小企业档案管理的现状与思考

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小企业档案管理的现状与思考

编者按：“绝育”黄瓜、“爆炸”西瓜瓜、染包馒头、牛肉膏、瘦肉精、硫磺姜、回炉面包……诸如此类的恶性事件屡禁不止，搞得整个社会因为食品安全而惊恐异常。问题频发，根源何在？依编者愚见，一是企业信用缺失，二是有关部门监管不力。解决之道也要对症下药，从档案工作角度，一是有关部门要加强对企业信用的档案管理，不断培育企业的信用意识；二是建立农副产品全程记录档案，直接保障农副产品安全。本期刊登的《》和《建立农副产品全程记录档案探析》，分别从这两个方面进行了论述，提出了一些建设性的想法。

中小企业是社会经济活动的重要组成部分，在国民经济中起着越来越重要的作用。但由于各种原因，中小企业的企业信用信息异常缺失，成为中小企业进一步发展的瓶颈。因此，在当今信用社会、网络社会的时代背景下，完善中小企业信用信息档案化管理，成为促进中小企业发展的战略机遇。

企业信用信息与企业信用信息档案化管理

企业信用是指一个企业履行自身承诺的意愿与能力，它的基本载体应该是企业履行承诺的历史记录。具体而言，企业信用涉及到企业与企业之间、企业与政府主管或者相关部门之间、企业与银行之间以及企业与消费者和内部职工之间的相互信用行为。现代企业信用应该是指企业能够履行与客户、员工、消费者以及社会约定的职责而取得的信任。企业信用不仅仅包括狭义的借贷信用，应更广泛地包括企业的生产经营质量信用、服务道德信用、贸易合同信用、内部管理信用等诸方面。而所谓企业信用信息档案化管理是指先形成企业信用信息档案，然后再进行日常动态管理。企业信用档案是指对企业信用信息通过运用档案学的原理、方法对其在生产过程中产生的各种信用信息，包括产品质量信用信息、服务道德信用信息、贸易合同信用信息、内部管理信用信息等各种信用，按一定原则进行收集、整理并储存形成该企业相应的包括文字、图像、声音及其他各种方式和载体在内的文件汇总。企业信用档案动态管理是指通过对企业信用档案进行动态更新，即建立以企业信用的举报核销机制为中心的动态管理模式，确保企业信用信息的时效性、真实性、准确性、可靠性和合法性，达到社会认可并最终实现信息共享，产生良好的经济效益和社会效益。

著名经济学家厉无畏曾经指出：建立社会信用体系，首先要建立一个完整的信用档案，全过程地记录市场经济主体的交易行为，并实行信息联网。企业作为市场经济主体，在其经营活动的各个阶段和各个方面都会留下其特定的信息记录，是社会信用体系建设的重要基石。因此，随着市场经济的发展，加强企业信用的档案化管理刻不容缓。大企业由于影响大，受到社会方方面面的关注，因而大企业信用信息的征集、运用比较方便。而中小企业由于知名度不大，不太受社会关注，可能相应的信用信息难于征集、运用。但中小企业是社会经济活动的重要组成部分，在扩大就业、活跃市场、增加收入、稳定社会以及形成合理的国民经济结构方面起着难以替代的作用。因此，在企业信用管理中要尤其重视对中小企业信用信用的档案化管理工作。

中小企业信用信息档案化管理的必要性

对中小企业信用信息进行专门的档案化管理，可以将中小企业完全置于社会各界的监督之下，对促进中小企业的发展产生具有极大的推动作用。

1、信用信息档案化管理有利于政府加强对中小企业的市场监管

企业信用档案是企业的重要资产，关系到企业的生存和发展，在企业改制上市、申报驰名商标、开拓市场以及在政府管理部门及其他有关部门对企业信用的评估和监督中都发挥着重要的作用。相关政府部门通过对中小企业信用信息档案的调阅、公示、使用，能更好地对企业进行市场监管。如上海启动的企业信用警示系统，其重要功能之一就是将关于企业信用的不良信息(包括法人代表)记录在案，锁进“黑名单”，使失信者付出沉重的代价；而出现在“红名单”里的优良信息，表明该企业具有良好的信誉，是值得依赖的优质企业，从而使该企业得到更好的发展。

