各类活动的举办流程及注意事项

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各类活动的举办流程及注意事项

一、举办活动主要流程

1、确定活动主题与活动形式；

2、拟写活动策划书；

3、提交给分管副主席进行审核；

4、提交给团委指导老师进行审核；

5、批准后将活动计划书交给秘书处备案，并进行筹备；

6、执行活动计划；

7、完成活动总结；

8、将所有活动材料交给学生会主席及分管副主席进行审核；

9、提交至团委指导老师和秘书处备案。

附注：各部门干事在举办活动中如有任何疑问应及时请教各部门部长，各部门部长应负责及时解答。如部长也不清楚可向团委指导老师或学生会主席及分管副主席咨询，切勿盲目从事，本着不清楚就提问的原则，不要怕问人，否则一切后果自己负责。

1. 如何确定活动主题？

答：活动主题与活动形式的选定可以自由发挥，合理合法积极向上即可。也可以依照临近的节日进行开展。且干事们应具有警觉性，比如国庆节、南京大屠杀纪念日、五一劳动节等一些具有重大意义的节日或纪念日，干事们应自发的开展活动进行纪念。

2. 活动的主题是否越大越好？

答：不是，活动的主题应从小方面着手，从贴近学生生活的方面入手，否则就不具有重点，不容易开展。比如母亲节的活动主题，这个主题比较大，干事可以从某一个方面入手，如写一封家书，母亲节感恩短信就是比较适中的主题，而且比较容易开展。

3. 关于部分活动材料的制作问题。

答：横幅、喷绘海报等宣传材料均必须在学校指定的汇丰印务进行采购，否则不予报销。与汇丰印务的联系工作由宣传部的邹晓静负责，可与邹晓静直接联系，但需经主席批准。

打印、复印纸质材料均必须在北区南门的江淮文印进行，签团委指导老师周莹莹老师的名字。同样打印、复印前需经主席批准。

4．如何确定活动的形式？

答：活动的形式应贴近生活，容易实现，这是首先要想的地方。其次还要具有一定的创新，避免雷同这样可以提高这个活动的参与度。最后还应考虑经费问题，就是如何用最少的钱实现最好的效果。

5．提交的报告的形式是什么？

答：原则上为实现无纸化办公，一般全部提供电子稿，若需要提供纸质稿，到时候会注明。提交电子稿时一般选择 U 盘或者邮件的传输方式，纸质稿一般选择 A4 纸打印。

6.活动计划应包括什么基本内容？

答：活动计划包括活动背景、活动主题、活动形式、活动时间、活动地点、参与者、组织者、活动意义、活动内容、活动的具体流程与详细安排、有的还包括奖项设置活动经费的预算明细等。其中活动的

意义与活动的具体流程与详细安排是重点部分。一般在3页纸左右，要求语言简练。

7.活动时间如何确定？

答：活动时间的选择一般是星期一至星期五的无课程安排的时候，如果有课程安排，必须以上课为首要任务且尽量避免与其他社团的活动产生冲突，否则参与的人数会受到影响。如果其他社团也在同一时间举行活动，可以与对方进行协商尽量互不干扰。

8.活动的地点如何确定？

答：活动的地点是校内。如果在学校内举办活动需要使用学校的教室以及多媒体设备，需要提前提交《场地使用申请书》。如果在校外举办也需要提前提交《外出活动申请书》并获得批准（一般不去校外）。

9.场地申请表如何填写？

答；场地使用申请表填写时申请院系部门因填写为“学生会 XX 部” ；人数预估一下；使用时间应具体到分钟，如“2011 年 3 月 12 日 17:00-20:30” 如使用地点应具体到教室号如 “202 教室” 。使用内容只要写一个活动的名称即可，若果要使用多媒体设备，需要注明： “需要使用多媒体设备” ；经办人签自己的名字，其他都不需要填写。提交申请书需要打印出来使用黑色水笔填写，另外还需要同时提交一份活动计划。

