固定资产内控管理分析与改进

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固定资产内控管理分析与改进

财政部颁布的《内部会计控制规范———基本规范（试行）》中指出：内部控制是单位为提高会计信息质量，保护资产的安全和完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序，包括内部管理控制和内部会计控制。会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。电子信息技术在企业的运用，一方面提高了内部控制的效率，拓展了控制范围；另一方面也增加了控制难度和失控的风险。因此，电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施。同时，要加强对财务会计电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。

一、电算化系统下的内部控制与传统以手工单证为主的内部控制呈现出不同的管理特征1．操作授权口令化

在会计电算化环境下，操作员的口令和密码是进入会计系统的唯一通道，与手工会计系统授权人员签章不同的是，口令和密码更容易被丢失和盗取，引发不易察觉的会计资料失真。

2．系统失控的隐蔽性

在会计电算化环境下，许多应用程序本身就带有内控的功能，如果企业在期初设置时没有考虑周全，由于程序运行的重复性，往往会使失控情况长期不被发现，造成很大的损失。例如期末系统自动结转期间损益，如果企业新增加了费用项目明细，却未及时增加期末结转科目，系统就会遗漏此笔结转分录，但是试算平衡正确，直至会计主管发现并调整为止。

3．系统缺乏交易痕迹

在会计电算化环境下，文件记录的控制功能大大减弱，一旦企业发现错误，由于部分交易几乎没有“痕迹”，难以追查出错源头。比如每一笔会计分录的录入系统都会要求借贷平衡，可是如果录入的会计科目错误而审核时又没有及时发现，将会使查找非常困难，可能最终需要查找每一张记账凭证。

4．控制范围扩大

在会计电算化环境下，不仅要对交易处理控制，还要对系统权限控制，修改程序控制，网络安全控制等等。

5．信息存储安全风险增大

在会计电算化环境下，会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，容易丢失或损坏，如果没有及时存储，甚至需要全面恢复系统。

6．电子商务的应用增加了网络风险

网上银行、网上报税、远程报表、远程审计等新功能的出现，必须要求相应的内部控制程序。

二、电算化系统下的内部控制关键控制点

1．注重控制制度的建设；实行会计电算化以后，严格的内控制度和系统正常、安全、有效的运行是会计电算化信息真实可靠的保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系，又要相互制约，防止违纪违法行为的发生。国内外会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错的可能性很小，如果单位管理制度不健全或实施不力，却会给各种非法舞弊行为以可乘之机。因此，制定严格的内控制度是非常有必要的。

2．加强对会计电子信息系统的开发与维护的控制；系统开发控制是保证每个新程序在投入运行之前，都经过合法的申请、测试、审批手续，防止非法系统进入会计信息系统。

3．加强对数据输入与输出的控制；加强数据输入控制是减少差错的关键，输出控制的信息是否准确、真实、可靠，直接影响到会计信息的使用，影响会计报告使用者的决策。

4．加强对文件储存与保管的控制；电算化系统下原来纸质的会计数据被直接记录在磁盘或光盘上，是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改，由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，这样就很难辨别哪一个是业务记录的原件。因此，在计算机中如何使磁性介质上的数据安全可靠，防止数据被非法修改是一个非常重要的问题。

5．加强网络安全方面的控制。随着网络技术快速地发展，应加强网络安全的控制，在技术上对整个财务网络系统的各个层次（网络平台、操作系统平台、应用平台）都要采取安全防范措施，建立综合的多层次的安全体系。

三、会计电算化系统内部控制制度的内容

1．系统开发控制

计算机会计系统的开发必须得到授权和领导认可；不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必须遵循财政部制定的标准和规范；上机人员需要培训；采取有效的控制手段，做好各项系统转换，如数据库备份、系统初始化、初始数据的安全导入等，新旧系统并行不少于三个月的时间；会计软件的修改应有书面报告，操作员不能参与软件的修改，所以与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

2．会计电算化信息系统的安全控制

为防止数据泄密、更改或破坏，需要保护数据和计算机程序，主要的控制措施包括实体安全控制，硬件、软件、网络安全控制和电脑病毒的防范与控制。如明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，杜绝未经授权人员操作会计软件，防止会计人员越权使用软件，对操作人员的身份进行密码控制；操作人员离开机器时，应执行相应的命令退出会计软件；设置接触与操作的日志控制，设专人保存上机操作记录，进行“日志管理”；数据存储和处理相隔离，严格控制系统软件的安装与修改，对系统软件进行定期的预防性检查；尽量减少外界因素所致的计算机故障，以保障机器正常运行，机房有保护性设备配备，计算机机房应采用单独专门供电系统，并且不定期检查电源安全等。

