文件管理制度

　　文件管理自20世纪中后期在国际上受到普遍关注。那么管理文件的相关制度有哪些?以下是小编整理的文件管理制度，希望大家喜欢。

文件管理制度

　　第一条

　　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

　　二、收文的管理

　　第三条公文的签收：

　　凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收

　　第四条公文的编号保管：

　　1. 办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。

　　2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第五条公文的阅批与分转。

　　1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2.一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。

　　3.为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第六条文件的传阅与催办。

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

　　三、发文的管理

　　第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

　　第八条发文的范围：

　　1.凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.下发文件主要用于：(1)公布规章制度;(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;(3)公布体制机构变动或干部任免事项;(4)公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定;(5)发布有关奖惩决定和通报;(6)其他有关重大事项;

　　3.上行文件主要用于：(1)对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定;外发文主要用于：(2)同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

　　4.在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　5.各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。

　　6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。

　　四、发文程序与要求

　　第九条发文程序规定：

　　1.各部门需要发文，应事先向办公室提出申请;拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期;

　　2.草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

　　3. 办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的.文稿应退回拟稿部门重新拟稿;

　　4.经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);

　　5.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚;

　　6.需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签;

　　7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印;

　　8.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名;

　　9.文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。

　　五、文件的借阅和清退

　　第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

　　第十一条

　　借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　六、文件的立卷与归档

　　第十三条文件的归档范围：

　　以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档;其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

　　第十四条立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。(交接部门各留存一份备查)。

　　七、文件的销毁

　　第十五条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

　　文件销毁管理办法(试行)

　　一、目的

　　为了避免因员工处置不当，造成公司文件、资料中的重要数据、信息遗失和泄露等情况的发生，给公司带来不必要的经济损失，特制订此办法。

　　二、适用范围

　　适用于公司及下属各子公司。

　　三、界定标准

　　员工须严格遵守公司保密协议要求，定期对自己所保管的文件资料进行整理，对于日常需要归档的文件应妥善保管，对于不需归档且过期作废的资料、日常办公作废的文件(包括一般文件、重要文件、机密文件。如:涉及经营战略、组织结构、领导风格、营销数据、采购渠道、商品信息、工作流程、经营管理技术、财务资料等文件资料)、草稿、复印废页及文字废纸，磁盘、光盘、图纸等(特别是上市公司的文件和资料)不得随便丢弃、不得倒入垃圾桶内、不得交予保洁人员，以防止泄密事件的发生。

　　四、分类及处理方式

　　员工对筛选后需销毁的'公司文件、资料进行整理分类：

　　1、在工作过程中形成的个人临时性草稿及文字废纸，由员工本人通过碎纸机自行进行破碎销毁;

　　2、在工作过程中形成的日常办公作废的文件(指一般性文件、重要文件)、复印废页，需报部门负责人审核鉴定确已无保存价值的，

　　待审核通过后由部门负责人现场监督本部门员工使用碎纸机进行破碎销毁;

　　3、日常办公过程中形成的过期作废的资料、日常办公作废的文件(指机密文件，含公司下发及上报的各项文件)、光盘、图纸等，必须上报部门负责人审核鉴定确无保存价值的，报总裁审批，并由行政部门做好文件销毁记录，同时安排人员与上报销毁文件部门的员工至少两人在场进行破碎销毁。未经鉴定和批准的报废文件、资料，员工不得擅自销毁。

　　五、附则

　　本办法自下发之日起执行。

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