办公用品管理内控制度

办公用品管理内控制度

一、业务目标

1.规范公司办公用品管理与使用，倡导勤俭节约、绿色环保的现代办公理念。

2.明确办公用品管理与使用权属，确保实物与卡、财务账表相符，保障公司各项经营活动的正常开展。

3.财务部门组织办公用品使用部门和管理部门需定期进行清查，编制清查报告，及时调整固定资产账面价值，确保清查结果真实、可靠，在清查作业实施之前编制清查方案，经过管理部门审核后进行相关的清查作业。

4.办公用品的采购、入库、验收、领用、报废、转移符合国家相关法律、法规，符合公司相关管理制度。

二、业务风险

1.办公用品管理混乱，不能满足公司战略目标的实现。

2.办公用品管理不当，造成丢失、毁损，影响正常办公秩序，给经营带来影响。

3.办公用品丢失、毁损等造成账实不符或资产贬值严重和办公用品处置方式不合理，可能造成企业经济损失。

4.办公用品管理、处置等各相关环节不符合国家法律、法规规定，可能造成政府相关部门的处罚，对公司造成不良影响。

三、业务范围

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金龙建材公司

办公用品管理的主要事务包括：办公用品需求申报、办公用品采购、办公用品维护（登记入库、分发登记、结存登记、维护保管等）、办公用品发放、办公用品回收等。

四、业务流程描述

1.办公用品管理责任部门

1.1.行政主管部门：负责接收并处理各部门办公用品需求申报、集中采购、日常维护（登记入库、分发登记、结存登记、维护保管等）、发放及回收处理。

1.2.各部门：以部门为单位，指派专人（管-理-员）承担本部门办公用品的需求统计、办公用品领取、发放及回收工作。

2.办公用品分类：分为低值易耗类和设备设施类办公用品。

2.1.低值易耗类办公用品指单位价值或使用期限较短的办公用品。主要包括铅笔、圆珠笔、钢笔、中性笔、橡皮、打印纸、复写纸、印刷品、墨水、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、水杯、文件夹、文具盒、剪刀、钉书器、印泥、直尺等；也包括硒鼓等电脑耗材。

2.2.设备设施类办公用品指单位价值在 100 元以上或使用期限较长的非固定资产类办公用品。主要包括低端打印机、普通传真机、计算器、电话机、饮水机、碎纸机、电脑软硬件及外设、扫描仪、闪存盘、移动硬盘、录音笔、办公桌椅、文件柜、档案柜、沙发、茶几等。

3.办公用品管理

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3.1.办公用品实施计划管理

办公用品由需求部门提出申请，行政主管部门办公用品管理人员核对办公用品领用计划与办公用品台账和库存；无库存时，编制办公用品购置计划，经公司批准后依据公司采购管理要求，实施采购。

3.2.办公用品申报

各部门管-理-员根据本部门办公用品使用情况，每月 25 日报下月办公用品需求计划，部门负责人审签后报行政主管部门后勤管理处汇总。

3.3.办公用品采购

行政主管部门后勤汇总各部门办公用品申报需求计划，定期进行统一采购。

3.4.办公用品领用

3.4.1.各部门根据批准后的办公用品领用计划集中到办公用品管理部门领用。

领取办公用品时，领取人应在领用登记单上签字，经办公用品管理人员复核后方可领用。

3.4.2.设备设施类办公用品及硒鼓等电脑耗材自第二次领用起应以旧换新，如有故障或损坏，应及时申请修理或以旧换新，如遗失应由责任人按价赔偿。

3.4.3.新员工到岗时，所需办公用品由其所在部门报请行政主管部门审批后配备。

3.5.员工离岗时，应由其所在部门负责人、离岗员工、行政主管部门办公用品管理人员三方交接办公用品。如有丢失或人为损坏应照价赔偿。

行政主管部门在接收各部门办公用品需求申报后，于次月 5 号前统一发放给各部门办公用品管-理-员，非特殊情况不再发放（新员工入职或临时急用可在部门负责人签批后由本部门管-理-员申报领取）。

3.6.行政主管部门后勤服务体系负责办公用品的入库登记、分发登记，结存登记、库房保管等工作。

笔墨纸张、打印耗材等低值易耗的办公用品，由行政主管部

门负责购买和发放；电脑、电话、传真、打印机、复印机等办公设备的配置根据实际需求和财务部、信息部的权限规定购买配置，由行政主管部门建立相关制度实施管理维护；福利性的劳保卫生用品，包括毛巾、肥皂、洗衣粉等，由各分（子）公司行政主管部门组织购买和发放；车间一线生产人员、保安人员、食堂人员、化验员、服务窗口等工作岗位必须配备工作服的，按公司劳动保护用品发放标准执行。

