采购与付款内控管理制度

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采购与付款内控管理制度

第1章总则

采购与付款内控管理制度

第1条为加强公司对采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，公司根据国家有关法律法规，制定本制度。

第2条本制度所指的采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。

第3条本制度适用于公司以及各成员单位。

第4条单位负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施负责，主管采购业务的负责人和财务负责人对采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第2章岗位分工与授权批准

第5条公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离，制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

1、请购与审批；

2、询价与确定供应商；

3、采购合同的订立与审计；

4、采购与验收；

5、采购、验收与相关会计记录；

6、付款审批与付款执行。

不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

第6条公司的物流部是负责采购和付款的直接责任单位，其他部门和个人办理采购和付款业务时，必须经采购部经理批准，并执行本制度规定的执行程序和办法。

第7条公司应当配备合格的人员办理采购与付款业务。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第8条公司的物流部门应建立内部的职责分工权限，确保采购与审批人员分

开，采购与货物验收或保管员分开。

第9条公司应根据具体情况对办理采购与付款业务人员进行岗位轮换。

第10条采购部门除对采购及付款的真实性和合法性负责外，还应对公司的存货的安全性和计量的准确性负责。

第11条物流部门要保证对已采购的生产材料及低值易耗品的价值计量准确，以便于成本核算的准确性。

第12条公司物流部门在办理采购业务时应按如下程序执行：根据生产部门下达的采购计划做采购准备，对采购计划进行审核，然后进行询价、比价，由质量管理部审核、主管副总审批后确定供应商，签订合同，采购、办理验收入库，登记账簿、支付采购货款。

第13条物流部门负责编制请购单、询价与价格谈判、签定合同、采购物资、请求付款等。

第14条财务部门负责结算采购款项，登记存货及应付款项账。

第15条财务部门在确保采购业务的真实性、合理性以及符合付款手续后，积极组织资金付款。

第16条付款及审批执行公司的货币资金管理制度：

1、采购资金支出需要先编制物资采购计划，经主管副总、财务副总和总经理审批后履行借款审批程序。

2、经手人负责填写借款单进行资金支出申请，要求填明资金借款的数量、原因、使用部门和数量及支付方式（现金、支票、电汇）,要求经手人本人签字确认。

3、物流经理负责审核采购物资数量和价格的合理性及是否需要采购的适用性，对采购物资的质量进行供应商选择把关，对采购渠道进行审核。对资金支付的风险负责。

4、主管副总负责审批程序的合理性和采购效益性，是否有采购计划、是否符合公司规定标准，采购方的选择及价格是否合理，超标准使用资金需要特殊说明。

5、财务副总负责审核采购审批程序是否健全，对资金的支出计划做出审批。对往来款项进行账目核对，对采购资金进行合同核对，对资金的支出风险进行审批。

6、总经理可对上述的所有审核提出质疑并要求解释。

7、因特殊情况审批单审批手续不健全的，由财务副总负责对总经理进行沟通，

财务副总不在，由主管会计负责对财务副总及总经理进行沟通并在借款单中标明沟通结果，并请授权人补批签字。

8、采购资金支付严格按公司审批权限审批。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

9、财务部出纳员接到审批健全的借款单负责支付资金，对于审批不健全的借款单拒绝支付。

10、要求现金和支票当天支付，电汇在24小时内支付。因资金控制或资金协调调整，财务部有权决定进行一次性支付或分批支付。

11、原则上不允许使用现金进行物资采购，特殊情况需要财务副总审批，并作特殊说明。

12、财务部将采购资金分别按供应商挂“应付账款”，个人领用的备用金或现金零星采购挂申请人“其他应收款”。

13、采购物资要求必须使用税务正规发票。

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14、发票报销的手续：已经借款报帐的，要求经手人签字、部门经理审核，财务总监审批；未借款直接报账，要求经手人签字、部门经理审核，然后按公司的审批权限执行本。

