信函商务礼仪

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信函商务礼仪

　　一、完整

信函商务礼仪

　　在写信时，为了避免传输错误信息，务必使书信的基本内容“按部就班”、完整无缺。

　　例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日期。一般要求写明何月何日，必要时还须写明何年何月何日何时。

　　在书写信封时，双方的邮编不可缺少。另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。惟有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。

　　二、清楚书写信函时，必须使之清晰可辨。要做到这一点，须注意以下四个方面：

　　（１）字迹要清楚，切勿潦草、乱涂乱改。

　　（２）要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信纸、信封，切勿不加选择，随意乱用。

　　（３）要选用字迹清楚的笔具与墨水。在任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信，红色、紫色、绿色、纯蓝等色彩的墨水也最好别用。

　　（４）在书信里叙事表意时，要层次明、条理清，有头有尾，切忌天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云。这是写商务信函要特别注意的一点。

　　三、简洁写信如同作文一样，同样讲究言简意赅、适可而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”，切勿洋洋洒洒、无休无止。

　　当然应当避免为使书信简洁而矫枉过正，走向另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。

　　四、正确

　　在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词造句，都必须做到正确无误。

　　在信中，杜绝出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。

　　在书写收信人姓名、地址、职务及尊称时，不允许出现任何差错。

　　书写信封时，在收信人姓名之后书写的称呼如“同志”、“先生”、“小姐”等等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非是发信人对收信人所用的称呼，因此像“大人”、“爱妻”、“小弟”之类的私人称呼，是不宜出现的。

　　五、礼貌

　　写信人在写信时，要像真正面对收信人一样，以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多地使用谦词与敬语。

　　例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类提称词。对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等。

　　商务信函的格式商务信函主要是为开展业务而用的，其格式与一般书信有所区别，主要有：

　　一、称谓商务信函的称谓应郑重，私人信函中过分亲昵的称呼在这里是不适用的。

　　对于相对熟识的人，你可以称“xxx先生”或“xxx女士”，对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅指通信联系而从未谋面的情形。西

　　方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的”，我国习惯上加“尊敬的”一类词。

　　商务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形：只称其为“先生”或“女士”（或“小姐”），且在前边加上“尊敬的”一类字眼以职务相称，如“经理先生”、“编辑女士”、“主持人小姐”一类均是。此外，这种情况下不能用太过泛泛的称谓，否则可能收不到良好效果，比如称“有关人士台鉴”，“有关人士”就可能觉得与己无关而搁置一边。当然，如果能够通过一些渠道打听清楚你要联系的人的姓名，要更好一些。

　　二、结尾结尾的落款要求和开头相对应，开头是哪种关系程度的称呼，落款也应是相应的程度。比如，称呼是连姓带名的“xxx先生”，落款就是连姓带名的“xxx”；称呼是不带姓的“xx先生”，落款就不带姓。大企业、大单位的商务信函往往是打印的，但落款处还要有亲笔签名。

　　三、信笺和信封

　　一般的企、事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说，对此两项也有比较严格的要求。一般来说，信笺、信封都应有单位的名称、徽标以及地址、电话，样式上应稳重而具有吸引力，质地上尽可能优良，印刷上尽可能优美，借以表明单位的实力和形象。

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