关于会计档案管理制度内容

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关于会计档案管理制度内容

　　会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累,不仅能完整地呈现出企业经济活动和组织发展的历史画面,而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。下面爱汇小编整理的关于会计档案管理制度，供你参考。

关于会计档案管理制度内容

　　关于会计档案管理制度范文一

　　第一条：会计档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终归集。

　　是一个公司档案管理的核心。

　　会计档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。

　　会计档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。

　　第二条：为了加强公司会计档案管理和财务监督，确保公司的合法利益，根据《中华人民共和国财政部、国家档案局第 79 号令——会计案管理办法》、集团档案管理规定，结合公司的具体情况，特制定本办法。

　　第三条：在公司内部使用、取得和保管会计档案的部门和个人，必须遵守本制度。

　　第二章：会计档案第四条：会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

　　它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

　　第五条：会计档案和范围：会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表、包括通过以及其他会计核算资料等四个部分。

　　一、会计凭证：会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。

　　它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

　　二、会计账簿：会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。

　　它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

　　三、会计报表：会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报1

　　江苏宜尔杉集团文件编号文件版次页次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度表、年度会计报表。

　　包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

　　四、其他会计核算资料：其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。

　　如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

　　五、同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案: (一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输; (二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序; (三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系; (四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改; (五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响; (六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

　　第三章：会计档案的装订和保管第六条：会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。

　　会计档案的整理采用的办法是：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

　　江苏宜尔杉集团文件编号文件版次页次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度一、分类标准统一。

　　将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

　　二、档案形成统一。

　　案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

　　三、管理要求统一。

　　建立财务资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　第七条：会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的.装订。

　　会计凭证的装订，一般每月装订一次。

　　装订好的凭证按年分月妥善保管。

　　第八条：会计凭证装订前的准备工作：一、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全; 二、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数; 三、摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针) ，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整; 四、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。

　　再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全; 五、记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

　　第九条会计凭证装订时的要求：一、装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

　　二、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证; 三、装订凭证厚度一般为 3 厘米，装订牢固，美观大方。

　　江苏宜尔杉集团文件编号文件版次页次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度第十条：会计凭证装订后的注意事项：一、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章; 二、在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。

　　按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　第十一条：会计账簿和装订：各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

　　基本要求是：一、账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户口是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

　　二、活页账簿装订要求。

　　1 、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等应分别装订，应按同类业务、同类账页装订在一起，并按会计科目编号顺序依次排页。

　　2 、在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章 3 、计算机打印的账页应在左侧留出装订线，不得以打印纸原有道孔穿线装订。

　　第十二条：账簿装订后的其也要求：一、会计账簿应该牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、加空白纸的现象。

　　二、会计账簿的封面要严密，封面处要加盖公司财务印章。

　　三、封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明4

　　江苏宜尔杉集团文件编号文件版次页次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度细账等。

　　四、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

　　第十三条：会计报表的装订：会计报表编制完成及时报送后。

　　一、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如果损坏部位修补后完整无缺地装订; 二、会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底; 三、按保管期限编制卷号。

　　第十四条：会计档案的保管：当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管宜一年，最长不超过两年，期满之后原则上应由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。

　　财务会计部门在将会计档案移交档案管理部门时，应按下列程序进行：一、开列清册，填写交接清单; 二、在账簿使用日期栏填写移交日期; 三、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

　　第十五条：会计档案的保管要求：一、会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

　　二、会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。

　　三、会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

　　四、会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿; 五、设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁5

　　江苏宜尔杉集团文件编号文件版次页次YESJT-GL-001 A/0 8会计档案管理制度坏损失、散失和泄密;六、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

　　第四章会计档案的借阅第十六条会计档案的借阅一、会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。

　　二、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续; 单位内部人员借阅手续。

　　借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

　　三、本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

　　四、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件) 。

　　关于会计档案管理制度范文二

　　一、目的根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。

　　二、适用范围：本制度用于财务部档案的管理。

　　预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。

　　三、管理职责财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

　　四、会计档案范围包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。

　　1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证; 2、会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿; 3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告; 4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。

　　五、会计档案的管理 1、会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。

　　会计档案的整理一般采用“三统一”的`办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

　　1)、分类标准统一。

　　一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他; 2) 、档案形成统一。

　　案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一; 3)、管理要求统一。

　　建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　2、会计凭证的装订会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。

　　会计凭证装订前应准备的工作： 1)、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全; 2) 、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数; 3)、摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整; 4) 、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。

　　检查附件有否漏缺，如：领料单、入库单是否随附齐全; 5) 、记账凭证上有关人员的印章是否齐全; 6)、会计凭证装订时的要求： a、装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅; b、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证; C、装订凭证厚度一般为 3 厘米，装订牢固，美观大方。

　　7)、会计凭证装订后的注意事项:2

　　a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章; b、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　3、会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。

　　账簿装订的基本要求： 1)、首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续; 2)、然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，活页账簿装订要求： a、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面、封底，装订成册;b、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

　　3)、在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人 (经办人)签章; 4)、账簿装订后的其他要求: a、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象; b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账; c、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

　　4、会计档案的移交归档 1)、每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，3

　　编制会计档案保管清册。

　　在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。

　　期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管; 2) 、移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。

