代理商会议流程管理

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代理商会议流程管理

目前几乎所有代理商都非常重视针对终端客户召开的各种会议，因为一场好的会议可以对代理商的年度销售甚至是未来发展都起到非常明显的促进作用。目前代理商在会议召开上可谓是使尽浑身解数，用尽各种花招，其结果也为我们呈现了很多非常成功的会议。现就内衣行业代理商会议的流程管理进行简单的分享，望在会议管理的规范上对大家有一定的启示作用。

代理商会议流程管理

一、确定会议目的

开会以前，我们首先明确的是我们开会的动机，是为什么而开会。一般而言，代理商举行会议，主要动机一般有以下几种：

1、招商，开发加盟客户；

2、新品发布及订货；

3、联络与终端客户感情，或感恩客户；

4、展示代理商实力或团队风采；

5、年度总结和颁奖，回顾代理商自身或品牌发展，规划未来方向，并评选出“优秀终端客户”，“优秀导购”等；

6、新政策的执行。

一场会议的动机可以不是唯一的，我们可以通过一场会议达到多个目标，但是目标之间一定要分清主次。

二、确定会议类型。

根据我们开会的动机，我们可以将代理商会议分为以下几种：

1、招商会：一般新品牌都需要招商，现在的招商会主要有两种呈现形式，一种是代理商以自己经营的多个品牌进行综合性招商，另一种为某某品牌专场招商会；

2、新品发布会：目前内衣市场，一般厂家都将新品分为春夏季和秋冬季，所以很多厂家和代理商在一年中通常会进行两次新品发布；

3、订货会：目前很多品牌实行订货制，一般订货会都是伴随新品发布同时进行；

4、培训会：根据代理商目的或终端需求的不同，最通常的培训为新产品知识培训、导购销售技巧培训、终端客户店铺管理培训等；

5、年终总结或联欢会：很多代理商会在年底召集终端客户举行总结会或联欢会，回顾过往，规划未来，并都优秀终端进行评定。

上述几种会议很多时候也以组合的形式出现，品牌在举行新品发布时，往往也会组织订货或培训。

三、确定会议主题。目前我们的众多代理商对召开各种会议都有非常丰富的经验，而越来越多的代理商非常注意会议的品味和内涵。会议主题通常代表我们想要传导的一种价值观，好的主题可以让客户在情感上产生共吟。

四、费用预算。主要包含住宿费、餐费、会场费、模特费、音响费、灯光费用、广告物料费用、礼品费、用车费、广告公司费用、其他费用等。

五、会议流程和会议政策的制定。根据会议的目的和主题，流程中可加入一些特别的环节，如终端故事、品牌发展故事、感恩环节、游戏环节等，以丰富会议的内容或增强互动性和趣味性。

六、会议的准备工作及分工

1、邀请函的发放和回执，确认参会人员、客户数量、用餐人数，并提前一周完成；

2、酒店预订：根据会议性质和内容的不同可选择不同的酒店。一般而言，招商会可选择档

次较高能够充分体现品牌档次和形象的酒店；如果是培训会则经济实用型即可，且会议重在培训的内容和形式上。酒店预订需考察酒店房间质量、环境，酒店餐饮状况，会场大小及房顶高度，舞台大小及高度。会场大小由参会人数决定，会场高度影响走秀灯光桁架的搭建，舞台的大小和高度影响T台和走秀效果。

3、广告公司及模特的接洽：需确定好灯光、音响、舞台、静态展、桁架、T台、模特、化妆师及会场布置方案，并选择好会议音乐或走秀音乐；

4、物料准备及跟进：首先主要是烘托会议氛围的物料，包括贵宾证、会议横幅、拱门、会议厅背景、静态展背景、迎宾台背景、三角架或X展架、易拉宝；其次是办公物料，包括文件袋、铅笔、笔记本、环保袋、签到本、签到笔、便签纸等；此外，可提前准备一些水果、点心、饮料等，供会议休息时使用；

5、会议资料的准备：主要包括会议流程表、订货合同、招商合同、订单、画册、企业简介、新品资料、招商手册、会场纪录资料等。

6、道具的准备及管理：形象道的准备，包括全身模特、旋转模特、灯模和灯模台、形象柜或中岛架、文胸衣架、家居服衣架、嘉宾牌、手提袋；办公道具的准备，包括幻灯片机、数码相机、订书机（钉）、计算器；组装工具的准备，包括螺丝刀、双面胶、菲黛尔品牌胶带等

七、会议样品的准备：安排专人负责准备样品及走秀所需的饰品和道具，并提前对走秀的样品、饰品、道具进行归类和编号。

八、会场布置：会场布置通常在会议前一天进行，主要包括舞台和T台的搭建，舞台

主背景、副背景布置，会场静态展布置，灯光桁架的搭建及灯光和音响的准备及调试，签到台布置，拱门搭建及横幅布置，会场X展架、易拉宝等宣传画的摆放、现场座椅摆放等等

九、会议现场工作及分工：

1、用车安排，安排专人进行车辆调度，负责接送客户；

2、前台接待，通常安排2人负责，工作包括前台指引、客户签到、资料发放、会场指引、房间安排及房卡发放及回收

3、酒店衔接，需安排专人负责与酒店方面的衔接，以解决会场出现的各种问题，如调试投影仪，临时打印指示牌或嘉宾牌等

4、餐饮准备，需安排1人跟进餐饮准备工作，以保证用餐准时、有序进行；

5、样品跟进，需安排人员进行样品的现场管理

6、协助穿衣人员，走秀过程中时间往往比较紧凑，一般需每个模特配备一名协助人员专门帮忙穿衣服

7、音控及灯控人员，虽然我们很多会议的音控和灯控都交给广告公司，但是现场最好安排

一名内部员工跟进广告公司工作，以保证走秀按照代理商的规划进行

8、拍照人员，专人负责拍照或摄影

9、现场服务，需安排人员进行现场秩序维护及现场服务。

十、总结

召开内部会议，对各方面工作进行总结或分析，找出不足，以期下次改进。

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