接待工作注意事项

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接待工作注意事项

一、接待环境要求：

（一）提前了解天气情况，根据天气情况准备出行工具；

（二）所有厂区环境必须干净整洁；

（三）需要参观车间时，成产大楼和车间内部必须整洁、有序、符合生产卫生要求；

（四）附近社区的环境不需干净整洁；

（五）必须确保社区、厂区的安全；

（六）公司领导、员工服装和行为符合规范；

（七）欢迎标语牌：“热烈欢迎XXX一行莅临XX视察指导（参观考察）；

（八）提前检查内外部绿化、鲜花等摆放是否符合标准；

（九）对于临时来访的客人，认真核对身份无误后，给予热情安排；

二、接待行程安排表要求：

（一）接待形成安排表或备忘录需排上文件号：﹟﹟(公司名)接待﹟﹟号

（二）来访人员若是政府人员，行程安排表格表式为：﹟﹟市（县）人民政府、

中共﹟﹟市（县）委书记

（三）接待行程安排表格式需一致、字体选择、大小等需严格按照要求执行

三、会议室内部布置：

（一）按人数要求安排桌椅、茶水、纸笔、水果、企业介绍资料；

（二）提前控制好室内温度、照明；

（三）提前准备好企业宣传片、幻灯片、图片并试放，确保无误；

（四）提前准备好产品展示工作；

（五）提前在会议室准备好幻灯片欢迎标语；

（六）会议室内部的绿化；

四、住宿安排：

（一）视具体情况预定不同标准的酒店，合理安排客房；

（二）接待人员须提前拿好房卡、在房间内布置水果、欢迎卡片、公司介绍及住

房安排表，表中注明入住人员姓名、房间号、房间电话、酒店总机及近几日南京城市天气预报；

（三）安排妥当后，带来访人员到达后，接待人员将房卡转交，并告之早餐用餐

时间和地点；

五、参观安排：

（一）参观游览日程安排应与来宾进行协商，提前制定相应参观路线；

（二）参观游览过程中，须注意宾、主双方人员的疲劳程度和安全；

（三）若参观著名景点，接待人员需提前联系好景点导游；

（四）来访人员若有外宾，需提前安排好翻译人员。以便于更有效地沟通；

六、外宾接待的特殊要求：

（一）会场布置要求摆放中外两国的国旗；

（二）需要给客人安排现磨咖啡；

（三）需要准备部分点心；

（四）需要提前安排好翻译。

接待工作应注意的三个问题2017-03-17 20:55 | #2楼

一、接待中可能出现的突发事件有哪些？

接待中可能出现的突发事件从大的方面分：主要包括时间上的不定性、对象上的复杂性、日程上的随机性、工作上的紧迫性、事件上的突变性。由于时间上的不定性，就要预防为主，常备不懈，随时应对，不出纰漏；由于对象上复的杂性，就要对住宿房间、餐饮安排、迎送车辆等通盘考虑，搞好预留，利于调剂；由于日程上的随机性，要对接待对象的时间、会议场所、就餐时间、就餐地点、就餐方式等因素充分预想和安排；由于事件上的突变性，要对接待中的电力供应、信息通讯、保卫保密、卫生防疫、信访接待、交通疏导等，逐个制定预按，逐个成立小组，严密排查，不留隐患，确保安全；由于工作上的急迫性，要在短时间内集中起必要的人力、物力、财力，保持通讯联络的畅通，确保能够按时到岗到位；

二、如何处置接待中的突发事件？

一要摸清底数。把握突发事件接待全局，对接待场所的各种设施登记造册，整合接待资源，包括接待中的客房、餐厅、会议室、卫生间、电梯间、楼道等，包括接待中的考察点、停留点、座谈点、观摩点等，包括接待中的来访目的、客人情况、主要任务等，都要提前摸清情况，并随时掌握变化情况，做到心中有数。二要制定预案。无论大小接待，都要制定应急预案，尤其是针对接待中时间的不定性、对象的不定性、日程的不定性、事件的不定性等，要备好预案，以应对突变。三要抓住细节。小事决定形象，细节决定成败。要认真细致地完善接待过程中的每一个环节，如迎送地点、联系人、联络方式、线路的确定、车辆路况、警卫 —1—

布置、天气情况，都要考虑周全；客房的室温、水温，床上用品的颜色、图案，客人饮食习惯，都要做深入细致的调查了解和具体安排。四要做好考察。在制定好接待方案的基础上，对接待过程要进行全程实地考察，对重大接待任务，要提前进行模拟演练，如行车路线、停车位置、沿途情况等都要扎扎实实做到家、做到位。五要搞好配合。对接待场所的电力供应、信息通讯、保卫保密、卫生防疫、信访接待、交通疏导等环节要细致严谨，明确责任，把各项工作措施落实到相关场所、相关机构和相关人员，形成响应联动机制。

三、如何提高接待应急能力？

一要注重学习。注重学习政策知识，熟知相关理论；注重学习专业知识，提高接待能力；注重学习现代知识，应对突发事件；注重学习社会知识，适应接待需求。二要注重效率。坚持“又快又好”的工作理念，把“效率就是生命、效率就是形象、效率就是工作”贯穿接待工作始终，无论什么情况，要反映敏捷、处置及时。三要注重实践。要在实践中学习接待知识，掌握接待技能，提高接待水平，实现学习和实践的完美结合。四要注重总结。学思结合，知行合一。对每一次接待活动完成后，都要认真总结。既要总结成功经验，又要总结不足教训，不断提高处置接待应急事件的能力和水平。

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