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3．会计电算化信息系统的人员职能控制

会计电算化工作岗位包括基本工作岗位和电算化工作岗位，前者有会计主管、出纳、稽核、档案管理，后者有系统主管、系统操作、复核、记账、系统维护、审查和数据分析、档案管理、软件开发等。一般情况下，系统主管可由会计主管兼任，系统操作必须是除了出纳以外的其他会计岗位兼任，但是系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务必须相互分离，互不兼任，以减少利用计算机舞弊的可能性。

4．会计电算化信息系统的操作控制

经济业务发生控制、数据输入控制、数据通信控制、数据处理控制、数据输出控制、数据存储和检索控制等。从核算环节把关，必须保证账务处理正确、规范，做到数据真实、完整和安全。

5．会计核算控制

原始凭证经过审查，在录入处理前一切经济业务处理必须经过相应的权级审批，准确、完整地填制与录入。严格执行复核制度，全面控制凭证的审核、自制、输入、传递、保管。凭证的传递要严密签收手续，防止凭证的失落或出现非法数据，保证输入的完整性。如规定原始凭证必须经有关审核人员审核并签章后才能输入计算机，已输入计算机的凭证需由审核人员核对并签章后方可登记机内账簿，用操作日志的形式记录每天的上机操作内容等。

在会计软件中还应设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序；数据传输时应顺序编码，传输时要有标识，收到要有信息反馈；数据处理要检查文件长度、标识以及是否被病毒感染；数据输出要检查其完整性和准确性，检查打印的账簿和报表是否连续、有无缺漏和重叠现象；数据存储时要详细记录输出资料的名称、编号、打印份数、日期以及会计报告的使用人、发送份数、送达时间等，并需经手人签字，以防止丢失、错发、漏发、重发。

6．会计档案管理的内部控制制度包括：①实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存，保存的有关规定按《会议档案管理办法》的规定执行。②全套会计电算化系统文档视同会计文档保管，保管期限截止至该系统停止使用或有重大修改后的三年；③妥善保管存有会计信息的磁性（光）介质或其他介质的措施。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内，重要的会计档案应准备双份；④科学规定会计档案的有关权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。⑤保证会计档案安全与完整的措施。

对会计电子信息档案还应按照财政部颁布的《会计电算化管理办法》的规定进行管理，并通过以上制度的执行保证会计资料的安全完整。

四、加强内部审计。

内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计必须包括以下几个方面：（1）对会计资料定期进行审计，检查电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定，审核签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整；（2）审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；（3）监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；（4）对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。

总之，电算化会计系统应该是一个人机交互作用的“智能型”管理信息系统，实行会计电算化，建立内部控制机制与快速反应机制，是企业发展的重要保证。通过不断地调整、完善、加强电算化会计的内部控制，确保内部会计控制的有效实施，有利于企业更好地监督管理会计工作，为单位决策提供准确、及时的会计信息，取得企业最大化的利益，为企业的可持续发展提供保障。

企业内部控制应用——固定资产2017-05-09 20:04 | #2楼

第一章总则

第一条为了引导企业加强对固定资产的内部控制，防止并及时发现和纠正固定资产业务中的各种差错和舞弊，保护固定资产的安全完整，提高固定资产的使用效率，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本指引。

第二条本指引所称固定资产，是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。

第三条企业至少应当关注涉及固定资产的下列风险：

（一）固定资产业务违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

（二）固定资产业务未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。

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（三）固定资产购买、建造决策失误，可能造成企业资产损失或资源浪费。

