企业档案管理包含哪些内容

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企业档案管理包含哪些内容

　　随着我国人事制度的改革，人事档案工作面临着非常大的挑战，一系列矛盾不断显现，成为了当前迫切需要解决的问题。这是小编整理的企业档案管理包含哪些内容，希望你能从中得到感悟！

　　企业档案管理包含哪些内容 1

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

　　（1）材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

　　（2）检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

　　（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

　　（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　（3）发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　（4）转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。

　　企业档案管理的制度

　　第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　第二条档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　第三条归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　第四条档案保管制度

　　1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　第五条档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

　　第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

　　企业人事档案的存档方式

　　国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，一般采取三种管理办法：

　　一是把档案转至生源地，由所在地级市的人社局下属人才交流中心接收，并由个人去办理托管手续。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生，优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点是两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

　　二是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用，其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。

　　三是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少，则容易造成信息不畅。

　　企业档案管理包含哪些内容 2

　　( 1) 日常性的保管与保护工作。它包括温湿度的观察监测、库房清洁、库房的安全保卫和企业档案的人柜上架整理等。

　　( 2) 预防性的保管与保护工作。主要指针对企业档案的防火、防潮、防高温、防盗等采取的维护措施。

　　( 3) 抢救性的保管与保护工作。主要指对破损或载体变质的企业档案进行的修补、复制等。

　　( 4)条件性的保管与保护工作。主要指库房的规划建设与使用、企业档案装具的挑选及设备的购置与维护等。

　　库房管理工作是企业档案保管工作的主要内容，是档案保管工作的基础，因而只有做好经常、具体的库房管理工作，才能为整个档案工作的顺利进行创造必要的条件。

　　一、档案库房的布局

　　库房布局是指对库房的使用安排及对库房区间和保管区段的划分。库房区域应尽可能集中，同一基本大类的企业档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；业务技术用房应尽量布置在库房的一楼；利用频率较高的企业档案应放在靠近办公室的房间里。

　　库房房间较多的企业档案部门，应编制库位号及库位索引，进行定位管理。库位号一般由房间号、柜架号及搁板号构成。其中柜架号自房间入口处计，从左到右依次编排；搁板号以一组档案柜架为准，从上到下依次编排。确定了库位号后，就应在此基础上制成库位索引。

　　二、档案架( 柜) 的排放和编号

　　库房中的档案架( 柜) 的排放，应符合下列几个要求：

　　1. 排列一致，横竖成行。如有大小式样不同的架( 柜) 子，则应适当分类，尽可能做到整齐一致。

　　2. 有窗库房的架( 柜) 子的排列，应与窗子垂直，以避免强烈光线直射；无窗库房的架( 柜) 子的排列，纵横均可但应注意不要有碍通风。

　　3. 架( 柜) 子排列应最大限度地利用库房的地面与空间，并要便于档案的搬运和取放，不宜太松或太紧。

　　三、档案的存放和全宗排列

　　企业档案存放应按全宗进行，一个全宗内的档案应集中在一起。库房内各个全宗单位应进行系统排列。全宗排列法主要有两种，即全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法。前者对库房空间和全宗实体的安排比较方便，后者对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利。在安排一个全宗内的案卷的排列次序时，必须严格地按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行，以保持案卷之间的联系。

　　当确定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以组织上架。上架的次序应根据档案架( 柜) 及其“栏”、 “格”的编号次序进行。

　　企业档案的存放通常采用竖放的方式，这样做的好处是检取和存放案卷比较方便。而对于那些珍贵档案和不宜于竖放的档案( 如卷皮质软、没有装订的案卷、画幅过大等) ，通常采用平放的方法，这样使文件较舒展，有利于保护档案。

　　平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过四十厘米为宜。

　　四、建立全宗卷

　　在企业档案管理工作中，专门为了保存和管理某一全宗而形成的能够说明全宗历史情况的文件材料，以全宗为单位组成专门案卷，即称为“全宗卷”。

　　全宗卷是在企业档案室本身的工作活动中形成的一种档案。它与档案室所保管的全宗有密切的联系，是对全宗进行整理、鉴定、统计、提供利用以及进一步收集该全宗范围内的档案的重要依据，是档案室管理全宗和保管工作人员掌握全宗情况的不可缺少的一种工具。因此，全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。

