学生会学生活动举办流程与注意事项

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学生会学生活动举办流程与注意事项

一、举办活动主要流程

学生会学生活动举办流程与注意事项

1、确定活动主题与活动形式；

2、拟写活动策划书；

3、提交给分管副主席进行审核；

4、提交给团委指导老师进行审核；

5、批准后将活动计划书交给秘书处备案，并进行筹备；

6、执行活动计划；

7、完成活动总结；

8、将所有活动材料交给学生会主席及分管副主席进行审核；

9、提交至团委指导老师和秘书处备案。

附注：各部门干事在举办活动中如有任何疑问应及时请教各部门部长，各部门部长应负责及时解答。如部长也不清楚可向团委指导老师或学生会主席及分管副主席咨询，切勿盲目从事，本着不清楚就提问的原则，不要怕问人，否则一切后果自己负责。

1. 如何确定活动主题？

答：活动主题与活动形式的选定可以自由发挥，合理合法积极向上即可。也可以依照临近的节日进行开展。且干事们应具有警觉性，比如国庆节、南京大屠杀纪念日、五一劳动节等一些具有重大意义的节日或纪念日，干事们应自发的开展活动进行纪念。

2. 活动的主题是否越大越好？

答：不是，活动的主题应从小方面着手，从贴近学生生活的方面入手，否则就不具有重点，不容易开展。比如母亲节的活动主题，这个主题比较大，干事可以从某一个方面入手，如写一封家书，母亲节感恩短信就是比较适中的主题，而且比较容易开展。

3. 关于部分活动材料的制作问题。

答：横幅、喷绘海报等宣传材料均必须在学校指定的汇丰印务进行采购，否则不予报销。与汇丰印务的联系工作由宣传部的邹晓静负责，可与邹晓静直接联系，但需经主席批准。

打印、复印纸质材料均必须在北区南门的江淮文印进行，签团委指导老师周莹莹老师的名字。同样打印、复印前需经主席批准。

4．如何确定活动的形式？

答：活动的形式应贴近生活，容易实现，这是首先要想的地方。其次还要具有一定的创新，避免雷同这样可以提高这个活动的参与度。最后还应考虑经费问题，就是如何用最少的钱实现最好的效果。

5．提交的报告的形式是什么？

答：原则上为实现无纸化办公，一般全部提供电子稿，若需要提供纸质稿，到时候会注明。提交电子稿时一般选择 U 盘或者邮件的传输方式，纸质稿一般选择 A4 纸打印。

6.活动计划应包括什么基本内容？

答：活动计划包括活动背景、活动主题、活动形式、活动时间、活动地点、参与者、组织者、活动意义、活动内容、活动的具体流程与详细安排、有的还包括奖项设置活动经费的预算明细等。其中活动的

意义与活动的具体流程与详细安排是重点部分。一般在3页纸左右，要求语言简练。

7.活动时间如何确定？

答：活动时间的选择一般是星期一至星期五的无课程安排的时候，如果有课程安排，必须以上课为首要任务且尽量避免与其他社团的活动产生冲突，否则参与的人数会受到影响。如果其他社团也在同一时间举行活动，可以与对方进行协商尽量互不干扰。

8.活动的地点如何确定？

答：活动的地点是校内。如果在学校内举办活动需要使用学校的教室以及多媒体设备，需要提前提交《场地使用申请书》。如果在校外举办也需要提前提交《外出活动申请书》并获得批准（一般不去校外）。

9.场地申请表如何填写？

答；场地使用申请表填写时申请院系部门因填写为“学生会 XX 部” ；人数预估一下；使用时间应具体到分钟，如“2011 年 3 月 12 日 17:00-20:30” 如使用地点应具体到教室号如 “202 教室” 。使用内容只要写一个活动的名称即可，若果要使用多媒体设备，需要注明： “需要使用多媒体设备” ；经办人签自己的名字，其他都不需要填写。提交申请书需要打印出来使用黑色水笔填写，另外还需要同时提交一份活动计划。

10.活动的经费预算如何填写？

答：活动的经费预算应该合情合理，且用表格的形式在计划书上列出的具体的开销。填写前，应先去市场了解相关商品的价格信息，且应

提交给团委指导老师，经她同意后才能购买相关材料。否则一切开销自己承担。购买时先自己支付后凭发票进行报销（实报实销、专款专用）。

11.关于发票？

答：在经批准后，按照计划书上所写内容，去市场购买相关材料时。应叫商家开出正规发票，且在发票上标出所买商品的明细，不能笼统概括为文具或者食品之类的项目。如果发票上的商品的种类过多不能依次在发票上表示，则请要求商家开出产品明细清单，且在明细单上加盖商家的“发票专用章”或者 “财务专用章” （椭圆形）。否则不能报销的经费自付。