15、经手人凭发票冲回自己的资金欠据或要求财务部核销往来。没有往来的由财务部付。

16、个人往来欠款超出3个月期限的，财务部有权从其工资中清回欠款，必要时追究资金的使用利息。

17、对不能收回的欠款，由经手人承担连带责任；审批人承担审批责任。

18、负责为成员单位采购物资的采购员按采购物资索要发票。要求发票户名为成员单位名头，走公司审批程序。将审批后的发票传递到成员单位，成员单位认证采购的物资与发票是否相符，如相符，由成员单位回一张转账财务收据，采购人凭收据到财务部门核销自己的往来款项申请。如果接到货物与发票不相符，需要成员单位财务部门同采购部门采购员协商解决。

第3章货物采购验收控制

第17条加强采购与验收环节的管理，对采购方式确定、供应商选择、验收

程序等做出明确规定，确保采购过程的透明化。

第18条应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。公司及各成员单位大宗原材料采购由公司物流部统一负责。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。公司应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。

第19条应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由物流、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。

第20条采购物资到达后，采购人员尽可能的做初步检查，检查物资与合同是否相符，然后由质检人员对采购物资质量进行检查。

第21条采购人员及质检员检查后，应及时送交仓库。仓库保管人员接到物资后，须检查所购物资是否附有供方合格证，到货数量是否正确，是否有破损，经检查无误，在《到货登记簿》上进行登记。交货人员要在登记簿上签字。

第22条检查合格的物资，仓库保管员要及时填写材料物资入库单，入库单一式三联，第一联，存根联，仓库记账用，第二联，财务联，财务记账用，第三联，稽核联，采购员报账用。材料物资入库单必须连续编号管理。

第23条入库单的传递程序如下：

1、仓库保管员接到检验合格的货物后，由保管员填制材料入库单，由质检员签字，保管员填写入库单时，应确保一个供货商的原辅材料，一名采购员采购的原辅材料填到一张收料单上。

2、保管员填写入库单时，要填写供货单位、材料名称、规格、计量单位、数量及金额。

3、保管员根据填好的入库单第一联登记入账。

4、材料入库单经采购部门经理签字后，将第二联联同供货商发票一同返给财务报账，第三联留给物流部门统计用。

5、入库单第二联留财务部门做登记材料明细账用；月末成本会计需要去库房稽核，核对材料入库单和保管账是否相符。

第24条保管人员要根据收料单及时登记仓库物资保管账，保证会计人员及时进行稽核。对于检验不合格的物资，要及时通知采购人员，由采购人员与供应商联系，办理换货或退货等事宜。

第4章应付账款入账

第25条财务主管会计负责应付账款入账，应付账款的入账必须取得的凭证有：供货单位的发票（增值税发票包括发票联和抵扣联）、物流部门的请购单及入库单等；对于材料已入库发票未到的采购业务，财务部根据材料入库单暂估价入账，待发票回来时用红字冲回原来暂估入账数，按发票金额重新入账。财务部在做暂估入账时，根据材料入库单上的购买厂家登记应付账款明细账，以便随时掌握应付款情况、采购员报账情况以及供货方开发票情况。

第26条财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明、入库单据等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第27条会计人员对所收到的购货发票及相关凭证按规定检查无误后，方能进行会计处理。

第28条公司财务人员、采购人员应定期和供应商核对应付账款往来账。

第29条公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

第5章监督检查

第30条公司应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：

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1、采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

2、采购与付款授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

3、应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

5、有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全。

6、使用和保管制度是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的采购与付款内容控制中的薄弱环节，公司应当采取措施，及时加以纠正和完善。

4采购与付款内部控制制度2017-05-09 17:14 | #2楼

第一节总则

第一条为了加强对公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，减少采购风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原材料、半成品、成品及低值易耗品等）的行为，付款是指支付与上述物资有关的款项的行为。

第三条采购与付款内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：

（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；

（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；

（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第四条请购依据应当充分适当，请购事项应当明确，所有采购与付款事项应当严格按照本流程执行。

