文件管理内控制度

文件管理内控制度（通用11篇）

　　在现在社会，越来越多人会去使用制度，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。一般制度是怎么制定的呢？下面是小编为大家收集的文件管理内控制度，欢迎阅读与收藏。

　　文件管理内控制度 1

　　1.0 目的

　　为做好文件与资料的归口管控工作，保证档案归档质量，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，以更好地为公司运营、内控、管理、基建等工作提供支持与服务，特制定本管理规范。

　　2.0 范围

　　2.1仅适用于深圳市三旺通信技术有限公司的文控管理。

　　3.0 定义

　　3.1立卷归档：按照一定的要求和方法，对建档范围内的文件与资料进行有序且系统性的整理、组合成案卷并（交）由管理部的文控中心归档的过程。

　　3.2 内控：主要是指财务、会计、审计、预算等方面的管控。

　　3.3文控中心：即DCC(Document Control Central)，是公司建档文件资料归口管控单位。

　　4.0 职责

　　4.1管理部负责本制度的归口管控。

　　4.2管理部文控中心负责对公司建档范围内的所有文件与资料进行归口管控，非文控中心管理人员不得私自接收、保管、发放、回收和销毁之。

　　4.3公司内部各职能部门和个人应严格遵守本管理规范，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件与资料的义务。

　　4.4管理性作业文件如规程、作业表格、制度、质量记录等由各部门负责按“类别→日期”进行立卷并每月1次（次月10日前）将当月“公司建档范围内的文件与资料”统一移交文控中心归档管控。

　　4.5外来文件可由相应的对外接口部门做预签（接）收→再转文控中心签收、立卷归档。

　　5.0 内容

　　5.1文控中心建档范围

　　5.1.1体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业规范/表单（原始体系文件）

　　5.1.2技术文件：技术标准、图纸/BOM、控制计划、工艺流程图、项目研发各类文档。

　　5.1.3外来文件、工程规范：技术标准、法律法规及相关识别、第二/三方图纸等。

　　5.1.4运营内控及基建档案：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其它具有利用和保存价值的文件材料。

　　5.1.5以上（5.1.4）文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司总部与外埠工厂集体活动和员工在从事技术革新和管理改善等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

　　5.1.6公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）；公司历史成长音像图片资料。

　　5.2管理机制、机构职责

　　5.2.1管理机制：实行集中与分散管理相结合的机制。由公司管理部负责主体文件资料的归口管理，并对其它部门的文件资料管理工作进行督促和指导。管理部设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作并由管理部负责人直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　5.2.2机构职责：文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的.信息交流中心。其主要职责如下。

　　①负责规划、协调全公司文件与资料管控工作，对各职能部门文件与资料工作进行监督、指导和检查。

　　②制订和组织实施公司关于文件与资料工作的规章制度。

　　③负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

　　④严格执行保密制度，做好文件资料密级控制和守密、解密工作。

　　⑤开展文件与资料宣传、咨询活动，做好文件与资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

　　⑥发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

　　⑦开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

　　⑧组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

　　⑨做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

　　5.3文件资料的收集

　　5.3.1建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分长期、5年、3年、1年等）；注明文件的版本号。相关具体内容按《记录控制程序》执行。

　　5.3.2对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；

　　5.3.3及时跟进并将办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

　　5.4文件资料的归档、立卷与管理

　　5.4.1区分业务模块，确定立档职能部门。

　　5.4.2分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

　　①大类分为：S制度/规定、F文件、D资料、A档案、C合同。

　　②业务模块汉字拼音缩写：深圳市三旺通信技术有限公司：SW； 销售部：XS；商务部：SW； 外贸部：WM；技术部：JS；管理部行政：XZ；管理部人事：RS； 研发部：YF；生计部：SJ；仓库：CK；品质：PZ其它依此类推。

　　③保密用Y表示，非密级则用N表示。密级：TS绝密、VS机密、SE秘密、NO无

　　5.4.3归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

　　5.4.4案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

　　5.4.5整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；每一案卷须端正书写标题。

　　5.4.6对所有文件资料进行系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

　　5.4.7每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

　　5.4.8对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。

　　5.4.9公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

　　5.5文件资料的保管

　　5.5.1为维护文件与资料的安全（预防损坏、延长寿命），绝密、机密与秘密类电子档文件与资料须刻录成光盘或在专用服务器上做备份。

　　5.5.2公司应设立专门地点或专用文件库保存文件资料；文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，以提高管理效率。

