小型企业如何建立人事档案

相关推荐

小型企业如何建立人事档案

　　我国人事档案管理一直是在传统神秘观的思想指导下,实行本人回避的管理制度,这严重制约了对人事档案的开发和利用,同时滋生了大量虚假档案。这是爱汇网小编整理的小型企业如何建立人事档案，希望你能从中得到感悟!

小型企业如何建立人事档案

　　一、人事档案的分类及内容：

　　1、固定人员：在公司正常上班的在职人员

　　2、流动人员：自动辞职或被公司辞退人员

　　上述两类人员以个人为单位建立档案，档案内容包括：学历证复印件、身份证复印件、原单位离职证明原价、个人简历、面试人员登记表、员工登记表、其他证件复印件(计算机、英语等级证书等)、员工转正审批表、员工晋升表、岗位变动表、劳动合同等其他材料。

　　3、应聘人员：向公司投递了简历，未被公司聘请的人员。

　　该类人员以集体为单位建立档案，内容主要是其投递的个人简历。

　　二、人事档案的.编号：

　　人事档案采用二级编码，依次为入司年份、流水号。例如张三在2015年6月6日第六个投的简历，那么他的档案编号为：20150606006.。

　　固定人员人事档案、流动人员人事档案以个人为单位用档案袋收纳。应聘人员人事档案以整体为单位用档案袋收纳。

　　三、人事档案均应以电子档案与纸质档案两种方式进行存档。人事档案一般不予外借，固定人员人事档案的借阅需经部门主管同意;流动人员、应聘人员人事档案需要经档案管理人员同意可以借阅。

　　人事档案的具体功能

　　个人档案有六大功能:其一、保留个人原有干部身份;其二、办理工作调动时需要个人档案;其三、参加公务人员招聘考试，需档案确定身份;其四、办理个人退休手续时，要查看档案记录;其五、专业职称晋升的参考依据;其六、出国政审和公证时，需要查阅个人档案。

　　毕业生中有一种比较普遍的现象是对档案不了解，也不关心，甚至已经毕业几年，但档案还放在学校，还有的将档案放在家里，更甚者档案早已丢失。其实不然，在国家公务员的选拔,国有企事业单位的招聘，成熟的民企在招聘时都要审查相关人员的档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要本人的人事档案。总之，现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，应给予足够的重视，在参加工作以后，真正发挥作用的恰恰就是人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜。所以在高校毕业生在毕业的当年一定要在规定的时间内到各地人力资源和社会保障局人事档案管理科去存放档案(或者有人事档案管理权的单位落下档案，这种情况集中在国有企业，国有事业单位，公务员单位，学校基本是把学生档案直接寄送到这些部门)，存放之后学籍档案就转化成了人事档案!人事档案在当年没有落下的话会在以后的工作中存在很大的问题，例如有的评定是需要把人事档案落在工作单位所在地几年才可以!

　　真正能证明学生学习经历的就是该学生的.学籍档案，而工作经历的证明就是该档案袋里面的工作档案!

　　学籍档案里面有本人在各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有本人的党团材料，全部属于原始材料，不可复制。(学籍档案一般是从高中算起，也就是从你的高考档案开始计算，党团关系的一般是由有党组织部门来接收，有的学校是把学籍档案和党员关系档案一起转档，有的学校是分开转档，即学籍档案一个袋交由自己递交于各地的人事档案管理科或者由关部门递交于各地的人事档案管理科，党员关系则是由自己转交在户籍所在地或者工作所在地的党委组织。工作档案就是工作之后的评级、获奖、晋升等这些材料!)所以，保存好自己的档案是一项重中之重的工作。根据有关规定，是要把档案转递给各地人力资源和社会保障局人事档案管理科和有人事档案管理权的单位!