零星物资采购管理规定

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零星物资采购管理规定

　　为规范小额物资、零星工程和小型服务的立项、采购、管理工作，制定了相关管理规定，下面小编给大家介绍关于零星物资采购管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。

　　零星物资采购管理规定

　　一、零星项目界定

　　校园零星项目指政府采购目录之外的以下三种类型：

　　小额物资，指总金额在5万元以下的各类单个物品或批量物品;

　　零星工程，指总金额在5万元以下的日常维修维护、改建装饰、清洗翻新，以及突发抢修等工程;

　　小型服务，指总金额在5万元以下向社会购买的各类服务项目。

　　二、零星项目的采购程序

　　1、零星项目的采购

　　申请部门根据年度预算安排，提出采购项目申请，报分管院领导、主要院领导审核同意。

　　2、采购咨询小组成立

　　后保处根据立项情况，负责组成采购小组，主要成员有后保处2人、申请部门1人以上，征求分管院领导意见后实施采购。

　　3、零星项目中标方的选定

　　采购小组一般采用邀请招标、竞争性谈判和询价采购等方式确定中标方。

　　选定中标方的主要评价标准为：资质信誉、产品质量保证、技术服务能力、工程管理能力、及时应变能力、相关工作经历，与学院协调能力、合同履约率、质量价格性价比和后续维护服务能力等方面。采购小组采取打分、无记名投票等方式集体决策。

　　中标方选定后，报分管院领导、主要院领导审批。同意后，与中标方谈判，拟定采购合同，报分管院领导、主要院领导签发。

　　所有采购过程(含政府采购)均应有2人以上参与，并形成过程性档案材料。

　　三、零星项目的采购管理

　　在项目履行合同、实施建设中，申购部门、采购小组负责重点抓好以下环节：

　　1、了解中标方的基本信息、联系方式、管理架构和工作模式等;

　　2、对于小额物资采购，采购小组应认真做好前期对供应商和产品情况的评估调查工作，购买时验明物资功能、性能、品牌、数量、价格、质量等级、交货期限，确认安装调试、售后服务和维保措施等，加强合同管理，严格按合同条款进行检查，不符要求作退货处理。

　　3、对于零星工程采购，采购小组应确定专人负责检查监督施工现场、内容、进度、质量、材料零件、工艺手段、安全状况、施工时间、对校园其他事务的影响等，及时纠正错误和反馈信息。

　　施工过程中：

　　1)应严格执行派工单和签证单制度，做到两单相符。

　　2)应严格管理时间节点、工程进度和质量，不定期召开协调会，强化过程管理。

　　3)施工方案、工程费用等发生变化时，新增部分必须重新履行立项程序，并落实资金，报分管院领导、主要院领导审核同意。

　　4、对于小型服务采购，应根据服务内容、范围、质量、期限、承诺措施等方面加强合同管理，使服务采购达到要求。

　　5、零星项目完成后，应认真做好各项规范的验收检查工作。

　　四、零星项目的费用结算

　　1、申购部门、采购小组及时办理费用报销，财务处严格按合同监督资金支付情况。

　　2、费用超出原合同时，申购部门须提交新增部分立项审批材料方可结算。

　　3、项目费用支出不得超出预算，特殊情况由申购部门和采购小组提交情况说明和解决方案，报院长办公会审批。

　　4、每学期一家中标方累计超过5万元额度的'零星项目应进行审计，最后以审计决算价结算。

　　五、其他

　　1、对于校园突发事件发生后需紧急处置的，应由后保处直接选择有关施工单位，并报分管院领导批准。处理之后，补齐相关手续。

　　2、项目全部完成且资金结清之后，采购小组牵头做好各方各项资料整理归档工作，所有派工单、签证单、整改单、会议记录、施工建议和其他工作凭证等应完整保留，后保处和申请方各备一份，以备审计和督查。

　　3、日常办公用品，除政府采购目录内的项目(参见上海市财政局每年发布的政府采购集中采购目录)外，由各部门申请，分管院领导同意后自行采购。

　　4、本规定自发布之日起实施，由后保处负责解释和修订。

　　零星物资采购管理控制程序

　　零星采购的核算

　　(一)零星采购借款审核的注意事项

　　企业的零星物资采购业务一般是由业务分管的有关职能处室的采购人员直接办理。

　　对于零星物资采购的用款应按规定办理“备用金”的借款手续，由有关的业务采购人员具体办理，所以，用款单位都应指定专人负责办理财物的支用和结算手续。

　　会计人员对于零星采购借款人填制的“借款单”，都要按照借款程序审核的内容进行逐条逐项的认真审核，经审核无误后，根据借款单批准的用途和金额。签署批准借款金额，办理“备用金”借款手续。

　　(二)零星采购报销审核的注意事项

　　采购人员完成采购物品，应主动送交有关物资分管的`物品仓库，办理采购物品的入库手续，经仓库保管人员当面检点事务数量进行验收入库，并在物品入库但或物品入库验收单上双方签字，以证明该物品已经检点验收入库。

　　采购人员应持物品入库单连同经单位领导签字批准的购货发票、单据，填写好“报销单”，一并送交财务部门，办理零星采购的报销手续。

　　会计人员对采购人员送交的物品入库单、发票和报销单，应根据报销程序规定的审核内容，进行逐张逐项逐笔的认真审核和核对，经审核无误后，方可办理零星采购的报销。

　　(三)对没有预先借款的零星采购报销

　　会计人员对没有预先借款的零星采购报销，应注意按照以下情况来处理：

　　1.事前办理临时借用银行转账支票

　　会计人员应按照报销程序审核的内容，认真审核其报销原始凭证和物品入库单，是否符合报销规定，经审核无误后，可直接办理银行存款付款凭证，以直接核销所借的银行转账支票，不需要通过“备用金”账户，视同直接报销的核算办法办理;其账务处理应为：借“企业管理费用”、“材料采购”等账户，表示企业管理费、材料采购等项的实际支出数额，贷“银行存款”账户。即需要作以下会计分录：

　　借：管理费用(或材料采购等)

　　贷：银行存款

　　2.经办人自己已先行垫支现金

　　会计人员应按照报销程序审核的内容，认真审核其报销原始凭证和物品入库单，是否符合报销规定，经审核无误后，可直接办理现金付款凭证，进行直接报销，不再需要通过“备用金”账户，视同直接报销的核算办法办理;其账务处理应为：借“管理费用”、“材料采购”等账户，表示企业管理费、材料采购等项的实际支出数额，贷“现金”账户。即需要作以下会计分录：

　　借：管理费用(或材料采购等)

　　贷：现金

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