12.关于在超市或者其他大型超市购买物品？

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答：在超市购买物品时，所开的物品购买明细清单上一般不能提供财务专用章，所以请在购买物品种类超过 3 样时，分次结账，每次结账时物品种类不超过 3 样，且每次结账时都需在发票上，将每一项商品的明细都列出来，不能进行笼统的概括。否则不能报销的经费自付。

13.报销时的注意事项有什么？

答：不能开具定额发票，因为假发票较多。购买时应选择大型商家这样碰到假发票的风险比较小。结账前也应先问清楚能不能开具正规发票，避免不必要的纠纷。且注意一个原则实报实销，专款专用。

14.写活动计划应注意什么？

答：写活动计划前应先与部门内的干事以及部长合作讨论，避免走弯

路。写完活动计划后应提交给学生会分管副主席进行审核，待同意后方可提交给团委指导老师不得越级上报。最终批准后交至秘书处备案后，即可开展活动。

15.关于活动的举办？

答：活动的举办应按照活动计划书上所述内容进行，如果部门干事人数不足，可以和部长提出，请其他部门的干事一起帮助完成。活动举办的过程中安全第一。部长应在活动部门中起到监督作用，如果出现问题，部长为第一负责人。应对整个事件负责。活动期间，分管副主席必须到场。

16.如何邀请其他的同学或者老师参加？

答：邀请其他的同学参加，可以以海报的方式直接招募，也可以以学生会的名义进行邀请，但是以学生会的名义进行邀请，必须和学生会的主席提前说明，由学生会主席出面协调。如果邀请老师参加应该先和团委指导老师提前提出，否则有失礼仪。

17.如何书写活动总结？

答：活动总结应包括活动举办的概况，感受，意义，成功的地方，不足地方，以及今后要是再次举办此类活动需要改进的地方。其中前三点是重点要写的地方。在活动总结的最后附上活动举办时精彩的照片。如果有人获奖还要附上获奖的名单，包括奖项、姓名、所在班级。

18.关于照片的记录？

答：举办的活动一般都需要活动当时得照片，可以在举办活动之前和秘书处申请，请秘书部的人来参与活动的拍照工作，也可以自己使用

相机进行记录，使用过程中应注意财物的安全。照片经整理后应该随活动总结一起上交。

19.一个活动如何收尾？

答：举办完一个活动应该及时进行新闻宣传，要求至少要在团学网站、人人主页、官方微博上发布宣传信息，要求发布时间不得超过活动结束后2天。团学网站的账号由钱佳彤和沈梦玲负责，人人主页、官方微博由熊玮负责，活动结束之后，由举办活动部门将新闻稿写好，交予上述负责人进行审核，审核通过之后，公布宣传。书写 “活动总结” ，最迟不超过 3 天，提交时应先交给学生会主席进行审核，再交给团委指导老师，最后交给秘书处备份保存。

20.对于分管副主席在活动中的规定。

答：要求分管副主席在自己分管部门所举办的活动当中，必须起到监督作用。要求其贯穿于活动进行的始终。要对活动策划进行审核，监督活动举办，举办时本人必须到场，并催促活动的后期宣传及总结。

学生会举办活动基本安排及注意事项2017-03-17 20:02 | #2楼

一、活动宣传以及选手报名：宣传要求张贴海报以及向个班级发送通知两种方式。如果有可能，到各个班级宣传则更好。登记选手基本信息，有姓名、班级、联系方式。适当信息可以根据情况添加。

要求：海报内容要明晰参加要求，报名方式，负责人员的联系方式。最主要的是活动的参与时间一定要突出明确。个班级负责人员以及，个班级上交参赛人员名单的截至时间，地点等。

二、活动规则：要求详细，明确如评分细则，活动流程规则等等。（以部长撰写为主，也可以由干事代笔，但是部长要审核）。

三、比赛前举办部门内部会议：

1、商量比赛的基本流程，有求举办部门人员都要清晰的了解活动流程；

2、其次，商讨活动的相关规则及环节，如有不合适，可以适当的修改；

3、再者，确定活动所需人员支持，以及相关人员的相关具体工作，要求确定每一位工作者的本职工作。

4、如果参加选手过多，可以商讨进行一轮初赛。

四、比赛前所有成员会议（包括选手，举办部门，工作者）

1、再一次确定选手参加情况，如果有临时退赛者，可以全面的了解选手的参与率，避免了比赛时选手不到场的情况。

2、向所有选手说明活动的基本流程，以及相关的规则，以及是否要求选手自带观众，着装，以及台上的表现形式等。确定彩排时间。如果是一般的活动，一次彩排即可，时间可以确定为比赛前一小时，如果流程复杂，最好有较长的彩排时间，最少要彩排两次，但是两次可以连续进行。确定活动所有人员单场时间，工作人员要提前四十分钟到场，参加者要提前半小时到场。需要参加者在活动最后一次彩排时确定相关音乐，并且要上交音乐复带。