第二节分工与授权

第六条公司采购与付款业务相关人员职责：

（一）生产总监，负责以下工作：

1、在公司总经理直接领导下，与财务总监共同制定公司年度采购预算。

2、在公司总经理直接领导下，与财务总监共同审批公司大宗商品的采购工作，包括确定供应商、洽谈采购合同等。

3、对采购部提供的合格供应商名单进行审批，并报总经理审批。

4、组织和管理公司物资采购及保管工作，确保物资采购正常进行。

5、制定并贯彻执行本部门和下辖各岗位职责和规章制度，确保采购物资和原、辅材料的质量符合公司标准。

（二）采购部主管，负责以下工作：

1、按照采购计划，与财务总监共同审批各部门的采购申请单。

2、按各部门的采购申请单，按时、保质、按量采购价格低、品质好的商品。严格执行公司对各种商品库存量的规定，防止商品积压造成不必要的损失。

3、监督和做好物资的验收工作。所有物资必须由使用部门、仓库管-理-员、采购员、质检部进行验收。不需要质检的物资，质检部可不参与。严格把好品种、数量、质量和价格关，督导及配合仓库管-理-员做好签收、进仓及保管工作。

4、经常进行市场物资行情调查，搜集市场新资料，及时了解货源供求和价格动向，对供应商的资质、信誉、供货的质量保证能力进行调查和评审，并向生产总监、总经理提供合格供应商名单，所有采购应在经总经理批准的合格供应商中采购，在非合格供应商中采购需事先经公司总经理批准。

5、严格执行财务制度，及时办好结账报销工作，采购物资以及有关费用开支必须取得有效的报销凭证，并在当月报销入账。

（三）仓库管-理-员，负责以下工作：

1、负责与采购员、质检员、物资使用单位指定的负责人做好入库商品的验收工作，填写验收单。

2、所有库存物资必须做好其收入、发出、盘存记录手续，建立完备的物资薄记，收、发货凭证、单据齐全。

3、随时掌握库存物资动态，对低于最低库存量的物资及时提醒生产部主管等相关部门领导进行申购，并报知生产总监。

4、必须具备一定的商品知识，正确处理物资的储存保管方法，做好物资的防火、防潮、防腐、防鼠、防盗窃，以保证所保管物资的完整、完好及安全。

5、定期进行清仓盘点，按时完成月度仓库盘点表及其他报表。

（四）采购员。按采购指令和操作规范的要求完成具体采购作业，对供应商实施招投标或询比价程序，跟踪供应商备货，记录和回馈采购业务的基本情况和异常情况，负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议，合理建议付款安排并及时催收货物和增值税专用发票。

（五）出纳员。办理按照经审批后的付款申请单办理货币资金支付业务；

（六）会计。负责稽核采购申请、付款申请与验收单等是否相符，审批手续是否齐全等。并依据验收单、发票、付款申请单等原始单据填制记账凭证。可根据需要参加物资验收。

（七）财务总监。负责与生产总监审批采购申请单、付款申请单。

第七条公司根据具体情况（一般不超过三年）对采购主管进行岗位轮换。采购人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法。严禁收受商业贿赂行为。

第三节请购与审批流程控制

第九条公司采购部门应根据不同物资的具体消耗情况制定主要物资最低库存量，对低于最低库存量的物资应当及时提出采购申请单。无采购申请单的物资，仓库不得验收入库，财务部不得给予报账。

第十条公司物资采购权由采购部集中行使，未经公司总经理授权，其他部门一律不得自行采购。

第十一条公司物资采购原则上都要签订购销合同（在所在地市场购买的零星物资除外），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要素，合同印章要由专人保管，发现有越权签订合同的行为，印章保管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。

第十二条公司建立供应商档案制度，由采购部负责维护。

在选择供应商时，应当考虑的主要因素包括：

（一）价格

物美价廉的商品是每个企业都想获得的。各个供应商提供的价格连同各种折扣是最明显的比较，价格的高低是选择供应商的一个重要指标。

（二）质量

质量的选择应根据实际情况而定，公司应用最低的价格买到最适合本企业的质量要求的产品。

（三）服务

选择供应商时，服务也是一个很重要的考虑因素。例如，更换残次品，指导设备使用，修理设备等。类似这样的一些服务在采购某些项目时可能会在选择过程中起到关键作用。

（四）位置

供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急定货与加急服务的回应时间等都有影响。当地购买有助于发展地区经济，形成社区信誉以及良好的售后服务。