　　5.5.3管理人员应做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

　　5.6文件资料借阅

　　5.6.1副总级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》，经文控中心负责人审核后方能调阅。

　　5.6.2公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅；机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借且需办理相关借阅审批手续；秘密级文件资料经审批后可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅—如属本部门则由部门负责人审批；如属于跨部门的则由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经办负责人审批，具体须按委托书的内容执行。

　　5.6.3案卷一般仅供在文控中心查阅，立卷的文件与资料可外借，但外借的必须办理登记及相关审批手续。

　　5.6.4借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

　　5.6.5借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，文控中心管理人员应及时报告主管领导。

　　5.6.6外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

　　5.6.7公司内文件资料利用的方式有：①提供文件资料原件；②提供文件资料复印件；③提供文献索引资料。

　　5.6.8出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

　　5.7文件资料的鉴定和销毁

　　5.7.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文控中心管理人员填写《作废文件（记录）销毁登记表》，交所属负责人审核，经公司总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由综合管理部负责人批准后方可销毁。

　　5.7.2销毁时，必须由总经理或主管副指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

　　5.7.3对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理人员须认真核对，编制《销毁清单》，将批准的《作废文件（记录）销毁登记表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。

　　文件管理内控制度 2

　　1.目的

　　为了更好的规范公司各类文件的发放与存档管理，树立公司正规严谨的良好形象。

　　2.适用范围

　　公司及公司各部门、各门店对内发文。

　　3.标准

　　结合公司实际要求，在遵循文件格式及标准的前提下，对其格式及标准进行了灵活运用。

　　4.内容

　　4.1公司常用文件

　　4.2规格：统一使用A4纸张，上下边距2.54㎝，左右边距3.17㎝。

　　4.3公司各部门代码：

　　总经办：ZJB；

　　人事行政部：RZ；

　　运营部：YY；

　　商品部：SP；

　　市场部：SC；

　　财务部：CW；

　　4.4保密等级：公司文件管理分A、B、C、D、E五个保密等级

　　A级：机密文件，限总经理、董事会等以上成员知悉；

　　B级：高级文件，限部门经理以上管理成员知悉；

　　C级：中级文件，限相关部门内部成员及经理以上管理成员知悉； D级：普通文件，限公司内部所有成员知悉；

　　E级：一般文件，限公司内部及门店所有成员知悉。

　　5.文件的拟稿、审批、发放与签收

　　5.1拟稿

　　5.1.1各部门文件的草拟由各部门负责起草，起草应做到符合国家法律法规及公司相关管理制度，部门负责人负责文件审核。

　　5.1.2正文要情况清楚、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲，字词规范、标点正确、篇幅力求简短。

　　5.2审批

　　5.2.1公司级所有发文、制度由公司总经理审批后，方可用印并流转；

　　5.2.2如未经审批进行发文或发文中存在明显错误，造成不良后果的将追究相关负责人责任。

　　5.2.3考虑到公司实际情况，公司对内紧急公文先以总经理确认后的电子版上传到共享并以电话通知方式先行操作，后补发纸质版并签收。

　　5.2.4公司职能部门对部门的.通知等不需上升至公司级文件的无需以此文件要求执行。

　　5.3发放与签收

　　5.3.1公司文件发放/流转/存档均由人事部负责

　　5.3.2公司的文件均由各部门负责人在原稿上签收，同时部门负责人好做部门内其他员工的文件流转工作。

　　6.生效日期

　　6.1本管理制度自20xx年4月8日起实施。

　　6.2本制度最终解释权归人事部负责

　　文件管理内控制度 3

　　为规范集团监事会文件、档案管理工作，充分发挥其作用，更好地为监事会各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《x集团有限公司档案管理暂行规定》，特制定本办法。

　　一、集团监事会文件档案范围定义

　　1、集团监事会文件档案指集团监事会在运作过程中产生的具有再次查询和使用价值的结果性和结果支持性文件。

　　2、由集团监事会运作过程中产生但上报集团公司及以上单位的文件、市政府职能部门及以上单位下发经集团公司办理的文件，上升为集团公司文件，集团公司文件纳入集团档案管理范围进行管理，监事会保留复印件，复印件的管理遵循本办法。

