商务邮件注意事项

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商务邮件注意事项

　　今天来分享非常重要的内容，就是关于写邮件给全球客户必须注意的一些事项写好邮件给客户是一个很重要的事情，不是吗？以下是小编为大家整理的有关商务邮件注意事项，希望对大家有所帮助。

商务邮件注意事项

　　商务邮件注意事项1

　　因为我们 B2B 的操作就是一台电脑对着一台电脑

　　当然客户看不到你，你也看不到他，所以不容易就会信任对方

　　我今天来给大家分享写邮件或者回复客户邮件的一些技巧，简单一点的说一些技巧，希望能够帮大家，必须注意的技巧就是如下

　　1：及时有效的回复

　　很多同事都不这么快回复客户的邮件，可能因为很多原因，但是尽量早一点回复客户的邮件，我告诉你一个最简单的方法

　　A：收到邮件后如果你很明白邮件的内容，能马上报价，那就最好直接回复他， B:收到邮件后如果你是新手或者内容不是很清楚，你就做个简单的回复给客户，让他知道你已经收到了他的邮件，这样的做的意义就是表现你对客户的尊重，然后问你的老的同事或者负责报价的人，然后尽量在两个小时内给客户很专业的回复（请注意美国的询盘最好晚上下班后回家睡觉前回复）

　　2：表现专业

　　当你收到客户的邮件或者写邮件给客户的时候尽量表现你很专业的，对产品的很了解，就算客人没有问到很多知识，你自己可以写多一点东西让他知道你非常专业，而且最好用一些专业一点的商务英语词语（建议多多看看马克老师商务英语课程-在阿里巴巴外贸圈）

　　3：不要很着急

　　很多同事在刚刚认识客户的时候就去问他要买多少数量，这个不是很对的，最好你要先了解客户的一些事情，一些信息，让客户对你有一种安全感，外国客户如果你直接问他你要买多少数量，客人会有一点反感（这个是我个人的意见）,（尽量把客户从客人的角度拿到朋友的角度）

　　我一般不会在前段问客户你要买多少数量，我一般首先都会问客户是哪里来的，有没有在中国采购过，是不是第一次在中国采购，多一点跟客户聊天一些跟生意没有关系的'话题，让客户感觉我不一样的，让他感觉我是很特别的业务员，不是那种很着急接单的，当客户对我有了安全感之后，我就开始把我的条件告诉他，比如起订量，交货期，等等（建议多多学习各国文化背景）

　　4：不要用公用邮箱

　　比如 hotmail ，yahoo ，Gmail ，因为这些都是公用的邮箱，最好用你们企业邮箱，这样的客人会更有安全感，会感觉你是个存在的企业

　　5：文字

　　请你尽量不要用彩色的字，尽量不用大写（除非中东人的开发信），尽量用同一个写法，

　　除非有个很重要的事情要提醒客户，你就可以大写或者彩色，但是在一般的情况下就尽量用一模一样的 FONT

　　6：祝福节日

　　尽量多一点去了解国外的那些主要节日，在那些节日里写个邮件给客户祝福一下

　　你想做好外贸吗，你就必须提供你的文化水平。

　　对过国外的了解不少东西，这样的你就不会失去任何的机会为了让你的客户对你更有安全感，更有趣

　　7：SHORTCUT

　　根据我接触这么多外国客户，接触不少国家的客户，我发现很多客户对那些用 shorcut 的业务员不是很感兴趣，很多业务员在写邮件的时候就用那个方法 THX 代表 thanks ，wlc 代表welcome ，HOW R U ? 代表 HOW ARE YOU ?