(五) 供应商存货政策

如果供应商的存货政策要求自己随时持有备件存货，拥有安全库存则将有助于突发事件的解决。

生产总监每季度对档案中的供应商进行一次业绩评价，以便确认合格供应商，优胜劣汰。

第十三条请购与审批流程：

1、制定采购计划。公司采购计划由采购部会同生产部、财务部，根据下月物资的消耗情况并结合相关物资的实际库存制定，报生产总监、财务总监、总经理批准后执行。

2、提出采购申请单。公司凡需要购买物品的均需要填写采购申请单，相关部门负责人签批后交给采购部门进行采购。

3、审批。采购申请单首先由部门领导审核签字，生产总监在采购计划内审核批准，在采购申请单上签字，对大额的非经常性物资采购应当及时向总经理汇报。对超出采购计划的采购申请报财务总监批准，如果超出年度计划，应当经公司总经理批准。

4、确定供应商。采购部根据需求说明在供应商档案中选择成绩良好的供应商，通知其报价，或登报公告等方式公开征求供应商，采取竞标、邀标等方式确定供应商。

5、核价、签订供货合同。确定可能的供应商后，由采购部主管与其进行价格谈判，金额超过十万元的采购合同生产总监应参与谈判。公司财务部、审计部应定期到市场了解价格，并根据政府公布的市场价格及其它价格信息进行核价，对于公司长期使用的物质财务部应根据实际对市场的调查制订物资采购价格限定表。价格谈妥后，应办理定货签约手续。公司采购合同由生产总监或总经理签署，合同签署程序按照《合同管理办法》执行。

6、合同追踪。合同签订后，为保证供应商的如期、如质、如量交货，采购部主管应依据合约规定及时督促供应商按规定交运，如发现对方有违约现象，及时向生产总监报告，以便控制违约后果。

第四节采购与验收流程控制

第十四条公司采购的物资内容包括原材料、半成品、成品及低值易耗品。

（一）原材料、半成品、成品采购的要点

1、遵照采购部的工作方针及工作原则开展工作，以市场为导向，做到价比三

家，货比三家，保质、保量、保供应。

2、严格执行采购计划，根据物资使用部门的使用要求，保证质量和数量，不超计划采购。

（二）低值易耗品采购的要点

严格执行采购计划，质高、价低，及时满足供应。

第十五条所有物资验收应有采购员、仓库管-理-员、物资使用部门、质检部（根据物资检验需要）进行验收。

第十六条参加验收的人员应严格把关，不得徇私舞弊、弄虚作假，发现问题及时上报生产总监或审计部。

第十七条采购与验收流程：

1、发出订单。采购部根据物资管理使用部门提出的采购申请单向已签定合同的供应商发出订单，订单应当明确交货的时间、地点。若合同已约定上述事项的，可不再单独发出订单。

2、验收。物资到达后，应当由采购人员、仓库管-理-员、物资使用部门、质检部（根据物资检验需要）一同对供应商提供的物资进行现场验收。所有参加验收人员应当在验收单上签字。验收单一式三联。一联由采购部自存，一联交财务部，一联交供货单位。如果验收时发现有不符合要求的原料，由物资使用部门负责人填写退货单并注明退货原因，当即退货，并通知采购员补买。

3、登记库管账。仓库管-理-员对仓库保管的货物登记收、发、存明细账。

4、制单。会计根据现场验收确认的验收单以及供应商提供的发票编制记账凭证。每月底，会计应当将本月已验收入库但发票未到的采购物资暂估入账。供应商提供发票时再红字冲销。

5、记账。会计人员审核会计处理是否正确后确认记账凭证，生成账簿。

6、对账。会计应当每月按原材料大类与采购部门核对本月的出入库金额和月末余额。

第五节付款流程控制

第十八条公司按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和本流程的规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计准则的规定进行核算和报告。

第十九条按合同约定需要预付购货款的，由采购人员提供合同复印件并填写付款申请单，注明付款事由、合同编号、项目编号及名称、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号等，按批准物资采购的权限经财务总监、总经理批准后，交出纳办理预付货款业务。

第二十条公司每月末由会计与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。

第二十四条采购付款流程：

1、申请。采购物资结账由采购人员填写付款申请单，经生产总监审核，交财务总监、总经理依次审核、批准。

付款申请单后应当附上采购申请单，验收单、合法发票、合同等原始单据。

2、限额内批准。生产总监、财务总监、总经理根据其职责、权限和相应程序对付款申请单进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，批准人应当拒绝批准。