怎样快速的更新人事档案

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怎样快速的更新人事档案

　　人事档案是企业人力资源管理的重要组成部分,然而一些企业人事档案管理现状并不乐观,表现为领导档案意识不强,档案库房达不到标准,管理人员配备不足,档案材料内容填写前后不一、记载不实。这是爱汇网小编整理的怎样快速的更新人事档案，希望你能从中得到感悟!

怎样快速的更新人事档案

　　一是定期填写职工情况履历表或者变动情况表，例如可一年一填，重点请学历、职位等有变化的员工填写，然后审核后及时入档;

　　二是建立健全档案归档制度，凡公司各部门产生的与员工密切相关的材料，如体检表、职称材料、任职材料、工资材料、党团材料、奖励处分材料等，形成后一定有一份交由人事部门归档;

　　三是推行人事档案电子化管理，可以购买相关人事档案管理软件，建立基础数据库(这个过程工作量特别大)，然后利用软件适时更新，当然，一定要做好备份，防止意外。

　　人事档案更新是档案管理的`基本功，特殊的捷径没有，关键要靠管档人员的责任心和相关部门及员工的档案意识，有变动的鉴定后及时入档，这是最终的更新之道。

　　人事档案的具体功能

　　个人档案有六大功能:其一、保留个人原有干部身份;其二、办理工作调动时需要个人档案;其三、参加公务人员招聘考试，需档案确定身份;其四、办理个人退休手续时，要查看档案记录;其五、专业职称晋升的参考依据;其六、出国政审和公证时，需要查阅个人档案。

　　毕业生中有一种比较普遍的现象是对档案不了解，也不关心，甚至已经毕业几年，但档案还放在学校，还有的将档案放在家里，更甚者档案早已丢失。其实不然，在国家公务员的选拔,国有企事业单位的招聘，成熟的民企在招聘时都要审查相关人员的档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要本人的人事档案。总之，现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，应给予足够的重视，在参加工作以后，真正发挥作用的恰恰就是人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜。所以在高校毕业生在毕业的当年一定要在规定的时间内到各地人力资源和社会保障局人事档案管理科去存放档案(或者有人事档案管理权的单位落下档案，这种情况集中在国有企业，国有事业单位，公务员单位，学校基本是把学生档案直接寄送到这些部门)，存放之后学籍档案就转化成了人事档案!人事档案在当年没有落下的话会在以后的工作中存在很大的问题，例如有的评定是需要把人事档案落在工作单位所在地几年才可以!

　　真正能证明学生学习经历的就是该学生的学籍档案，而工作经历的证明就是该档案袋里面的工作档案!

　　学籍档案里面有本人在各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有本人的`党团材料，全部属于原始材料，不可复制。(学籍档案一般是从高中算起，也就是从你的高考档案开始计算，党团关系的一般是由有党组织部门来接收，有的学校是把学籍档案和党员关系档案一起转档，有的学校是分开转档，即学籍档案一个袋交由自己递交于各地的人事档案管理科或者由关部门递交于各地的人事档案管理科，党员关系则是由自己转交在户籍所在地或者工作所在地的党委组织。工作档案就是工作之后的评级、获奖、晋升等这些材料!)所以，保存好自己的档案是一项重中之重的工作。根据有关规定，是要把档案转递给各地人力资源和社会保障局人事档案管理科和有人事档案管理权的单位!