代理人合同借阅流程管理办法

代理人合同借阅流程管理办法

代理人合同的管理是全司代理人管理的基础。为规范代理人的管理，防范风险，明确公司客户中心和支持中心各部门的岗位职责，提高工作效率和执行力，个人代理事业部就各机构代理人合同借阅的条件、申请、审批、借出、审核、盖章、邮寄、回收等流程明确如下：

代理人合同借阅流程管理办法

一、借阅合同的条件

第一，各机构的代理人与我司发生诉讼或仲裁案件；

第二，各机构接到保监会和保险行业协会的检查通知。满足以上两种个条件之一即可申请借阅代理人合同。

二、借阅合同的申请

分公司填写“档案借阅单”（详见附件1）、“代理人合同借阅承诺书”（详见附件2）、代理人合同借阅明细（详见附件3）、总公司印章审批单（详见附件4），并将以上所填文件作为附件，向总公司个代部提出OA签报申请，报送总公司个人代理事业部。

注：签报内容中应详细写明借阅合同原因、保监会或保险行业协会的检查文件、分公司总经理室成员签字、借阅合同联系人、联系电话（办公和手机）、邮寄的地址、邮编等内容，以便总公司各部门能够与分公司沟通和联络，及时将借阅的代理人合同邮寄到分公司。

三、合同的审批

1、执行部门：总公司个人代理事业部

2、完成时限：2小时内

3、工作内容：对分公司提出代理人合同的借阅申请，进行审核。

审核通过，将OA签报分发总公司档案管理部、合规管理部、印章管理部。审核不通过，不予办理。

四、合同的借出

1、执行部门：总公司档案管理部

2、完成时限：4小时内

3、工作内容：依据分公司的代理人合同借阅明细，提取其存档的合同；打印并填写代理人合同借阅工作流转单；将合同和代理人合同借阅工作流转单送往合规管理部审核。

四、合同的审核

1、执行部门：总公司合规管理部

2、完成时限：6小时内

3、工作内容：审核完成代理人合同；打印分公司提交的印章审批单，在印章审批单上填写审批意见；填写代理人合同借阅工作流转单；将代理人合同、印章审批单和代理人合同借阅工作流转单送达印章管理部；审核不通过的代理人合同归还档案管理部。

五、合同的盖章和邮寄

1、执行部门：总公司印章管理部

2、完成时限：4小时内

3、工作内容：在印章审批单上填写审批意见；对代理人合同加盖公章；回收印章审批单；填写并留存代理人合同借阅工作流转单；将代理人合同寄往分公司。

六、合同的回收

1、执行部门：总公司档案管理部

2、完成时限：1个工作日内

3、工作内容：合同在借出1个月后，档案管理部督办分公司归还代理人合同；如需续借，由分公司填写续借单，上报档案管理部。

注：代理人合同借阅的具体流程图详见附件5；各部门需在接到流转通知时，填写代理人合同借阅工作流转单（详见附件6）。

特此通知

个人代理事业部

二零一零年七月七日

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