如何提高IT项目沟通效率有效沟通的技巧

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如何提高IT项目沟通效率有效沟通的技巧

提高IT项目的沟通效率，项目经理负有首要的责任。一个高素质的团队组织者和协调管理者所发挥的作用往往对项目的成败起决定作用，一个优秀的项目经理必然是一个善于沟通的人。

（1）建立彼此的信任和默契

IT项目是有期限的，当任务实现时，项目就宣告结束。因此项目团队是个临时的组织，团队成员可能从公司不同的部门抽调组成，还可能有项目提出方的现场代表。由于项目团队的个人背景各不相同，项目经理要提高项目团队的沟通效率，就必须建立团队成员间彼此的信任和默契。彼此间没有信任和默契，彼此间互相推委、指责，是谈不上提高沟通的效率的。

（2）沟通要有明确目的

沟通前，要弄清楚作这个沟通的真正目的是什么？要对方理解什么？漫无目的的沟通就是通常意义上的唠嗑，也是无效的沟通。确定了沟通目标，沟通的内容就围绕沟通要达到的目标组织规划，也可以根据不同的目的选择不同的沟通方式。

（3）善于聆听

沟通不仅仅是说，而是说和听。一个有效的听者不仅能听懂话语本身的意思，而且能领悟说话者的言外之意。只有集中精力地听，积极投入判断思考，才能领会讲话者的意图，只有领会了讲话者的意图，才能选择合适的语言说服他。从这个意义上上讲，“听”的能力比“说”的能力更为重要。

渴望理解是人的一种本能，当讲话者感到你对他的言论很感兴趣时，他会非常高兴与你进一步加深交流。所以，有经验的聆听者通常用自己的语言向讲话者复述他所听到的，好让讲话者确信，他已经听到并理解了讲话者所说的话。

（4）避免无休止的争论

沟通过程中不可避免地存在争论。IT项目中存在很多诸如技术、方法上的争论，这种争论往往喋喋不休，永无休止。无休止的争论当然形不成结论，而且是吞噬时间的黑洞。终结这种争论的最好办法是改变争论双方的关系。争论过程中，双方都认为自己和对方在所争论问题上地位是对等的，关系是对称的。从系统论的角度讲，争论双方形成对称系统，而对称系统是最不稳定的，而解决问题的方法在于变对称关系为互补关系。比如，一个人放弃自己的观点或第三方介入。

项目经理遇到这种争议中一定要发挥自己的权威性，充分利用自己对项目的决策权。

（5）使用高效的现代化工具

电话、视频会议系统、及时沟通系统、电子邮件、项目管理软件等现代化工具的确可以提高沟通效率，拉近沟通双方的距离，减少不必要的面谈和会议。IT项目的项目经理，更应该很好地运用之。

（6）避免项目沟通的陷阱，避免项目管理中的沟通失灵

当外部客户、内部直线经理不再信任项目经理，会突然出现指数形式增长的文书工作流，而且每个人都写“保护”备忘录，这时就出现“沟通陷阱”。一旦出现沟通陷阱，会有更多的文件、更多的沟通会议，客户扮演项目经理的角色，使沟通失效。

因此，解决“沟通陷阱”，须建立项目团队内部、外部的信任、配合与默契。

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