10.活动的经费预算如何填写？

答：活动的经费预算应该合情合理，且用表格的形式在计划书上列出的具体的开销。填写前，应先去市场了解相关商品的价格信息，且应

提交给团委指导老师，经她同意后才能购买相关材料。否则一切开销自己承担。购买时先自己支付后凭发票进行报销（实报实销、专款专用）。

11.关于发票？

答：在经批准后，按照计划书上所写内容，去市场购买相关材料时。应叫商家开出正规发票，且在发票上标出所买商品的明细，不能笼统概括为文具或者食品之类的项目。如果发票上的商品的种类过多不能依次在发票上表示，则请要求商家开出产品明细清单，且在明细单上加盖商家的“发票专用章”或者 “财务专用章” （椭圆形）。否则不能报销的经费自付。

12.关于在超市或者其他大型超市购买物品？

答：在超市购买物品时，所开的物品购买明细清单上一般不能提供财务专用章，所以请在购买物品种类超过 3 样时，分次结账，每次结账时物品种类不超过 3 样，且每次结账时都需在发票上，将每一项商品的明细都列出来，不能进行笼统的概括。否则不能报销的经费自付。

13.报销时的注意事项有什么？

答：不能开具定额发票，因为假发票较多。购买时应选择大型商家这样碰到假发票的风险比较小。结账前也应先问清楚能不能开具正规发票，避免不必要的纠纷。且注意一个原则实报实销，专款专用。

14.写活动计划应注意什么？

答：写活动计划前应先与部门内的干事以及部长合作讨论，避免走弯

路。写完活动计划后应提交给学生会分管副主席进行审核，待同意后方可提交给团委指导老师不得越级上报。最终批准后交至秘书处备案后，即可开展活动。

15.关于活动的举办？

答：活动的举办应按照活动计划书上所述内容进行，如果部门干事人数不足，可以和部长提出，请其他部门的干事一起帮助完成。活动举办的过程中安全第一。部长应在活动部门中起到监督作用，如果出现问题，部长为第一负责人。应对整个事件负责。活动期间，分管副主席必须到场。

16.如何邀请其他的同学或者老师参加？

答：邀请其他的同学参加，可以以海报的方式直接招募，也可以以学生会的名义进行邀请，但是以学生会的名义进行邀请，必须和学生会的主席提前说明，由学生会主席出面协调。如果邀请老师参加应该先和团委指导老师提前提出，否则有失礼仪。

17.如何书写活动总结？

答：活动总结应包括活动举办的概况，感受，意义，成功的地方，不足地方，以及今后要是再次举办此类活动需要改进的地方。其中前三点是重点要写的地方。在活动总结的最后附上活动举办时精彩的照片。如果有人获奖还要附上获奖的名单，包括奖项、姓名、所在班级。

18.关于照片的记录？

答：举办的活动一般都需要活动当时得照片，可以在举办活动之前和秘书处申请，请秘书部的人来参与活动的拍照工作，也可以自己使用

相机进行记录，使用过程中应注意财物的安全。照片经整理后应该随活动总结一起上交。

19.一个活动如何收尾？

答：举办完一个活动应该及时进行新闻宣传，要求至少要在团学网站、人人主页、官方微博上发布宣传信息，要求发布时间不得超过活动结束后2天。团学网站的账号由钱佳彤和沈梦玲负责，人人主页、官方微博由熊玮负责，活动结束之后，由举办活动部门将新闻稿写好，交予上述负责人进行审核，审核通过之后，公布宣传。书写 “活动总结” ，最迟不超过 3 天，提交时应先交给学生会主席进行审核，再交给团委指导老师，最后交给秘书处备份保存。

20.对于分管副主席在活动中的规定。

答：要求分管副主席在自己分管部门所举办的活动当中，必须起到监督作用。要求其贯穿于活动进行的始终。要对活动策划进行审核，监督活动举办，举办时本人必须到场，并催促活动的后期宣传及总结。

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