（四）固定资产使用、维护不当和管理不善，可能造成企业资产使用效率低下或资产损失。

（五）固定资产处置不当，可能造成企业资产损失。

（六）固定资产会计处理和相关信息不合法、真实、完整，可能导致企业资产账实不符或资产损失。

第四条企业在建立与实施固定资产内部控制中，至少应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制：

（一）职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范，机构设置和人员配备应当科学合理。

（二）固定资产取得依据应当充分适当，决策过程应当科学规范。

（三）固定资产取得、验收、使用、维护、处置和转移等环节的控制流程应当清晰严密。

（四）固定资产的确认、计量和报告应当符合国家统一的会计准则制度的规定。

第二章职责分工与授权批准

第五条企业应当建立固定资产业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理固定资产业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。同一部门或个人不得办理固定资产业务的全过程。

固定资产业务不相容岗位至少包括：

（一）固定资产投资预算的编制与审批。

（二）固定资产投资预算的审批与执行。

（三）固定资产采购、验收与款项支付。

（四）固定资产投保的申请与审批。

（五）固定资产处置的审批与执行。

（六）固定资产取得与处置业务的执行与相关会计记录。

第六条企业应当配备合格的人员办理固定资产业务。办理固定资产业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第七条企业应当对固定资产业务建立严格的授权批准制度，明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人的职责范围和工作要求。严禁未经授权的机构或人员办理固定资产业务。

第八条审批人应当根据固定资产业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理固定资产业务。对于审批人超越授权范围审批的固定资产业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向上级部门报告。

第九条企业应当制定固定资产业务流程，明确固定资产投资预算编制、取得与验收、使用与维护、处置等环节的控制要求，并设置相应的记录或凭证，如实记载各环节业务开展情况，及时传递相关信息，确保固定资产业务全过程得到有效控制。

第三章取得与验收控制

第十条企业应当建立固定资产预算管理制度。

企业应当根据固定资产的使用情况、生产经营发展目标等因素拟定固定资产投资项目，对项目可行性进行研究、分析，编制固定资产投资预算，并按规定程序审批，确保固定资产投资决策科学合理。

对于重大的固定资产投资项目，应当考虑聘请独立的中介机构或专业人士进行可行性研究与评价，并由企业实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

第十一条企业应当严格执行固定资产投资预算。对于预算内固定资产投资项目，有关部门应严格按照预算执行进度办理相关手续；对于超预算或预算外固定资产投资项目，应由固定资产相关责任部门提出申请，经审批后再办理相关手续。

第十二条企业对于外购的固定资产应当建立请购与审批制度，明确请购部门（或人员）和审批部门（或人员）的职责权限及相应的请购与审批程序。固定资产采购过程应当规范、透明。对于一般固定资产采购，应由采购部门充分了解和掌握供应商情况，采取比质比价的办法确定供应商；对于重大的固定资产采购，应采取招标方式进行。

第十三条企业应当按照国家统一的会计准则制度的规定，区分融资租赁和经营租赁，并根据风险、报酬转移情况，明确固定资产租赁业务的审批和控制程序。

第十四条企业应当建立严格的固定资产交付使用验收制度，确保固定资产数量、质量等符合使用要求。固定资产交付使用的验收工作由固定资产管理部门、使用部门及相关部门共同实施。

企业外购固定资产，应当根据合同协议、供应商发货单等对所购固定资产的品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收，出具验收单或验收报告。验收合格后方可投入使用。

