对高校二级学院档案管理现状的思考

对高校二级学院档案管理现状的思考

高校二级学院档案是高校二级学院在开展教学、科研、管理等活动中形成的对高校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,是衡量学院教学质量和管理水平的一个重要标尺,对学院的建设发展起着重要助推作用。近年来,随着我国高等教育评估制度、评估活动的实行和开展,各高校越来越重视档案工作,档案管理条件不断改善,管理水平不断提高。但是,在一些高校,却仍然存在着只重视校本部档案管理,而忽视其二级学院档案管理的现象,造成二级学院档案管理很不规范,给学院自身建设造成很大负面影响,同时也给高校的长远发展带来一些新问题。

一、高校二级学院档案管理现状

档案管理不集中、统一。高校二级学院档案管理工作一般归属院办公室负责,院办公室大多成立有专门的档案室、配备有专职档案员,但也有一些至今还没有成立专门档案室,甚至连单独的档案库房都没有,所有档案资料都存放在院办公室的铁皮柜里,日常管理和使用由办公室一名成员兼职,管理的范围也仅限于文书档案和部分科技、会计及实物档案,而大量的教学实践、科研活动材料都分属各有关业务部门保管,形成了一个单位多个档案管理部门的格局,这既不符合《档案法》“档案实行集中统一管理”之规定,也不利于本院档案的安全管理和有效利用。

档案收集不完整齐全,整理不科学规范。高校二级学院档案管理内容广泛,载体形式多样,在日常文件材料收集、整理中往往存在收集不及时、不完整、不齐全,整理不科学、不规范等现象,有些应归档的文件材料没有及时被收集归档或被遗漏,有些已归档文件材料其内容不齐全、不完整。例如,有些部门只重视收集各种红头文件,而忽视了对教学、科研活动中形成的各种文件材料的收集。有些部门归档文件材料中只有请示,没有批复。在归档文件材料的整理、分类上缺乏严格规定和统一标准,造成了档案保管期限划分不准确、目录填写不明细、检索工具不完备等问题,为日后档案的查找利用带来了诸多的困难。

档案管理手段落后,利用效率低。随着科技的进步,计算机及网络技术在高校档案管理中得到广泛运用,但是有些高校二级学院档案管理还仍然停留在手工管理水平上,档案信息存储量小,收集、整理、检索难,利用率低。此外,一些高校管理思想守旧,对二级学院建立后的档案管理工作监督指导不到位,缺少相应的对策措施,档案人员计算机及网络技术薄弱,自动化、信息化程度不高。

二、对改进高校二级学院档案管理工作的建议

加强领导,明确职责。高校要加强对二级学院档案管理工作的领导,建立与二级学院发展规模、发展状况相适应的综合档案室(馆),选拔政治素质高、事业心、责任感强的同志担任档案专职干部。清晰划分学校、二级学院两个层次档案管理的职责范围,使学校与二级学院各司其职,各尽其责。明确学校档案馆(室)主要负责收集保管校本部及二级学院产生的永久保存价值档案,工作重心放在档案信息的研发利用和档案建设现代化管理水平的提高上,同时负责二级学院档案管理的监督和指导,定期开展档案业务及现代化管理技术培训,使二级学院档案人员的知识结构、业务水平更好地适应当前学院建设发展的需要。

建立完善管理制度。结合二级学院工作实际和特点,建立符合本院实际的《文件材料归档范围、归档要求》、《档案分管院领导责任制》、《专、兼职档案员责任制》、《文件材料的管理和利用制度》、《档案资料传递、登记制度》等档案管理规章制度。健全档案管理工作的检查、考核制度,定期布置、检查、总结档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,不断提高档案管理水平。

加强日常收集与整理。一是要编制一套切合本院实际的档案整理分类方案和工作标准。二是开展积极主动、有目的、有意义的收集工作。一方面要确保归档范围内的文件全部归档,另一方面要特别注意收集日常分散形成的账外文件材料。三是要加强文件材料的整理与分类,严格按照本院文件材料整理、分类方案和工作标准,科学合理地整理各类文件材料。

加强管理和利用。一是要改善现有的管理条件,建立具备温湿度仪、空调、复印机、计算机、扫描仪及防盗系统,符合防火、防虫、防霉、防光、防盗、防尘“六防”要求的档案专用库房。二是要改进管理方法,加大资金投入建立院内计算机网络系统,购置必备的笔记本电脑、摄像机、数码照相机、录音笔、光盘刻录机、多媒体设施等,利用计算档案管理软件建立目录数据库,运用计算机数据库建立全院档案信息系统,提高档案信息的收集、储备、检索开发、利用的速度和质量,使档案管理工作尽快步入科学化管理轨道。三是加强研发利用,编制《全宗指南》、《大事记》、《基础数据汇编》、《论文论著汇编》等编研资料,并及时增补、充实其内容,使二级学院档案更好地为学院教学、科研、管理服务。

《对高校二级学院档案管理现状的思考》全文内容当前网页未完全显示，剩余内容请访问下一页查看。

高校二级学院档案管理的思考2017-05-12 08:02 | #2楼

二级学院档案是高校发展不可缺少的一部分，是校档案建设的基层，也是二级学院建设主要资源信息的来源。二级学院档案应是在在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研、行政等活动中形成的具有保存价值的最原始记录，它全面反映了二级学院最根本的职能活动。