　　二、流转

　　监事会文件指定专人负责流转，按权限逐级递交各级人员审批。审批结束后收归监事会档案管理人员进行整理归档。

　　三、整理存档

　　(一)监事会档案管理人员负责监事会文件收集和整理归档。

　　(二)监事会档案归档遵循“应归尽归”的原则，在集团监事会文件档案范围定义内的文件均应归档成为监事会档案。

　　(三)文件整理、目录编制遵循国家档案局颁布的《归档文件整理规则》。

　　四、档案的借阅利用

　　(一)凡监事会成员，均可查询在自己职责范围内的`档案。

　　(二)查阅机要档案、重要会议记录必须经监事会主席批准。

　　(三)档案原则上只能在档案保管室内阅读使用，如确因工作需要带离档案保管室，需办理借阅登记手续。

　　(四)非监事会成员查阅、借阅监事会档案，需经监事会主席批准。

　　(五)档案资料不准转借他人和擅自拆页、不得带出公司外，更不得划道填字，涂改、损坏文件。

　　(六)外单位查阅档案一律凭单位介绍信，经监事会主席批准方可查阅。

　　(七)档案管理工作人员应结合监事会管理工作的需要，在有关部门的支持下，开展监事会文件汇编、大事记、深层次编研等各种信息服务工作。

　　五、奖惩

　　(一)对违反本办法的监事会成员，给予警告批评，同时可酌情扣罚监事会内部考核分。

　　(二)对于违反本规定，给集团或监事会造成损失者，将建议集团公司或市国资委对其给予处份直至免去其监事会成员资格，触犯法律者移交司法机关办理。

　　六、本办法自发布之日起执行。

　　文件管理内控制度 4

　　一、病房护士长负责医疗文件的管理，护长不在时，由当班护士负责管理，各班人员均需按管理要求执行。

　　二、住院期间的'医疗文件要求存放有序，病历中各种表格均应排列整齐，不得撕毁毁，涂改或丢失，病历用后必须归还原处。

　　三、病人不得自行携带病历出科室，外出会诊或转院时携带病历摘要。

　　四、病人出院或死亡后，病历次序按规定排列，一周内送病案室保留管理。

　　五、病房交接班记录，必须按要求书写，并妥善保管一年，以备查阅。

　　六、病房医嘱本的保存期限，按各医院规定，一般不少于一年。

　　七、护士长必须定期检查护理文件书写质量。

　　文件管理内控制度 5

　　一、管理职现

　　1、技术部负责技术文件(工艺、检验规范)的编制、更改、负责人负责审核。

　　2、总经理负责对技术文件的适宜性进行审批。

　　3、品控部负责技术文件的归档管理、发放等管理工作。

　　二、工作程序

　　1、生产行政部针对产品的要求，通过，确定应有的技术文件(包括配方、工艺、检验规范等)。

　　2、根据技术文件的要求相应落实到有关人员，收集有关资料，作为开发产品的依据，这些资料应由技术部负责人对其适宜性进行评审。

　　3、通过评审，由开发人员对产品进行开发，编制相应的技术文件，这些文件在适当的`阶段，由生产行政部对其符合性进行评审，必需时由质量负责人如今有关部门一同进行评审。评审符合要求后，交技术部负责审核、总经进批准后进行小样试验。

　　4、通过批准，由化验室 负责小亲试样，对小样进行产品特性的总体验证。

　　5、在验证中如发现不符原开发要求，应由原开发人员负责对设计开发文件作更改，更改后仍应进行审批。

　　6、通过验证，产品符合要求，可采用产品鉴定或顾客确认的方法对产品进行鉴定。

　　7、通过鉴定，由开发人员对技术进行一次完整性的检查，正式定稿，定稿的文件由质量负责人员进行审核、总经理批准后，作为批量投产的依据。

　　8、审批后的正搞，由品控部移交到技术部进行归档，根据需要，技术部负责指派专人对文件进行复制，发放到需使用的部门，进行使用。

　　9、在使用中发现文件中有差错或需进行更改，由使用部门提出报技术部，负责人签注意见后，由原开发人员进行更尽管，当指定其它人员更改，应取得相应的背景资料。

　　10、更改后，应通过4.4、4.5、4.7、4.8程序后，由技术部负责原稿进行修改，对发下文件同时进行修改。

　　11、任何人员、任何部门均不得擅自更改文件，对制订审批后的文件应严格执行。

　　12、本制度由生产行政结合平时工艺执行情况一同监督实施情况。

　　13、当发现擅自更改或不执行情况，质检部将开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反厂纪厂规进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。

