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如何主持和引导会议

时间:2022-03-29 05:24:01 会议主持 我要投稿
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如何主持和引导会议

  主持人主持会议,有一个很重要的内容,就是要让与会者知道在解决问题或困难时欢迎他们提出任何意见。为此,要让与会者了解情况,共同商量解决问题的办法。因此,可以在主持的话语中多次使用下列短语,以此来鼓励与会者的参与意识。如“经过我们的共同体验”、“分担我们共同的忧虑”、“为了我们的共同利益”等。

如何主持和引导会议

  一个成功者,总是善于采纳更多人的建议,倾听别人不同的意见。一个出色的商务会议主持也一样,如果使会议多听取他人的意见,有时就会得到料想不到的结果。当然,有时有人也会提出相反的甚至与会议内容毫不相干的观点,或者利用发言的机会进行滔滔不绝的长谈,遇有此等等情况时,主持人要用未完的话来打断,使会议按既定的方向进行。具体方法是:

  ⑴ 正确看待别人的反对意见

  当有人提出反对意见时,主持人应当首先感激对方敢于提出反对意见,然后摆出事实道理来证明自己的观点。主持人一定要注意自己的态度要端正,语气要和气,让提反对意见的与会者心服口服。

  ⑵ 对那些离题万里的意见要制止。

  遇到有人发表离题万里的意见时,主持人可以通过这样的方法来解决:微笑着用真诚的语调对那个人说:“你提的这个问题不错,等以后再谈吧,现在让我们回到刚才的问题上来。”或者说:“如果你有兴趣的话,等会后我们单独谈这个会议外的问题,……”这样的话更容易让对方接受。

  ⑶ 巧妙地打断长篇大论者的话头。

  会议是有时间规定的,因此,在会议上,主持人应该争分夺秒。会议的来宾人多口杂,尤其是一些爱出风头的人,喜欢在会议中侃侃而谈,他讲的话离题万里自己也感觉不到。这时,主持人应该及时打断他,抓住他话中与会议有关的话问另外一人。例如,可以这样说:“某某,你怎么看待这个问题?”或者考虑使用另一种更直接的方法,如:“我们的时间很紧张,先不讨论这些问题。”或者“我们还有其他的事有待于解决,这个问题先搁一搁。”当把这位滔滔不绝的发言者阻止时,主持人最好不要再给他发言的机会,他如果还想说时,主持人要敢于“抢舌头”。

  ⑷ 善于引导别人。

  说服他人的能力也是进行良好的主持所应具备的基本条件。下面几条建议可能有助于主持人说服他人:

  第一,阐明你的目的和任务,不要给与会者“有时被隐瞒感觉”;

  第二,使与会者确信你的需要和兴趣同他们很相似;

  第三,使他们认识到某个问题或计划的重要性;

  第四,把好的心情传递给与会者,让他们有足够的理由坐在那儿参加自己主持的会议。

  ⑸ 不同意见要进行协调。

  当会议中出现不同的意见时,与会者中会出现极端的意见,并根据各自不同的意见而据理力争,并争持不下时,主持人应该要求与会者都安静下来,建议大家用求同存异的态度来重新看一看争论之处。

  如果与会者肯争论,显示他们已投入会议,只是个人的观点不同,导致结论有异而已。主持人必须善用与会者的投入感,引入客观的分析方法,来冲淡主观的争论气氛,不能让会议发展成“比嗓门”或“不人多势众”的会议。此时,主持人的协调技巧是:

  ① 首先自己要保持头脑清醒,不要介入争论之中。

  ② 主动要求与会者平静下来。

  ③ 立即引用分析的话题来分散与会者的精神,使各对立之人了解他们的不同意见也有相同之处,只是有些地方需要再谈而已,大家并非水火不相容。

  ④ 对于不听劝阻的,耐心地劝他们不要破坏了与会者之间的人际关系。

  ⑹ 防止议而不决。

  一个有效的会议必须有商议及议决两个关键部分,否则即无须召开会议。

  商议就是与会者围绕着议程互相发表议论,共同研究、分析及解决问题。然而,不少会议经常出现“议而不决”的现象,与会者在会议中谈了许多,到头来却未能达成一个决定或结论。换句话说,会议是进行了,但会议目的仍未达到。

  主持人在这方面的角色事关重大。必须要千方百计引导与会者不能在未有决定或结论前便散会离开。耐心地告诉与会者,会议的目的是集合与会者众人的知识及智慧,来共同解决问题,或作出解决问题的建议。

  若主持人不坚持要与会者尽量得出结论或决定,不少与会者往往不会抓紧时间去谈,而只会随波逐流地东拉西扯,会议看来气氛热闹,其实是不着边际。因此,主持人必须时刻警惕自己,“议而不决”的现象必定要消除。

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