我们必须以高度的责任意识，及时收集、整理、归档，切实做好二级学院档案管理工作。

一、二级学院档案管理工作存在问题

1．档案管理工作意识淡薄，重视程度不够

目前，相当多高校二级学院，对档案管理工作不清楚，重视程度不够，档案管理意识也不强，以为二级学院最主要的工作任务就是教学、科研和学生工作，从而忽略了对档案管理的工作，没有充分意识到档案的潜在价值。由于缺乏对档案管理工作的意识，忽视了日常工作中产生的档案资料管理，再加上平时不留意收集和整理，导致大量有价值的资料流失，从而无法保证档案的完整性。

二级学院档案管理人员不是专职的档案工作人员，错误地认为档案工作就是对档案材料的简单整理、装订，未对档案管理工作投入较多的精力。究其原因，主要是对档案意识淡薄，对二级学院档案作用缺少认识和了解。

2．机构设置不健全

二级学院对档案管理职责的不明确，也没有制定出相应的规章制度和实施细则，导致档案管理人员习惯于按经验办事，随意性大，忽视工作的程序化和规范化。由于绝大部分二级学院在档案管理上基本上存在着"谁收集谁管理"的现象，整理标准、归档范围和装订要求都没有一个明确的规定，因此，有些重要的文件资料处于散乱状态，没有集中统一管理；分不清楚哪些文件资料上交校档案室，哪些应留存二级学院；甚至出现有部分档案重复保存，有些则无人收存。这就出现档案管理难、归档难、开发难等僵局。

3．档案管理工作人员业务素质不高，队伍不稳

绝大多数二级学院档案管-理-员为行政秘书或其它相关人员兼职，而未设专职档案员,如教学档案由教学秘书管理，行政档案由行政秘书管理。二级学院领导这样的安排，从表面看似乎是有利于档案管理。本质上，其实这些兼职管理人员本身已兼数职，对档案管理工作难以全心投入，而且普遍都是未经过档案管理知识的专业培训,业务素质水平不精通,对档案归类、范围、保管期限、立卷、程序等等都不清楚，另上级职能部门对各二级学院兼职档案管理人员的业务知识培训不够,开设的专题讲座寥寥无几，在这样的形势下，就有了什么都入档或入档不完整的问题，以致影响了档案管理水平和效率的提高。

4．管理手段落后，工作效率低

现已是信息化时代，但绝大部分二级学院档案的现代化及档案保密配置不够，设施相对落后，这对档案管理保护工作的正常开展受到了很大的影响。相当一部分高校二级学院的档案管理仍采取手工操作。档案工作人员在文件资料的整理、立卷、归档后，通过手工的特点对文件资料进行调整、编目；借阅时，档案管理人员检索极其困难。档案存放滞后，未采用管理新模式，导致档案室里的旧图纸和学生实践产生的实物体作品堆积如山，

二、加强二级学院档案管理的策略

1．强化档案意识

做好档案的收集，必须先强化领导档案意识，当领导对档案工作有了深刻的认识，把档案管理工作纳入工作的议事日程，对档案工作检查日常化、制度化，档案管理工作才能有提高。强化档案管理工作职责，加强档案管理的科学化、规范化、合理化建设。提高对档案管理工作的重视程度，利用宣传窗、广播、黑板报等介质，对档案的重要意义和作用加大宣传力度，促使全体师生都能积极配合档案管理工作人员的档案收集、管理工作，使他们增强档案意识，同时又能增强档案管-理-员的责任心和使命感，从而为二级学院档案管理的科学化、规范化奠定扎实的基础。档案工作者在实际工作中若存在问题和困难，要积极主动地向领导汇报，以争取他们的支持和帮助。

2．规范二级学院档案管理体制

二级学院档案工作的关键是管理制度化，故二级学院应结合自身实际，建立收集、整理、归档、立卷、保管、借阅等规章制度，对档案管理过程中的每个环节制定标准，使档案工作逐步实现标准化。建立好完善的规章制度的同时还需加强对档案工作的监督检查，及时掌握归档文件的收集、整理和管理等情况，使档案工作的科学化、规范化从源头把好关。

3．加强管理工作人员业务培训

由于相当一部分二级学院档案管-理-员非专职化、专业化，对二级学院档案管理工作的质量受到较大的影响。针对这一现状，二级学院领导应加强档案专业知识教育，采取多形式、多渠道，积极开展档案管理工作人员的专业知识培训和实践操作的指导，学校也要采取各种形式开设专题讲座，对提高档案员的业务水平创造条件，使档案工作人员能及时学到新知识、掌握新技能，不断提高他们的档案管理工作水平。

4．强化档案信息化建设，实现档案数字化管理

随着网络知识的普及化，信息技术的成熟化，档案管理信息化也是一个必然趋势。二级学院对档案工作必须跟上现代化步伐，充分发挥现代化办公技术在档案管理中的应用，建立完善的各类档案数字化信息数据库，实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化，加快档案信息化建设。

【对高校二级学院档案管理现状的思考】相关文章：

高校生命教育实践现状及思考09-25

中小学档案管理的现状与思考09-25

高校档案信息化建设的现状与思考09-25

高校职业生涯规划教育现状与对策思考09-25

新时期高校学生党建工作的现状与思考09-25

简析对高校学生党建工作现状的认识与思考09-25

机关党建的现状与思考09-25

对基层统计执法现状的思考09-25

农机安全管理的现状与思考09-25