　　文件管理内控制度 6

　　1、内容与适用范围

　　本制度规定了工艺文件的编制，工艺文件的会签，工艺文件的贯彻保密。

　　2、工艺文件的编制

　　2.1工艺文件是企业进行工艺管理，组织生产，指导操作的技术依据，工艺文件的编制必须正确、完整、统一。

　　2.2工艺文件的编制应简明易懂，避免繁琐，但必须确保产品质量，实现安全生产，具有较好的经济效益。

　　2.3根据产品类型，确定必备的工艺文件。

　　2.3.1样机试制必备的工艺文件。

　　工艺方案：产品零部件工艺路线表：自制件明细表，外协件明细表，外购及企业标准工具明细表，工装设计任务书，专用工艺装备图，专用工艺装备验证单，材料消耗工艺定额明细表，材料消耗工艺定额汇总表及工艺总结等有关文件。

　　2.3.2小批量生产必备工艺文件对照产品系列鉴定资料要求由技术科酌情自定。

　　2.3.3批量生产必备工艺文件--除了小批量生产的工艺文件外，各工序还必须有工艺守则及工序质量管理表，由产品主管工艺员根据实际需要确定。

　　2.4工艺文件的编制分工

　　产品工艺文件由技术科负责编制、审核。

　　3、工艺文件的会签、验证和审批

　　3.1工艺文件会签、技术科的.工艺文件由所属车间负责会签、互相制约。

　　3.2工艺文件的验证，样机试制及小批量生产的工艺文件，均应进行验证，由车间负责人、技术科会同质检人员，负责收集整理试制过程中的情况，进行一次可行性鉴定，然后由技术科认真进行修订，经修订审批后的工艺文件即为正式工艺文件，是工厂工艺文件工作的法规，各级人员都必须严格遵守。

　　3.3工艺文件的审批与签字

　　根据新的工艺文件统一格式规定，每一种工艺文件必须统一编制，审核，会签，审查及标准化五个程序，并履行签字手续。

　　3.3.1编制一一-由工艺文件编制者签字。

　　3.3.2审核一一由技术科科长。

　　3.3.3会签一一由相互制约单位履行，具体按3.1条贯彻执行。

　　3.3.4审查一一产品工艺统一由技术副厂长进行审查，并履行签字手续。

　　3.3.5标准化一一为了确保产品工艺文件正确完整，统一标准审查工作。一律由标准化员承担，并履行签字手续。

　　3.3.6非产品工艺文件的审查由车间主任签字，标准化由标准化员签字。

　　4、工艺文件的贯彻与实施..

　　4.1工艺文件是企业工艺工作的法规，各级人员都必须严格遵守，认真贯彻执行。

　　4.2技术科对车间工艺文件执行情况及工艺纪律的贯彻情况，要定期组织检查督促及时向技术副厂长作出报告。

　　4.3车间主任对工艺文件在本车间正确贯彻执行负责，要教育车间职工严格按工艺文件进行操作。

　　4.4生产班组是贯彻实施工艺的基层单位，要坚持按设计图样、工艺文件，技术标准组织生产，对执行中的问题和需要作出改进的建议，应及时向车间主任提出，未经许可，不得擅自不按工艺加工。

　　4.5质检人员应按上述三按进行质量检查，发现生产员工不按工艺操作时，有权制止，并及时反映给车间领导处理。

　　4.6技术科对工艺文件不全与差错，工艺措施不力，工艺文件的实施、工艺管理混乱负责。

　　5、工艺文件修改

　　5.1工艺文件修改一般原则。..