　　其实我不少客户跟我说过了，在欧美用这个方法写邮件给客户，给客户感觉你是个很懒的人，都想把所有的事情做个很简单，客户觉得你也会对他的产品也用一样的方式来做个很简单的产品

　　所以尽量你写邮件或者回复邮件不要用这个shorcut的方式，特别如果是新客户的话（建议用正确一点正式一点的英文）

　　免得让客户感觉你是个很 lazy 写字的业务员的

　　8：细节决定成败

　　发邮件之前再一次认真仔细看你写的邮件的内容，尽量写比较标准的语法和单词，会有很大的帮助。

　　请注意：这些事项是我个人的想法，不一定是100%对的，因为每一个人做的行业做的产品都不一样的，所以有的时候不一定我说的这些东西是100%对的，但是对我来说我基本上都会注意这些东西

　　希望大家能够做的更好，接更多订单。

　　商务邮件注意事项2

　　一、关于主题

　　主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

　　1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

　　2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的标题。

　　3.. 最好写上来自XX公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

　　4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

　　5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

　　6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“X !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

　　7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

　　8. 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

　　二、关于称呼与问候

　　1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度

　　邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

　　如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xx-x”，显得很熟络。

　　关于格式，称呼是第一行顶格写。

　　2． Email开头结尾最好要有问候语

　　最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

　　结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

　　俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

　　三、正文

　　1. Email正文要简明扼要，行文通顺

　　若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

　　Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

　　正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

　　2. 注意Email的论述语气

　　根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

　　尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

　　电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！

　　3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

　　如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

　　4. 一次邮件交待完整信息

　　最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

　　5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

　　这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

　　在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

　　6. 合理提示重要信息

　　不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

　　7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

　　对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

　　8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

　　Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)

　　四、附件

　　1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

　　2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

　　3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

　　4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

　　6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，

　　五、语言的选择和汉字编码

　　1. 只在必要的时候才使用英文邮件

　　英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

　　2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

　　如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

　　3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

　　4. 选择便于阅度的字号和字体

　　中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

　　不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

　　不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。

　　六、结尾签名

　　每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

　　1. 签名信息不宜过多

　　电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

　　引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

　　2. 不要只用一个签名档

　　对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

　　3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

　　七、回复技巧

　　1. 及时回复Email

　　收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

　　对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

　　如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

　　如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

　　2. 进行针对性回复

　　当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

　　3. 回复不得少于10个字

　　对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

　　4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

　　如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

　　对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

　　5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）

　　如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

　　如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。

　　如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

　　点击“回复全部”前，要三思而行！

　　6. 主动控制邮件的来往

　　为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

　　八、正确使用发送，抄送，密送

　　要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）

　　1． To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

　　2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

　　3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。

　　4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

　　5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

　　6、转发邮件要突出信息

　　在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

　　如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

　　不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

　　邮件发送技巧：TO, CC, BCC（收件人、抄送、密送）

　　TO（收件人），CC（抄送），BCC（密送）都放谁哟？

　　1. 发送会议记录

　　俺们这样的.小助理，经常要做各种会议记录，与会者，有该来的没来，有不该来的来了的，以前我都乱发一气，把他们全部都放到收件人一栏里，抄送栏里只放我的直属上司。 To（收件人）一栏，放的是所有到场的与会者，不管该来的还是不该来的，只要出席会议，就有权收到会议记录；CC一栏，放的那些应该知道会议内容的大领导，集团董事，总经理，以及那些应该来开会而没来的。

　　从那以后我一直按照这个原则发送会议记录，前一阵子，我老板夸我发邮件很专业。

　　2. 发送通知，内部通讯录等知会性文件

　　以前，我觉得这些东西所有人都应该知道，把公司所有有邮箱的人全部放到收件人，每次都觉得头昏眼花，而且那会儿不会设置outlook群组。而且感觉把总经理也放到收件人一栏不太合适哎。

　　现在，发送这些知会性文件，我在收件人一栏里放所有部门经理的邮箱，并在邮件内容里提到“please share with your department”，接着在抄送栏里先放上总经理，我老大，等这些领导，然后（这也很关键哦）再放上各部门行政助理，因为是知会性文件，部门行政助理有这个责任帮助部门经理将信息传达给大家。

　　3. 给单个部门外的同事或领导发邮件

　　有时，别的部门会向我咨询一些信息，回复的时候收件人当然是那个同事或领导，抄送一栏里，我必定要放上我的直属上司，这至少有三个含义：一个是体现对上司的尊重；二是CC给上司他没有反应表明通过他批准了（如果他不批准，马上会回复澄清，而不会被蒙在鼓里，把上司蒙在鼓里然后还被上司知道的下场，很恐怖的）；三是让上司知道你都干了什么，不做默默奉献的老黄牛。