2、信用信息档案化管理有利于维护广大消费者的切身利益

目前，由于中小企业信用信息档案管理不完善，某些中小企业为了暂时的利益，不惜以假乱真、以劣充优，严重地损害了广大消费者的利益。以至于“瘦肉精”事件、“三聚氰胺”事件、“仿瓷餐具”诸如此类的恶性事件频发。如果有了一个完善健全的具有权威的中小企业信用信息档案的超然存在，凡是这些损害消费者利益的事件发生，都会在该企业档案内记下不光彩的一笔，从而影响该企业的声誉，这样将形成极大的震摄力，无须司法介入，就能对企业形成强有力的约束。

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3、信用信息档案化管理有利于加大金融机构对中小企业的融资支持

目前，金融机构对中小企业发放贷款时，十分重视中小企业信用信息的调阅、使用，并以此作为是否对中小企业发放贷款的依据。而中小企业信用信息的异常缺失，往往造成中小企业融资困难。因而，借助于完善的中小企业信用档案，金融机构可以大大简化在贷款审核、审批环节的程序，从而加大金融机构对中小企业的融资支持力度。

4、信用信息档案化管理有利于中小企业提高信用自律意识

当今社会是开放性社会，网络系统异常发达，只要中小企业信用信息档案管理完善、具有权威性，那么只要有企业敢涉及坑蒙拐骗事件，那么利用强大的网络，定会让该企业在市场竞争中黯然退场。为了在市场竞争中赢得客户信任和提高企业自身的美誉度，中小企业就会强化自我约束，提高信用自律意识。

中小企业信用信息缺失及其成因

当前，制约中小企业信用信息档案化管理的突出问题是中小企业信用信息异常缺失，对一个中小企业，相关政府机关、金融机构或客户很难系统地得到其详细的信用信息。信用信息缺失的原因包括：

1、信息的完整性与准确性有待提高

中小企业的信用信息包括企业概况、注册资本、对外投资、高管人员情况、主要财务指标、企业经营以及其他重要信息等loo多项指标。这些指标在目前征信体系下很难如实地体现在信用记录中去。

2、中小企业重视程度不够

企业缺乏积累信用的意识是中小企业信用体系建设的最大障碍，尽管采取多种措施开展宣传教育，但是中小企业相关人员对建立信用信息档案的认识不高，参与和配合中小企业信用档案建设的积极性较低。

3、行政规章，法律不健全

由于目前相关配套的法律法规尚未建立，中小企业并没有向金融机构、消费者等提供信用信息的义务，而仅仅依靠宣传和上门说服来推动中小企业信用体系建设，一时很难达到预期目标。

中小企业信用信息档案化管理的对策

强化立法建设，充分保证社会各界对中小企业的失信行为的举报权，同时也应保证受举报企业对失信行为进行补救纠错后的核销权。目前在我国中小企业信用信息的相关行政规章、法律尚未健全的情况下，在尽陕制定《信用信息征集法》、《信用公示法》的基础上，要尤其注意要制定《企业信用举报核销法》，社会各界对企业(包括中小企业)应对其不信守承诺的不诚信行为有举报权，中小企业信用信息管理机构在基本事实清晰、证据确凿的情况下就应把这些信息记录下来。当然，对于被举报企业只要在规定的时限内进行了相应的整改，应有相应的申请把其不良记录进行核销的权利。这样，动态进行中小企业信用档案管理就做到了有法可依。

合理整合机构，组建高效的能满足社会需求的中小企业信用信息管理机构。凡是涉及到企业信用信息的包括工商、海关、税务、银行、质检、统计、环保、劳动等诸多相关政府部门应相互配合，为中小企业信用信息档案化管理工作群策群力。根据我国实际，结合国际经验，可以考虑建立专门负责中小企业信用信息的国家级主管部门╠╠中小企业信用管理局。该机构由中国人民银行、国家工商行政管理总局、国家税务总局等部门相关负责人组成，它直接隶属于国务院，全面负责中小企业信用信息档案化管理工作。

加大中小企业信用宣传工作力度。要提高中小企业参加征信建设的认识，提升包括银行、工商、海关、司法、劳动诸部门在中小企业信用体系建设中的积极性。通过开展广泛、系统、深入、持久的宣传，增强中小企业的信用意识。树立信用建设“从现在做起、从自身做起”的观念，引导企业主动加入到中小企业信用档案库的建设中来。通过中小企业信用信息宣传教育，引导相关政府部门和金融机构积极发挥在信用体系建设中的作用，确保凡是涉及到中小企业信用的信息都能及时有序地归入到中小企业信用信息档案库中。

提供先进优越的技术环境保障。现代社会是网络社会，中小企业信用信息档案化管理离不开信息及网络技术的支撑，因此，必须加快社会信息化建设步伐，为企业信用信息档案化管理提供先进优越的技术保障。

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