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受控文件管理制度_受控文件管理制度规范

时间:2022-04-05 05:45:58 管理制度 我要投稿
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受控文件管理制度_受控文件管理制度规范

  为加强受控文件的管理,提高工作效率,应制定规范的受控文件管理制度。下面小编为大家整理了有关受控文件管理制度的范文,希望对大家有帮助。

受控文件管理制度_受控文件管理制度规范

  受控文件管理制度篇1

  一、文件范围:

  1、设计文件(包括图纸表格)、

  2、工艺文件(包括作业指导书、工艺 定额明细表、通用工艺和操作规程);3、质检文件(包括企业标准、检验规范);

  4、管理文件(包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度)。

  二、文件发放登记与保管:受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档,然后打 印并会签齐全(编制、审核、标准化、批准),按需发份数复印,在封面或图表角加盖“受控”章,并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档;文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》,同时,核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件,按原登记信息将一一收回,缺少者按下述处罚条款执行,发完后可将其发放信息作电脑记录;收件人在收文时作“接收人”签名,同时,必须立即填写《文件归档登记卡》;各部门必须对上述和类文件妥善保管,每月不少于二次对相应文件核对,对遗缺文件及时查找,对无法找到的及时申请补发;离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。

  三:文件的`回收与销毁:凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收 并销毁,发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名;过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》,经批准后销毁,销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁,含有重要或机密信息的当场撕毁,《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。

  四、处罚条例:对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的,将对部门长和直接 责任人处以10元一次处罚;对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚,对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。 本规定由文控中心制定与修改,经主管副总批准发放之日起执行。

  受控文件管理制度篇2

  一、目的:为了让公司所有的文件得到规范化、条理化、统一化、明确化的管理, 使所有受控文件得到有效的利用,让文件的内容得到有效的控制,特制定本制度。

  二、文件的编制:

  2.1所有文件的编制全部按照公司的统一格式编号,编号分解为L代表刘, D代表德,H代表华,岗位制度为部门的一号文件, 101为部门的第一份岗位职责,管理体系为部门的二号文件, 201为部门的第一份管理体系。

  2.1.1YJH-XZ-101代表刘德华行政人事部第一个岗位制度的编号,如第二份 岗位制度,编号为YJH-XZ-102以此类推。

  2.1.2YJH-XZ-201代表刘德华行政人事部第一个规章制度的`编号。(同上)

  2.2版本版式:

  2.2.1A/0A代表文件的版本,0代表文件的版次,每次修改文件版次逐级 递升为1.2.3,以此类推,当版次升级为9后即进入B版,并以此类推;

  2.2.31/N 文件页码符号,N代表本文件的总页数,1为本文件的第一页, 并以此类推;

  2.2.3如文件页数较多,可使用26个字母依次往下编号. 三、文件的分发:

  1、所有受控文件的分发均需加盖受控章后方可生效。

  2、所有受控文件的原件统一由行政人事部发放,发放的文件由人事文员统一影印加盖受控章,以受控章上注明的日期为生效日期,分发到文件涉及部门,文件的分发必须由接收部门人员签收。 四、文件的管理:

  1、行政人事部发放的任何一份文件,都应完整保留原件,归纳并存档,所有受控文件都属于公司的机密文件,任何部门或个人都不可私自影印、修改或带出公司。违者记大过。

  2、任何部门的受控文件,要小心保管,不可将文件内容传达非本公司人员。 五、文件的修改:

  1、所有受控文件的修改均由总经办统一修改,其他任何部门或个人无权擅自对受控文件进行修改。

  2、所用文件如在实行中有不足需要修改时,应经过各部门经理、主管会议决定,确实不可行时,方可修改。

  3、文件修改后,人事文员应立即将新文件发放到涉及部门,同时将修改后的文件收回,并加盖更改章封存。

  受控文件管理制度篇3

  1 目的

  为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程,防止作废文件的非预期使用,特制定本规定。

  2 适用范围

  适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件,以及各部门制定的内部使用的文件。

  3职责

  3.1 质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理;

  3.2 总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理;

  3.3 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。

  3.4 生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。

  4管理要求

  4.1受控文件的发放

  4.1.1 各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。

  4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章,填写分发号和发放日期。每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。

  4.1.3 受控文件分发号应严格执行下表的规定: 序号 文件接收部门/人 分发号 序号 文件接收部门/人 分发号

  1 存档 0 9 品牌推广部 008 2 总经理 001 10 质检部 009 3 总经理办公室 002 11 仓储部 010 4 副总经理 003 12 后勤保卫部 011 5 财务总监 004 13 生产部 012 6 营销总监 005 14 配送部 013 7 外埠销售部 006 15 财务部 014 8 销售部 007 16 人力资源部 015

  4.1.4 受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”,由接收人 签字接收。接收人的签字应与文件分发号相对应。

  4.2 受控文件的保管与使用

  4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。其职责包括修订本部门“受控文件清单”;妥善整理、装订和保管;借阅时进行登记并及时回收;文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。

  4.2.2 受控文件应妥善使用,不应破损或丢失。若不慎丢失,应及时向文件归口部门申请补发。

  4.3 受控文件的复制

  4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时,应向文件归口部门提出申请,由文件归口部门复制,各部门不应擅自复制。

  4.3.2 所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。

  4.3.3 复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号(两位)”,发放日期为复制后实际发放的日期。

  4.3.4 复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记,由接收人签字。

  4.4 受控文件的更改与收回

  4.4.1受控文件由文件归口部门根据需要进行更改。需换页的'更改文件的发放范围按原文件的“文件资料发放处置单”的登记确定,其余按4.3条款的有关规定执行。

  4.4.2 受控文件更改后,换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件归口部门及时收回并加盖“作废”章。

  4.4.3人员离职、部门合并或撤消的,原分发的受控文件应由文件归口部门及时收回。

  4.4.4文件收回时由文件归口部门填写“文件回收处置单”,由交、收双方签字。

  4.4.5 作废文件收回后由文件归口部门单独存放并标识,待积存到一定数量时申请一次性销毁。

  4.5 电子版受控文件的管理

  4.5.1 在公司内部局域网和网站上公布的受控文件,只供公司员工在线学习和下载记录单式。不应擅自下载受控文件中除空白记录单式外的其他内容。

  4.5.2 文件归口部门应对电子版的受控文件及时更新,避免因更新不及时而带来的混乱。

  4.6提供给客户使用的文件的管理

  4.6.1销售部应要求客户方建立相应的文件管理办法,对我方提供的文件严格按受控文件要求进行控制。

  4.6.2销售部应以每一客户为单位建立文件发放档案,填写“文件资料发放处置单”,文件发放后应要求对方确认并登记。

  4.6.3客户对我方提供的文件如需复制,应填写该单位的“发放记录”并回传至我方进行确认。

  4.6.4凡我方更改的文件,应及时收回原文件并填写该单位的“回收记录”,回传至我方进行确认。

  4.6.5销售部应将所填写的以每一供方为单位的“文件资料发放处置单”,以及收到的“发放记录”、“回收记录”一起建立供方档案,妥善保管。

  5 相关文件

  6 记录

  a)文件资料发放处置单