办公电话管理制度_办公电话管理制度范文

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办公电话管理制度_办公电话管理制度范文

　　为加强公司办公电话电话使用的管理，提高公司的办公效率，应制定规范的办公电话管理制度。下面小编为大家整理了有关办公电话管理制度的范文，希望对大家有帮助。

办公电话管理制度_办公电话管理制度范文

　　办公电话管理制度篇1

　　为进一步规范办公电话管理制度，保证学校通信渠道的畅通，确保信息的及时传递，提高效益，减少失误，确保通讯费用开支的合理性，特制定本规定。

　　一、适用范围

　　本制度适用我校全体人员。

　　二、职责划分

　　1、行政管理中心：负责全校办公电话的监督与管理(传真的使用由团队主任或指定专人负责)及负责电话的安装、使用、维修、停机、电话费用结算等相关事项的统筹管理。

　　2、各团队：负责管理本部门的电话及控制电话费用。

　　3、财务部负责电话费用的结算。

　　二、规定内容

　　1、办公固定电话，主要是为了方便与外界沟通，开展业务之用，严禁员工利用办公电话拨打私人电话，内线电话用于各部门之间的工作联络，任何人不得用内线电话聊天、谈笑。

　　2、办公室电话主要用于工作联系，提倡使用文明、简捷的语言。

　　3、各部门办公电话不得随意让非本部门人员使用，业务人员电话专人专用，不得给予他人使用，若遇到特殊情况，如电话出现故障，在短时间内无法修复，可向团队主任汇报，并由团队主任内部调剂，指定和某人暂时共用，暂借使用人员需向行政管理中心索要登记表，做好拨打电话号码记录，便于后续核查使用。

　　4、使用者需做好电话机、端口接线的维护工作，要求轻拿轻放，爱护固话设备，确保使用寿命，节约成本;使用者如发现电话机、线路等故障要及时向行政管理中心反馈，非专业人士不得私自拆装电话。

　　5、各部门不得私自安装通信线路，需要增加或改动通信线路的，需将变动理由反馈至行政管理中心，由行政管理中心上报校长进行审核批准后方可实施。

　　6、离职人员需做好固定电话的.交接工作，保证电话机的设备完好方可离职。

　　三、费用核对

　　1、财务部负责做好每个月的5日前应做好上个月的办公电话话费的缴纳，确保学校通信渠道的畅通。

　　2、每月5日前行政管理中心按流程图负责进行查询、打印(营业厅)上月话费清单，并进行统计、核对。

　　四、处罚细则

　　1、用固定电话拨打私人电话及利用内线电话聊天、谈笑，扣所在团队作风评比2分/次，成长赞助1元/次。

　　2、未经申请批准使用他人电话者，扣所在团队作风评比2分/次，成长赞助1元/次。

　　3、使用者未认真做好电话机的维护，人为原因造成电话机损坏，按电话机采购价格原价赔偿，费用从工资中扣除，扣所在团队作风评比5分/次。

　　4、私自更换、调换、拆装电话机，私自设置呼叫转移，安装/更改通信线路者，扣所在团队作风评比5分/次，成长赞助10元，因故对学校造成较为严重损失，需承担所有损失，情节严重按劝退处理。

　　5、每月核对后发现有打私人电话或作其它无关事宜，如拨打信息费、168、QQ等充值、网络游戏充值等特殊收费电话属严重违纪行为，不仅所产生话费由当事人双倍承担，还应视情节严重给当事人进行处分，若无法核查、明确到个人，所产生话费按所在团队均摊处理。

　　6、离职人员需做好固定电话的交接工作，保证电话机的设备完好，离职时电话机有故障需向行政管理中心反馈，若人为原因导致损坏者，按电话机采购价格原价赔偿，费用从工资中扣除。

　　办公电话管理制度篇2

　　1、目的：加强公司办公电话电话使用的管理

　　2、适用范围。公司所有座机电话

　　3、责任：保证信息畅通，有效地控制管理成本。

　　4、管理规定：

　　(1) 根据工作需要由综合办公室统一安装。

　　(2) 综合办公室负责电话安装及线路的检修。

　　(3) 未经综合办公室的批准，各部门或个人不得自行私接、拆移电话或附加分机。

　　(4) 打电话时提前列好提纲，缩短时间。

　　(5)办工电话系工作使用电话，尽量减少拨打私人电话，确有必要时应简明扼要。

　　(6)杜绝褒电话粥等长时间占用电话现象，如发现此行为予以口头警告，再次发现取消当月话补，如造成公司损失后果自负。

　　(7) 各部门员工应自觉爱护电话设备，以便保证通讯线路的.畅通。

　　(8) 蓄意破坏电话设备的行为，除按国家有关法律、法规处罚外，将给予责任人经济处罚和行政处分。

　　(9)接听电话要用文明语言，并有兴奋度。

　　(10) 传真机用于收发传真用，任何员工不得以任何理由占用。

　　(11)严禁拨打私人长途，一经发现取消话补。

　　办公电话管理制度篇3

　　第一章总则

　　第一条提高办事效率，降低行政管理费用。

　　第二章第二章固定电话的管理第二条电话增设和电话移机程序：

　　1、各部门根据业务需要需配备电话机时，填写《办公电话增设申请单》，并说明理由。

　　2、部门经理批准后，上报总经理审批。

　　3、总经理批准后，由综合管理部与电信部门联系安装事宜。申请部门填写电话机申购单报生产采购部购买。

　　4、部门需移机的，报综合管理部与电信部门联系移机事宜。

　　5、部门因业务需要开通外线功能时报总经理批准后，由综合管理部与电信部门联系开通事宜。

　　第三条电话的维修及换新

　　1、当电话出现异常时，使用部门应及时报综合管理部，由综合管理部与电信部门联系解决。

　　2、当电话机损坏、无法正常使用时，由使用部门填写采购申请单报生产采购部采买，电话机到货后需凭旧机到备件仓库换取新机，否则不予处理。

　　第三章电话接听要求

　　第四条接听电话的标准用语为："您好，济南分公司"。要求规范、简洁、礼貌。第五条员工因工作需要打电话时，应注意礼节，用语尽量简洁、明确，以减少通话时间，正常通话时间限制在3分钟内。第四章费用管理第六条办公电话实行定额费用管理，以增加节约意识。综合管理部根据各部门固定电话使用情况和电信部门提供的话费清单，制定办公电话费用标准，报总经理批准后执行。

　　第七条综合管理部每月对办公电话费用进行统计，超出额定部分由部门所有人员分摊支付，综合管理部汇总超额部分每月送财务仓储部进行扣款。

　　第五章奖惩规定

　　第八条对擅自拨打私人电话、声讯电话、信息电话的'，责任人除按规定收取电话费外，每次罚款20元。落实不到责任人的，由部门全体使用人员共同分担，并处以20元每次每人的罚款。

　　第八章附则

　　第九条本管理规定由综合管理部负责解释和修订。

　　第十条本管理规定自总经理签发之日起执行。

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