会议议程制定的相关阐述

关于会议议程制定的相关阐述

会议是人类自古就有的一种社会现象。即使在这个信息化飞速发展的社会中，人们交流信息的工具方式多种多样，会议这种最为普遍的交流形式并没有退出历史舞台，反而扮演着愈来愈重要的角色。它可以满足人们深层次的需求，人们在遇到种种难题和问题时都会选择用会议来解决。

一、会议流程与内容

任何一次会议的过程都可以大致分为会议筹备、会议组织和会议善后三个阶段。我主要阐述会议筹备阶段工作。

（一）确定会议内容

开展会议筹备工作的前提，就是在明确会议目标之下合理确定会议的内容，其重心就是确定会议的议题。这其中包括确定会议名称和会议议题。

（二）确定会议时间

会议在什么时间召开，开多久，这与会议的性质、议题、与会人员情况等因素息息相关。其中需要考虑到的有选择会议召开的时间、确定长短适中的会期和安排和拟制会议日程。

（三）选择会议地点

1、选择会议举办地点，考虑因素：政治经济等因素、交通环境等因素

2、选择会议举办场所，考虑因素：交通便捷度、场所大小、配置精良度、环境舒适度、成本是否合理以及服务是否周全。

（四）确定与会人员

与会人员的数量决定了会议的规模，与会人员的职级决定了会议的规格，同时会影响到会议的成本开销。所以，对与会人员的身份和人数作出对与会议内容相符合的限定，并在会议通知中予以明确，是不可忽略的工作。

确定与会人员意味着一要确定与会人员的名单，二要对与会人员进行分组。

（五）组建分配工作机构

本次我们所开的是省级大型会议，会成立相应的会务工作机构，明确职责分工，这样才能保证会议筹备工作有条不紊地进行。

我们的分工如下：学术组、行政组、财务组、现场管理组、宣传与节目组、其他服务组。

（六）编制会议预算

编制会议经费预算，就是将会议支出与收入作出科学的测算，列出明细，经上级审批后供办会过程使用，以保证会议的顺利进行。

1、会议经费预算原则：节俭办会、总量控制、确保重点、留有余地

2、做好会议预算：交通费用、场地租金、设备租金、住宿餐饮费、资料费、宣

传联络费、文娱活动费用、人工费用、其他杂费。

3、做好会议收入预算：会务费、赞助费、会议专款

4、形成经费预算方案：会议基本信息、会议开支项目

（七）布置会议现场

布置会场应当根据会议的性质与主题、规格与规模、会期与要求会议类型等多种因素综合考虑，精心布置，合理布局。

布置会场需要把选择会场的座位格局、排列会场的座次、排列其他人员座次、做好会场的装饰、摆好会场物品考虑进去。

（八）准备会议资料

任何一次会议的召开都离不开各种各样的资料，特别是此次的大型会议要准备的资料更是非常繁杂。举办会议文件性资料、准备会议宣传手册和会刊、准备会议服务性资料这些都是会议成功的必要条件。

（九）制作会议证件

会议证件是表明与会议直接有关人员的身份、权利和义务的证明。会议证件起到便于安全管理、交流联系、统计人数等作用。

（十）做好其他工作

除了前面介绍的会前工作，还有一些细节也不能忽略，比如对会议嘉宾的礼貌邀请，对礼仪服务人员的合理安排，特别是在会议筹备临近尾声时对各项准备工作的综合检查。

二、会议内容

（一）全体大会

1.结合玩具发展业的现状，介绍对玩具产业新发展的战略性思考

（二）并行会议

1.荡起双桨、回味童真、金色夕阳——玩具发展新方向

2.安全第一，质量为先——玩具产业责任与义务

3.拓宽渠道，多元化发展——玩具产业链发展

（三）交流会

1.国内外玩具产业经验交流会

2.玩具产业面临的困境、问题及对策的探讨

（四）学习参观

1.行业优秀产品展示与交流

（五）旅游

1.扬州瘦西湖半日游

三、岗位职责

我此次扮演的角色是制定会议议程。其实我对于这一块不陌生，早在之前我们就学过了秘书实务这门课，其中的制定接待外来宾客的行程也是一个重点。这块内容我把握的比较好，所以上手也快。虽说三日会议的议程与以前所学的有所区别，但用到的知识大同小异，再加上参考老师课上讲解的一日会议和三日会议表，把它们结合起来就可以了。

并行会议以前我们没有怎么接触过，所以就靠翻阅一些办会实务书和课上所讲内容来作业。

我们学术组的任务本来就比较少，也不是很复杂，由组长分工好后，各自执行，互相交流修改，基本都是很顺畅的合作完成。

四、问题与解决

上述讲到我们的任务比较轻松，没遇到什么难题，所以我认为用问题这个词更好。在最开始的时候，我所知道的消息就是领导组只确定了开会地点和会议的主题，这个地点还是比较概念话的，没有具体落实到酒店等其他信息。而我作为会议议程指定人这一重要角色，在不知道全面信息的情况下就要被催着说交出一份表格的初稿。刚被下达“命令”时，我觉得不可思议也有些搞笑，毕竟这算是一个真实地点真实会议的模拟，我需要酒店的具体到会议厅、餐厅、宴会厅这种名称信息，而最关键的是我连在什么酒店开会都不知道。我觉得这个会议表制的也算有趣的，无奈之下我也就只能把地点模糊化，就写大会厅、餐厅这种，一边做一边还要抱怨领导组的下发消息的力度和敲定会议基本情况的进度又弱又慢。

所以事后，我又跟领导组反应了这个问题，让他们及时把我需要的信息汇总给我，好在最后在他们的修改下圆满完成。

五、总结

我们本次的会议也算圆满落幕，大家合作的还是蛮愉快地。但通过这次大会和大合作，我发现每一级之间的下发指令的力度这一环节做的不好，单就我们一组就出现好几次失误。同时也很感谢老师给我们这么一次实践的机会，让每个人都能参与到。

该结束的终会结束，该记得的最终都会记得。

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