　　此外，抄送一栏里还要放上对方上司的邮箱，这个道理和上面是一样的，如果这位同事做了什么不该做或越权的事情，TA的领导知道了不仅仅会迁怒于那个同事，也会迁怒于你，虽然不是你的上司，也不要得罪的好。

　　而且，如果是要求对方做的事，你抄给自己领导是为了以后领导能保护你，抄给对方领导是给对方一个威慑力。

　　同样的，回答客户或者供应商的问题，我也是这么做的。 BCC（密送）我稍候讲哈门道二——附件要谨慎

　　不知道大家是不是都跟我一样，在初入职场的时候总是丢三落四的。有一次一个大领导管我要一个文件，我毕恭毕敬发了过去"Dear Mr....please see the attached...."，不到5秒钟，他立马回复"Where???"这一连串的三个问号害我做了好几天噩梦。

　　所以在发送带有附件的邮件之前，收件人、抄送栏里我都是空白的，先写邮件正文，然后附附件，仔细检查了一遍确认无误然后再挨个放上收件人、抄送，最后再看一遍，检查一下附件是否准确，然后再发出去。

　　还有一个小诀窍哈，只要设置了outlook的电脑，对你要发送的文件点右键，就会有一个“发送到——邮件接收者”，然后就自动跳转到发邮件页面，附件也自动附上了，速度快又准确。缺点是这样发送邮件的话，原来设置的签名就没有了，而且只能发送出去后才能再回到outlook收件箱，很多大公司要求设置标准邮件签名的，尤其是对外邮件，所以这个只适合内部发送文件。

　　门道三——BCC（密件抄送），危险又迷人

　　之所以说BCC迷人，因为确实觉得很有意思，你能在收件人不知道的情况下神不知鬼不觉抄送给其他人。

　　那会儿，在餐厅吃饭偶尔听到一个销售部的助理抱怨要给二百多个客户发产品信息，又不能让对方知道还发给别的客户了，不停的转发转发，一天不干别的了。我很奇怪问她，为什么不用BCC？她问BCC是什么呀。我详细跟她说了，她乐坏了，说原来邮箱还有这个功能，那她就好办了。

　　BCC，有时别的部门领导或同事问一些比较隐晦的信息，而又不方便公然把我老板放在抄送栏，就可以用这个功能。领导能做到心里有数。

　　之所以危险是因为outlook里还有一个“全部答复”的功能，你将那个人放到密件抄送里，当然不想让收件人知道你发给密件抄送的人，而密件抄送的那个人有时没注意看自己的位置在哪里，事情到节骨眼儿上一着急就答复所有，这样你的小心计就付诸东流了。

　　曾经有一次，两个部门经理打架，在邮件上争得不可开交，不同的是甲密抄送给总经理了（估计心里的小九九是让总经理了解事情真相），而总经理一着急就直接答复所有澄清这事，乙则怒了，觉得这么小的事情还BCC给总经理，这个甲也太小人了，从此和甲结下了不解之仇，到现在还无法坐到一个会议室开会。

　　所以BCC的时候，最好提前知会一下被BCC的那个人，说明是密件抄送给TA的，如果TA要介入，谨慎一点。

　　补充一点——“收件箱”“已发送”邮件分类整理

　　我想，大多数用邮箱的应该都很好的将收件箱分别建立文件夹，分类管理邮件，有个小诀窍要说一下哦，发送邮件也应该分类管理。

　　收到的邮件多，发出去的自然也不少。发送出去的邮件，可是各种白纸黑字的凭证，只要是发送出去工作邮件我都分门别类弄好。

　　前几天，有个马大哈经理第三次管我要一份文件，他总是不愿意自己整理邮件，更懒得在自己的电脑里找，把我当免费数据库了，我对此很反感。我生气，但我指责他是不对的。于是我把之前第二次给他发送的邮件找出来，在那邮件的基础上再转发一次给他，然后CC给我上司。

　　开会的时候，上司特意提醒那经理，以后文件分门别类保存好，别让XXX（我）老给你发，做这种重复的工作，浪费她的时间。哦也，胜利。这要归功于我把发送的文件也都分类整理，省去了找来找去。