　　5.1.1工艺文件需要修改时，一般由技术部门下达工艺文件更改通知单，凭更改通知单修改。

　　5.1.2保证修改后的文件正确统一。

　　5.1.3工艺文件修改通知单下达后，需修改的文件应在规定日期内部修改完毕。

　　5.1.4由于临时性的设备、工艺装备或材料等问题，需临时修改工艺时，应填写“临时脱离工艺通知单”，经有关部门会签和批准后生效，但不能修改正式工艺文件。

　　5.2工艺文件修改程序

　　5.2.1填写工艺文件更改通知单，其格式应符合文件的更改程序规定。

　　5.2.2工艺文件更改通知单应经有关部门会签并经审核和批准后才能下发。

　　5.2.3按批准的工艺文件更改通知单要求进行修改。

　　5.3修改方法

　　5.3.1修改时不得涂改，应将更改部分用细实线划去，使划去部分仍能看清，然后在附件填写更改后的内容。

　　5.3.2在更改部位附近标注本次修改所用标记，标记符号应按更改通知单中的规定。

　　5.3.3修改时必须在被改文件表尾的更改栏内填写本次更改的标记、更改次数、更改通知单的编号，日期和修改人签字。

　　5.3.4在下列情况下，工艺文件修改后需更改描晒。

　　5.3.4.1经多次修改，文件已模糊不清。

　　5.3.4.2虽初次修改，但修改内容较多，修改后文件已不清晰。

　　5.3.5更新描的底图，更改栏内应按以下规定填写。

　　5.3.5.1标记栏填写重描写前本次更改所用的标记。

　　5.3.5.2处数栏填写重描字样。

　　5.3.5.3更改文件号栏填写重描前本次更改通知单编号。

　　5.3.5.4签字和日期栏内，负责复核的工艺人员签上姓名和日期。

　　5.3.5换发新描晒的工艺文件时，旧工艺文件必须收回存档备查，而且新的文件应加区分标记，严禁新旧两种文件混用。

　　6、工艺文件的保管和处理胃

　　6.1凡保管的工艺文件应及时登记，根据顺序分类捕，装订或袋装保管。

　　6.2技术科应常备全套文件复制件

　　6.3凡需晒发的工艺文件，必须经技术科审批后方可发放。

　　6.4工艺文件由技术科统一保管，失效废除的工艺文件应盖作废章后单独存档五年以上备查。-

　　6.5凡保管的工艺文件字迹要清晰、完整、符合标准，签字手续齐全。

　　7、工艺文件的借用与保密

　　7.1未经批准，对外不准借用工艺文件。

　　7.2本厂工作人员借用工艺文件要办理登记手续，并限期归还，归还时应清点。

　　7.3借阅者应保证工艺文件的完整、无缺，不得拆装、涂改、抽换、损坏和遗失，不得转借，否则，一律作违反工艺纪律处理。

　　文件管理内控制度 7

　　1、医院内部文件由职能科或办公室拟稿，办公室主任核稿，院长签发，办公室同意行文。

　　2、上级下发的文件由院办公室收文登记，送交院长阅批，由院办室督促有关职能科办理，所有来文均先交院办公室统一登记。

　　3、凡收文、发文、文电、公函等文件及外出开会、检查工作带回的文件资料均需交院办公室登记。

　　4、送交各部门的文件应定期收回，对到期未退的应进行催退，院办公室定期对所管文件清点、对帐，保证文件不遗失。

　　5、医院下发的.各类文件、通知，各科应及时传达，妥善保管，不得遗失，传达贯彻情况，科主任须在文件上签字。

　　6、院办公室对需归档的文件应根据文件的作者、内容、文种、时间等特征组卷，并于次年三月底前向档案室移交。

　　7、医院下发的重要文件，各病区、科室应及时传达贯彻，病区负责人或科室主任签字，并在规定时间上交院办公室归档备查。

　　文件管理内控制度 8

　　一、体系文件的构成及分类

　　生产、研发

　　一级文件

　　二级文件

　　三级文件

　　四级文件

　　对物业管理企业而言，公司的管理体系，基本可由以下四个子系统构成：质量、环境管理体系；营销管理体系；人事行政管理体系；财务管理体系。其分别对应企业的生产、研发；营销；人事；财务五种基本职能。

　　文件体系分四个层次，管理手册为一级文件，程序文件为二级文件，工作手册为三级文件，企业标准为四级文件。

　　二、体系文件使用指南

　　质量、环境管理体系文件

　　我司提供的质量、环境管理体系文件是将质量管理体系与环境管理体系整合后形成的。通过认证，符合iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》标准要求。

