据需要设置开放议题，给予适当弹性，以免议事讨论陷入胶着。

　　六、有备而来。会议中出现的相关数据、图表，与会者均应事先准备，深入了解，这样才能达成会议目的，提出解决议案。

　　七、慎选座位。会议的席次和座位有其既定的安排礼节，与会者应谨守分寸，选择符合自己职务的位置入座，以免贻笑大方。:

　　八、聚精会神。这是大家最容易忽略而未确实遵守的会议礼仪。有些议事进行节奏较快，如果没有集中精神，很容易错失重要议事却不自知，轻则延误自己的工作，重则可能造成企业财务损失。

　　九、准时出席。“好的开始，是成功的一半”，会议能准时开始，就表示会议目的已经成功达成一半，人人准时出席，会议才会成功。

　　十、注意仪容，维护形象。企业外部会议，与会者代表着公司，个人的仪态举止就是企业形象的缩影。

　　“人无礼则不生，事无礼则不成，国无礼则不宁”，中国人待人接物都比较含蓄保守，但是在国际场合当中应该大方应对。在一切国际交往当中,必须严格遵守自己的承诺,在约会的时候不要迟到,在正式的约定中也必须兑现自己的允诺。

　　至于主客方如果涉及到更上层的商务谈判，那么在谈判桌上就要能遵奉“赢者不全赢、输者不全输”的原则，达到双赢的最高准则。无论中国商人或是西方商人对于在商场上维系人际关系或者是人脉，都认为是非常重要的，只是在操作的手法上会有不同。人脉资源最大的利用价值是形成一个绵密的关系网络，并且在这样的网络里面可以获取充分的商场信息与情报。

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