企业自行建造的固定资产，应由制造部门、固定资产管理部门、使用部门共同填制固定资产移交使用验收单，验收合格后移交使用部门投入使用。

企业对投资者投入、接受捐赠、债务重组、企业合并、非货币性资产交换、外企业无偿划拨转入以及其他方式取得的固定资产均应办理相应的验收手续。

企业对经营租赁、借用、代管的固定资产应设立登记簿记录备查，避免与本企业财产混淆，并应及时归还。

对验收合格的固定资产应及时办理入库、编号、建卡、调配等手续。

第十五条企业财会部门应当按照国家统一的会计准则制度的规定，及时确认固定资产的购买或建造成本。

第十六条对需要办理产权登记手续的固定资产，企业应及时到相关部门办理。

第四章使用与维护控制

第十七条企业应加强固定资产的日常管理工作，授权具体部门或人员负责固定资产的日常使用与维修管理，保证固定资产的安全与完整。

企业应当定期或不定期检查固定资产明细及标签，确保具备足够详细的信息，以便固定资产的有效识别与盘点。

固定资产移动应当得到授权。

第十八条企业应根据国家及行业有关要求和自身经营管理的需要，确定固定资产分类标准和管理要求，并制定和实施固定资产目录制度。

第十九条企业应依据国家有关规定，结合企业实际，确定计提折旧的固定资产范围、折旧方法、折旧年限、净残值率等折旧政策。

折旧政策一经确定，不得随意变更。确需变更的，应当按照规定程序审批。

第二十条企业应当建立固定资产的维修、保养制度，保证固定资产的正常运行，提高固定资产的使用效率。

固定资产使用部门负责固定资产日常维修、保养，定期检查，及时消除风险。

固定资产大修理应由固定资产使用部门提出申请，按规定程序报批后安排修理。

固定资产技术改造应组织相关部门进行可行性论证，审批通过后予以实施。

第二十一条企业应当根据固定资产的性质和特点，确定固定资产投保范围和政策。投保范围和政策应足以应对固定资产因各种原因发生损失的风险。

企业应当严格执行固定资产投保范围和政策，对应投保的固定资产项目按规定程序进行审批，办理投保手续。对于重大固定资产项目的投保，应当考虑采取招标方式确定保险公司。

已投保的固定资产发生损失的，应当及时办理相关的索赔手续。

第二十二条企业应当定期对固定资产进行盘点。

盘点前，固定资产管理部门、使用部门和财会部门应当进行固定资产账簿记录的核对，保证账账相符。

企业应组成固定资产盘点小组对固定资产进行盘点，根据盘点结果填写固定资产盘点表，并与账簿记录核对，对账实不符，固定资产盘盈、盘亏的，编制固定资产盘盈、盘亏表。

第二十三条固定资产发生盘盈、盘亏，应由固定资产使用部门和管理部门逐笔查明原因，共同编制盘盈、盘亏处理意见，经企业授权部门或人员批准后由财会部门及时调整有关账簿记录，使其反映固定资产的实际情况。

第二十四条企业应至少在每年年末由固定资产管理部门和财会部门对固定资产进行检查、分析。检查分析应包括定期核对固定资产明细账与总账，并对差异及时分析与调整。

固定资产存在可能发生减值迹象的，应当计算其可收回金额;可收回金额低于账面价值的，应当按照国家统一的会计准则制度的规定计提减值准备、确认减值损失。

第二十五条对于未使用、不需用或使用不当的固定资产，固定资产管理部门和使用部门应当及时提出处理措施，报企业授权部门或人员批准后实施。

对封存的固定资产，应指定专人负责日常管理，定期检查，确保资产的安全、完整。

第五章处置与转移控制

第二十六条企业应当建立固定资产处置的相关制度，确定固定资产处置的范围、标准、程序和审批权限。

第二十七条企业应区分固定资产不同的处置方式,采取相应控制措施。

对使用期满、正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门或管理部门填制固定资产报废单，经企业授权部门或人员批准后对该固定资产进行报废清理。

对使用期限未满、非正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门提出报废申请，注明报废理由、估计清理费用和可回收残值、预计出售价值等。企业应组织有关部门进行技术鉴定，按规定程序审批后进行报废清理。

对拟出售或投资转出的固定资产，应由有关部门或人员提出处置申请，列明该项固定资产的原价、已提折旧、预计使用年限、已使用年限、预计出售价格或转让价格等，报经企业授权部门或人员批准后予以出售或转让。

第二十八条固定资产的处置应由独立于固定资产管理部门和使用部门的其他部门或人员办理。固定资产处置价格应报经企业授权部门或人员审批后确定。对于重大的固定资产处置，应当考虑聘请具有资质的中介机构进行资产评估。

对于重大固定资产的处置，应当采取集体合议审批制度，并建立集体审批记录机制。

第二十九条固定资产处置涉及产权变更的，应及时办理产权变更手续。

第三十条企业出租、出借固定资产，应由固定资产管理部门会同财会部门按规定报经批准后予以办理，并签订合同协议，对固定资产出租、出借期间所发生的维护保养、税负责任、租金、归还期限等相关事项予以约定。

第三十一条对固定资产处置及出租、出借收入和发生的相关费用，应及时入账，保持完整的记录。

第三十二条企业对于固定资产的内部调拨，应填制固定资产内部调拨单，明确固定资产调拨时间、调拨地点、编号、名称、规格、型号等，经有关负责人审批通过后，及时办理调拨手续。

固定资产调拨的价值应当由企业财会部门审核批准。

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