3.7.行政主管部门办公用品管理人员要定期或不定期组织盘点，核对台账与实物，保证账实相符。

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3.8.办公用品管理人员应防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保持办公用品的功用和性能。

3.9.行政主管部门办公用品管理人员应根据办公用品的消耗或

领用情况，确保合理的库存种类和数量，以减少资金占用和满足办公需求。

3.10.各部门领用的办公用品应指定专人负责管理，发现问题及时和行政主管部门沟通，由行政主管部门协调处理。

3.11.公司复印机等公共办公用品由行政主管部门统一管理和维护。

3.12.员工应爱护办公用品，防止办公用品的损坏和丢失，尽量减少办公用品损耗，杜绝浪费现象。

3.13.各部门的办公设备设施严禁私自外借，如需外借应经本部门主管领导审批，并做好登记。

3.14.办公用品回收

对于新购买商品，如出现瑕疵商品根据实际情况与行政主管部门协调更换或退货，废旧用品由行政主管部门进行统一处理，以达到绿色办公、以旧换新等目的。

办公用品管理内控制度2017-05-09 22:04 | #2楼

为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。

一、办公用品的分类。

按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。

其中低值易耗品主要指：签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品；

高值管理品为：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。

二、办公用品的管理责任部门。

公司办公用品的管理统一归口为公司人事行政部。人事行政部应当于每月月初的1号-5号完成公司办公用品使用计划和上月办公费用报表上交公司总经理审核。

办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类，其中常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用，月初需由各部门负责人（业务组负责人）制定相应的月支出计划，当月的支出应当限定在月初的计划经费之内，如有超支的，需要列出超支的缘由。超支巨大的需做当面解释。非常规费用对应高值管理品一项，高值管理品不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置。人事行政部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司总经理。

三、办公用品的申请。

办公用品的采买或者领用申请需要填写《办公用品申请单》。公司办公用品的申请资格人为主管及以上管理人员。各级管理人员应当根据自己部门的办公需要，及时地提出采买申请。普通员工的办公用品需要应当向自己的主管提出，由主管统一进行申请。

四、办公用品的审批。

在填写《办公用品申请单》后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批准。审批人是办公管理费用控制的责任人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。

公司赋予部门经理及以上的管理人员以一定价值范围的办公用品请购的审批权（鉴于目前由公司总经理兼任业务部部门经理的状况，特下放审批权至业务主管一级）。根据不同的层级，划分出不同类别办公用品的审批权。业务主管和部门经理负责审批属于低值易

耗品的办公用品的申请。公司副总经理负责审批公司各部门所需的属于高值管理品的办公用品的申请。对于所涉金额过大的（单品价值达到和超过5000元的），由副总经理负责向公司总经理申请审批。

五、办公用品的采购。

填写的《办公用品申请单》在得到批准后，应当交到公司人事行政部由人事行政部统一采买。人事行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。

人事行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。

六、办公用品的入库管理

在供应商送来所购的办公用品后，应由人事行政部统一签收、保管和发放。人事行政部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。

七、办公用品的保管。

备用的办公用品由人事行政部统一保管。公司为人事行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存。由各部门申请的办公用品应当及时发放。

发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。

对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。人事行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围暂定为：电脑及其配件、电话机、电风扇、计算器。

对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据人事行政部事先公布的该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）

实行定期盘存制。盘存频率为一月/次，人事部将于每月的25号至31号内抽取时间进行大件管理品的盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况，问题情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。

八、办公用品的领用。

各部门凭《办公用品申请单》可以领用已采购回公司的办公用品。在领用时，领用人应当在人事行政部的《办公用品发放表》上签上领取人姓名和日期。领取人可以是《办公用品申请单》申请人，也可以是申请人指定的办公用品使用人。但涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任。

在领用人签字领取办公用品时，人事行政部应当对领取人做好登记记录。

九、办公用品的报废。

公司对高值管理品的报废实行审批管理。各单位、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。

1、 对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。

2、 可维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至人事行政部统一进行处理。

3、 对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写《办公用品报废申请单》，经人事行政部签字确认后报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司副总经理的批准；原购买价值单件超过5000元的，须报请公司总经理的批准。

4、 高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。

5、 高值管理品在完成报废程序后，应当从《高值管理品登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请单》。

十、辞职清退情况处理。

对于有提出辞职的员工，在办理辞职手续时，必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。

十一、本制度的实施

本管理制度于2017年8月1日起实施。

英驰国际实业有限公司

人事行政部

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