　　个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。

　　5、会计档案的保管 1)、会计档案的保管期限分永久、定期两类。

　　定期保管期限分为 3 年、5 年、 10 年、15 年、25 年、共 5 类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第一天算起; 2) 、会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材;室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬;保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿; 3)、会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找; 4)、设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密; 5)、使用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出来的纸质会计档案，使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。

　　会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

　　6、会计档案的借阅 1)、会计档案为本公司所用，原则上不得借出。

　　本公司人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印; 2)、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员和公司领导批准后，方可办理借阅手续;由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度; 3)、借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚; 4)、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽4

　　换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

　　7、会计档案的销毁保管期满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁： 1) 、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容)，经公司总经理审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁; 2) 、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。

　　在销毁前清点所要销毁的会计档案;销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章;注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查; 3)、会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。

　　单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明; 4)、在建设期间的会计档案，不得销毁。

　　六、本制度解释权归本公司财务部。

　　关于会计档案管理制度范文三

　　一、为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理办法》的规定，结合本公司的实际情、况，制定本制度。

　　二、本制度适用于公司档案部门和财务部门的会计档案管理工作。

　　第二章会计档案管理部门及人员一、档案部门和财务部共同负责会计档案管理工作的开展和协调。

　　二、公司档案部门和财务部指定专门人员作为会计档案员负责会计档案的保管工作。

　　档案员应具备爱岗敬业、认真负责、耐心细致、熟悉相关法律法规、持有《会计从业资格证》等条件。

　　三、按照不相容岗位分离的原则，出纳员不得兼任会计档案员。

　　第三章会计档案归档的范围一、会计凭证 (一) 原始凭证 1、自制原始凭证 (1) 一次凭证。

　　如入库单、出料单、支付申请单等; (2) 累计凭证。

　　如限额领料单等; (3) 汇总原始凭证。

　　如发料凭证汇总表、收料凭证汇总表、现金收入汇总表等; (4) 记账编制凭证。

　　如购货发票、收据等。

　　(二) 记账凭证二、会计账簿。

　　包括总账、明细账、日记账、各种辅助账等。

　　三、财务会计报告。

　　包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表(新的会计准则要求在年报中披露) 、附表及会计报表附注和财务情况说明书。

　　四、其它会计核算资料。

　　凡与会计核算机密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

　　如：经济合同、银海余额调节表、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核

　　定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

　　实行会计点算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

　　第四章会计档案的整理和装订一、会计档案的整理立卷。

　　会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。

　　会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

　　(一) 分类标准统一一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

　　(二) 档案形成统一案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一 (三) 管理要求统一建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

　　(四) 会计档案的装订。

　　会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订。

　　1、会计凭证的装订一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

　　(1) 会计凭证装订前的准备工作 a. 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全; b. 按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数; c. 摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针) ，对大的张页或附件要折叠成通记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整; d. 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现却号要查明原因。

　　再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全; e. 记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

　　(2) 会计凭证装订时的要求： a. 用“三针引线法”装订，装订凭证应该使用棉线，在左上角打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占的部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于时候查阅; b. 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证; c. 装订凭证厚度一般 1.5 厘米，方可保证装订牢固，美观大方。

　　(3) 会计凭证装订后的注意事项。

　　a. 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章; b. 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

　　2、会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。

　　基本要求是： (1) 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，帐页数是否齐全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的帐页、会计账簿装订封底的顺序装订。

　　(2) 活页账簿装订的要求： a. 保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，去除空白页和撤掉帐页夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。

　　b. 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类帐

　　页装订在一起。

　　c. 在本账的封面上填写好账目的种类，编号卷号，会计主管人员和装订人员(经办人)签章。

　　(3) 账簿装订后的其他要求： a. 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

　　b. 会计账簿的.封口要严密，封口处要加盖有关印章。

　　c. 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银海存(借)款日记账、分户明细账。

　　d. 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

　　3、会计报表的装订会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。

　　小公司可按季装订成册。

　　第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;第二，跨级报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;第三，按保管期限编制卷号。

　　第五章会计档案的移交财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行： (一) 开列清册，填写《会计档案移交单》 (二) 在账簿使用日期栏填写移交日期 (三) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

　　第六章会计档案的归档保管一、公司档案部门和财务部专门指定档案室或档案柜存放会计档案。

　　保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

　　当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满后移交档案部门保管。

　　二、会计档案的保管要求 (一) 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材; (二) 采用透明塑料薄膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞; (三) 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀; (四) 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿; (五) 设置保管清册(附表 5) ，严防毁坏损失、散失和泄密; (六) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

　　会计档案保管专员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

　　三、机构变动或档案管理专员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接受。

　　四、会计档案的保管期限按其特点可分为永久性和定期性两类。

　　凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。

　　定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 种。

　　会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996 年年度终了日为 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日开始计算。

　　为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的

　　保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。

　　第七章会计档案的借阅使用一、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经总经理、财务负责人批准。

　　二、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信、经总经理、财务总监或财务经理批准后，方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》。

　　经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。

　　档案库管员应登记《档案借阅登记表》，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

　　三、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散员卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件) 。

　　四、借出的会计档案，会计档案管理专员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

　　第八章会计档案的销毁一、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同编写《档案销毁申请表》，提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。

　　二、机关、团体、事业单位和非国有公司会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁;国有公司经公司领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。

　　三、会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

　　四、销毁会计档案时前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销; 各级主管部门销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销;财务部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员参加监销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

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