公司人事档案保密制度

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公司人事档案保密制度

　　人事档案保密工作是人事档案管理的重要内容,事关企业与职工安全,作为人事档案管理人员,必须强化人事档案安全意识,加强人事档案保密管理.以下是小编整理的公司人事档案保密制度。

公司人事档案保密制度

　　第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

　　第二条中层以上管理人员档案由党委办公室负责管理，派专人负责;其余员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。党委办公室和人力资源部的档案管理人员的档案实行交叉管理。

　　第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

　　第四条人事档案管理员的职责

　　(一)、保管员工档案;

　　(二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;

　　(三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;

　　(四)、登记员工工作、工资、奖惩情况;

　　五)、为领导和有关部门提供员工的情况;

　　(六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作;

　　(七)、定期向档案室等部门移交档案;

　　(八)、办理其它有关事项。

　　第五条人事档案的内容及分类归档

　　(一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表;

　　(二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;

　　(三)、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料; (四)、政治历史审查及甄别复查材料; (五)、员工参入党、团材料; (六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;

　　(七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料;

　　(八)、处分、取消处分的材料;

　　(九)、任免、工资、职称等材料;

　　(十)、学历和评定的技能等材料;

　　(十一)、其他有较大价值的可供参考的材料。

　　第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

　　第七条人事档案的收集、保管和销毁

　　一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

　　二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的`材

　　料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

　　三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

　　五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

　　六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

　　七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

　　八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

　　第八条人事档案的利用和传递

　　一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

　　二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。

　　三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。

　　四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

　　五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

　　六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。

　　七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

　　八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

　　九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

　　十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

　　第九条新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接

　　收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。

　　第十条本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

　　第十一条本管理细则由公司人力资源部负责解释。

　　干部人事档案安全保密制度

　　一、为保证干部人事档案的安全，存放档案必须配置铁质档案柜，保管500卷以上档案的单位，必须实行专用档案库房、阅档室、档案管理人员办公室“三室公开”，有条件的争取做到“四室有别”。

　　二、所有管档单位，都应达到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温“六防要求”。

　　三、档案库房和档案柜，由管理人员专门管理，管档人员因工作变动，应事先把工作移交好，办好交接手续后方能离开工作岗位。

　　四、档案库房和阅档室内，严禁吸烟和放置易燃、易爆等妨碍档案安全的物品。

　　五、保管的干部人员档案必须登记造册。

　　六、工作人员离开库房时要关灯，锁好门窗，单独使用电闸应拉下电闸。

　　七、干部人事档案是党的机密，无关人员未经允许不得进入库房。

　　八、档案工作人员，不准向无关人员谈论有关干部人事档案的内容。

　　九、严禁任何个人私自保存他人的档案和本人的`档案。

　　十、不准用电话索取或提供有关干部的全面或部分情况。

　　十一、不准任何人携带档案及档案材料进入公共场所和娱乐场所。

　　十二、档案工作中形成必销毁的材料不得乱扔，一律统一销毁。

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