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3、向所有的工作人员说明他们各自的工作。基本常项有一下几点：

一、办公室及学科部：统分人员(最少三名）：一位人员专门收打分条以及像主持人递送得分结果（要求收分，递分及时），两位统计得分（要求算分速度要快，要在三分钟之内算出结果，并且准确率要高）。如果算分较多，可以适当的添加算分人员，但不宜过多。额外，在活动开始之前，要负责参加选手的签到，以及工作人员的签到。活动结束之后要负责签退。

二、体育部、治保部、实践部：主要负责现场的秩序（最少五人）：会场的四个拐角分别安排一位人员，在活动时维持现场秩序，如主持人发生错误，现场观众起哄，要及时的制止，在适当的时候可以带动现场秩序，以及在活动立场之前，安排大家有秩序的离场等。在入场口安插一位人员，主要负责活动开始后不允许观众多次频繁的进出会场，打扰比赛进程。

三、女生部：主要负责茶水供应（最少里两人）：主要是给嘉宾和评委递送茶水。当评委一落座，立即快速的递送茶水；当比赛开始后，每半小时给评委及嘉宾加一次茶水。要求灵活应变，一般情况主要人员都会坐在第一排，如果对某些评委不太清楚，快速的向主办人员询问清楚。

四、宣传部：主要是书写活动名称卡片，填写证书以及相关评委的姓名。在活动开始前半小时，就要把相关这书填写好，以及将相关评委的坐牌放好，以便评委就做。如果不清楚坐牌的摆放，提前向主办方询问清楚。其中，活动名称的卡片一定要写正确，并且一定要提前写好，及时向主办方确认正确性。

五、文艺部（人员最少两位，一位负责调音，一位负责先关暖场节目的盯场和催场）：主要负责会场的调音，如果活动要运用较多的音乐，要在最后一次彩排时到位，了解活动需要。如果活动需要开头以及中间的暖场节目，要准备好，并且最后一次彩排时要到位。

六、劳生部：主要负责活动开始前会场的卫生情况，结束之后的会场打扫情况。

其他机动人员。

1、如果有互动环节，要准备一位人员向观众分发奖品，但事前主办人员一定要向他说明清楚奖品如何分发以及奖品等次，避免将奖品等次分发错误，引起会场不必要的骚动。

2、如果要粘贴活动名称的卡片，要准备两名人员张贴，提前半小时贴好。要求卡片要粘贴牢固，避免活动中途掉落。提前要准备好胶带，双面胶，大头钉，剪刀等。

3、如果有现场颁奖，提前安排好相关司仪。

4、如果还有其他要求，主办方一定要提前向相关人员说明要求。

主办方注意事项：

1、要清晰每一个活动环节，并且要有一名专门人员负责和选手联系，及时将选手状况上报，以便调动。这名人员还要负责选手的抽签、签到、彩排通知、音乐复带的收集，以及上场的催场等。

2、一名人员专门负责音乐的播放，有求播放正确，避免播放错误。所以最后一次彩排时要了解音乐播放顺序，做好相关标记。其他事件她不必插手，专门播放音乐。

3、一名人员要和主持人沟通，向主持人说明清楚活动要求，以及在哪些环节需要注意，希望活动主持需要哪一种风格。在最后一次彩排时支持人要到场主持，以便发现错误。如果对支持人要求较高或者是初次登台的主持人，要对主持人进行赛前培训。确保活动顺畅的进行。

4、主办人员要在活动之前设想会出现的状况，并且要提前拟定好解决方案，尤其是及时和主持人商讨应对方案，避免活动中途停场。

5、如果要邀请嘉宾评委，要一名人员专门负责。如是否要买请帖，是否要买礼物答谢嘉宾和评委等，以及在活动开始之前通知嘉宾活动时间，催促嘉宾评委到场，以及在会场外要迎接嘉宾评委，送嘉宾等。

6、一名主要人员负责现场的调控，并且如果有状况要及时的启动应急方案，以及及时的和主持人沟通，解决状况。

7、如果有现场颁奖，提前将颁奖嘉宾的次序向主持人报备。如果临时要求颁奖嘉宾，则要求主持人机智应变，最好提前确定好是否颁奖。避免颁奖时场面的混乱。

8、如果需要相关设备，最少要在最后一次彩排时所有设备到位，在活动开始之前的一天，将所有设备提前拿到，如果设备有问题，可以有时间更换。不要活动开始前一个小时不到才去拿相关设备，那样可能导致活动延场。

如果以上环节和步骤都安排到位，现场基本上可以掌控，不会存在太大的问题。

最基本的要求，一但所有人员到位，活动开始不允许擅自离开岗位，尤其是负责和主持人沟通，和选手沟通以及催场的相关人员，一律不得擅自立场。如果有急事，要向主要负责人员报备，并且要有人替代任务时，才可离场，离场后要迅速回来。不要因为个别人的失误导致活动的缺失。

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