　　五、温、湿度调节和清洁卫生管理

　　科学地控制温度和湿度，保持库房的环境和库内卫生，是做好企业档案保管工作的重要措施。为有效地完成这些任务，必须按照档案保护的技术要求，建立库房管理制度，坚持进行各种测定和防治，采取一系列必要的具体措施。

　　六、保卫和保密管理

　　档案是企业的文化财富，其中许多是机密性的。企业档案工作人员必须时刻提高警惕，加强库房的各项保卫保密工作以保证档案的安全。档案库房一定要有严密的管理制度。库房管理人员首先应做好防盗，必须堵塞一切可能失窃的漏洞。非库房管理人员，未经批准，不得随便入库。珍贵的、绝密的档案应放入保险柜，在专门的地点保存。出入库房的档案应进行仔细的清点和登记。

　　在企业库房管理工作上还必须杜绝一切失密的可能，管理人员非因工作不得谈论档案内容。关于库房内档案的存放状况和管理制度的具体内容，也应列入企业档案室的保密范围。

　　七、防火的管理

　　企业档案管理部门必须建立防火制度，并把防火作为经常性的重要任务之一。防火工作的管理主要体现在三个方面：

　　1. 加强检查，消除一切发生火灾的可能性

　　要定期检查电气设备，有毛病的立刻修理。库房内应严禁吸烟，忌用移动式的火烛。规模大的库房，一般应安装避雷针。

　　2. 做好灭火的准备

　　有条件的地方，可安装自动灭火设备或消防栓。一般均应备有灭火工具、沙箱和充足的水源，这些都应设在便于取用的地方。在档案工作部门要经常进行防火教育，学习有关的理论知识和技术方法。

　　3. 拟制档案抢救方案

　　即根据档案的重要程度、机密程度和库房的内外条件，拟出一个方案，规定抢救档案的先后次序、搬运路线、搬运方法、人力及设备。还可设想发生火灾的几种可能性，拟出几个方案，以备万一发生火灾时可指挥有序，抢救出最贵重的档案，并避免在抢救过程中发生散失和失密现象。

　　八、档案在搬动中的保护

　　由于种种原因，库内档案有时需要搬动，在搬动过程中常常遭到不同程度的机械磨损和污染，因此，应注意档案在搬动中的保护措施。

　　在库房内搬动数量较多的案卷时，必须准备一定的工具，如小型的手推车、案卷托板等。如果不使用搬运工具，那么每次搬动的案卷不要太多，以免损坏档案。有的档案如需要捆扎搬运，应注意忌用粗糙的捆扎用料或方法。取放档案必须轻拿轻放，防止搓揉、挤塞或撕裂档案。整理、捆扎和暂放档案的位置与条件等均应注意选择。

　　做好搬动中的保护工作，除了物质和技术措施以外，特别重要的是，要求档案管理人员有高度的责任心和踏实细致的工作作风。不负责任、粗枝大叶是搬动中发生机械磨损和污染的主要根源。

　　九、档案的安全检查

　　定期和不定期地对档案进行检查，是企业档案管理工作中的一项重要工作。只有细致地检查，才能确切地了解档案安全保管的程度，从而采取有效的措施改善保管条件，制止档案被继续损坏。档案的定期检查，可根据本部门的具体情况而定。不定期的检查，应在下列情况下进行：水灾、火灾之后；发现档案遗失或被盗窃后；对某些档案( 如利用频繁的部分) 是否遗失发生怀疑时；发生虫害、霉烂、水湿等现象时。

　　检查方法，最基本的是以登记的簿册与实际档案进行对照和检查人员的实地观察，为此检查人员应当由比较有经验的人来担任。

　　检查时必须有检查记录，记录应以全宗为单位进行，最后应根据记录做出检查报告。检查工作完毕后，对检查出的问题，应仔细进行研究，做认真的处理，必要时对某些制度做适当的修改。

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