　　质量、环境手册：iso9001《质量管理体系要求》、iso14001《环境管理体系》是通用标准，适用于各种行业、各种组织。因行业差别，企业、组织需根据自身特点，用行业的语言来理解、描述iso9001、 iso14001标准条款的要求，从而产生了企业的《质量、环境手册》。本企业编制的《质量、环境手册》章节号和iso9001标准基本相同，通过把iso14001条款映射到iso9001结构中，将其进行整合。《质量、环境手册》是企业质量、环境体系的一级文件，通过阅读《质量、环境手册》，可对物业管理行业的服务理念、组织结构、职责职权分配、资源配备、产品(服务)实现过程、环保节能、监测分析和改进方法等有一个整体综合的理解。

　　程序文件：《程序文件》对物业管理活动中的重要过程、重要环境因素进行了识别，并告诉每个过程应做什么、什么时间做、什么地点做、由谁来做、为什么要做，如何做，即所谓的5w1h。程序文件是质量体系中的第二级文件。

　　接管入伙手册：本手册和以下手册均为质量体系中的第三级文件，基本按专业进行划分。本手册详细地描述了房屋接管过程与业主入伙过程的5w1h(比程序文件要详细得多)，并提供了部分工作标准、方法、流程及验收标准索引等。

　　工程管理手册：包含房屋修缮、业主装修管理及设备管理三部分内容。介绍了土建、设备、精装修管理模式、制度及运作程序。

　　支持《工程管理手册》的文件有《房屋设备使用指南》、《房屋设备保养标准》、《红旗设备检评标准》、《计量器具检定方法》、《节能环保指南》五个企业标准(四级文件)。《房屋设备使用指南》描述主要(重要)房屋设备的操作方法、使用规程、经济性运行措施等内容，《房屋设备保养标准》为我司企业标准，按三级保养详细叙述保养内容及应达到的标准。《节能环保指南》是iso14001体系的作业指导书。

　　清洁绿化手册：实施清洁绿化工作的管理手册。包括清洁标准、绿化标准、清洁过程控制程序、绿化过程控制程序、清洁检验标准、绿化检验标准。

　　安全护卫手册：由安全管理、消防管理、车辆管理三大部分构成。其中物业管理安全护卫全方位管理、消防管理中的人防管理、车辆管理中的辖区和车场管理。包括部分应急情况的处理，如消防演习、紧急集合等方面。另对护卫员的职责、纪律、权限、着装方面进行详细说明。

　　应急手册：识别了物业管理活动中可能出现的'紧急情况、灾害、事故，并制定了预防、反应措施及解决方案。

　　服务手册：广义上讲，物业公司为业主及其物业而进行的全部活动均称为服务，可分为公共服务、专项服务和特约服务。本手册中的服务是指除基础性的公共服务外的专项服务、特约服务及社区文化活动，客户指业主及物业使用者等。本手册是进行专项服务、特约服务、家政服务、社区文化活动及会所管理的指导性文件。

　　人事行政管理体系

　　行政管理手册：按照行政管理方法编制而成的，在公司内部管理、资源提供和保障方面作到有文可依。包括行文规则、档案管理、保密制度、印章管理、车辆管理、督办办法、公共关系、对外宣传等。

　　人事手册：文件规定了公司对人力资源的需求、识别、招聘、评估、培训、考核、续约、解聘方面的制度。对员工待遇、福利、档案方面的管理做出详细说明。

　　财务管理体系

　　财务管理手册：财务管理手册是在严格按照国家财务管理制度的基础上编制的适合行业、企业的手册，包括财务人员职责、财务管理、核算体制、各类费用政府标准等。

　　营销管理体系

　　市场拓展手册：是企业开拓市场的指导性文件。

　　文件管理内控制度 9

　　（一）总则

　　第一条爲减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

　　第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四条公文的签收

　　1、凡来厂公啓文件（除厂领导订啓的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条公文的编号保管

　　1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件，厂领导啓封後，也应分别交两办办理正常手续。

　　2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第六条公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。

　　3、爲加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

　　第七条文件的传阅与催办。

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。

　　5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

　　（三）发文的管理

　　第八条发文的规定

　　1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群衆团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2、各群衆团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群衆团体文件由党委批转。

　　3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

　　第九条发文的范围：

　　1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、党委、厂部下发文件主要用於：

　　（1）公布全厂规章制度；

　　（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

　　（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

　　（4）公布全厂性的重大生産、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　（5）发布有关奖惩决定和通报；

　　（6）其他有关全厂的重大事项；

　　3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：

　　（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

　　（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生産、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

　　4、在工厂日常生産、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

　　5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

　　（四）发文程式与要求

　　第十条发文程式规定：

　　1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

　　2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

　　7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

　　8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

　　9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

　　10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；

　　11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

　　（五）文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　（六）文件的。立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围：

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

　　（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

　　（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　（6）叁加上级召开的'各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

　　（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

　　（8）反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

　　（9）工厂日志和大事记；

　　（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务科室，各群衆团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求

　　1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

　　（七）文件的销毁

　　第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

　　文件管理内控制度 10

　　1.目的

　　为了加强对安全生产制度的管理，确保安全生产制度和操作规程的编制、发布、使用、评审、修订等得到控制，确保使用文件的适宜性和有效性，特制定本规定。

　　2.适用范围

　　本规定适用于烧结厂各部门。

　　3.管理职责：

　　3.1综合办公室是文件的归口管理部门，负责所有厂级文件的发布和归档工作。负责起草有关培训、职业卫生、经济责任考核等文件的编制。

　　3.2安全科负责起草有关安全文件的编制。

　　3.3技术科负责起草有关质量、工艺等文件的编写。

　　3.4机动科负责起草有关设备、维护、能源消耗、备件材料等文件的编制。

　　3.5生产科负责起草有关生产、环保等文件的编写。

　　4.文件管理要求：

　　4.1引用法规、标准

　　文件制定要依据国家法律法规、天津市地方法规、《冶金企业安全生产标准化评定标准》、《企业安全生产标准化基本规范》及公司相关标准。

　　4.2文件编写要求：

　　4.2.1简单说明编写目的；

　　4.2.2明确执行文件涉及的范围；

　　4.2.3实施活动的主管部门与相关部门的职责和权限。

　　4.2.4文件内容和要求：作为文件的主要内容，要明确相关部门应做些什么，由谁来做，如何做，达到什么标准，信息如何反馈，奖励与考核等。

　　4.2.5文件实施日期。

　　5.文件审批

　　文件编写后，由部门负责人核稿后，送交主管厂领导审批签发。

　　6.评审与修订

　　6.1文件评审

　　6.1.1评审的频次：正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。

　　a)安全生产的法律、法规发生变化；

　　b)生产装置和工艺技术发生重大变化；

　　c)安全生产相关的组织机构发生重大变化；

　　d)管理机构的管理职责发生重大变化时；

　　6.1.2评审内容

　　a)与法律、法规符合性；

　　b)与企业发展总体水平的相适应性；

　　c)与工艺流程和装置变化的相适应性；

　　d)安全管理制度之间的.相容性和匹配性；

　　6.2文件修订

　　6.2.1修订频次：正常情况下，每两年组织修订一次。当出现以下情况，可随时组织修订。

　　a)安全生产法律、法规发生变化，现行安全规章制度与之出现冲突，或不能充分满足法律、法规要求；

　　b)生产装置和工艺技术发生重大变化；

　　c)新装置、新产品投产，现行管理制度不能覆盖其安全管理；

　　d)组织机构发生重大变化，需重新分配安全生产职责；

　　e)各级人员素质发生较大变化，规章制度的要求已经充分转变为员工的自觉行动；

　　6.2.2修订组织权限：制度文件的修订，本着制订部门组织修订的原则，当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织。必要时，需了解该制度的制订的原始背景。

　　6.2.3修订依据：

　　6.2.3.1国家行业的安全生产法律、法规、条例。

　　6.2.3.2安全生产制度评审结果。

　　6.2.3.3制度执行过程中，员工提出的合理化建议。

　　6.2.4修订后的制度文件，要履行会签手续，最后由厂长审批后，修订版发布实施。

　　7.制度文件的终止执行

　　因特殊原因，终止执行的安全生产制度，按原审批程序申请批准终止。

　　文件管理内控制度 11

　　1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。

　　2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。

　　3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

　　4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。

　　5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的'上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。

　　6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。

　　7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。

　　8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。

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