外贸信函注意事项

外贸信函注意事项

网上做外贸，让业务员感到最烦的就是客户不回复，但在买方市场的今天却又很正常。但是如果能改进我们的联系方法，回复率必定会增加很多，建议注意以下几点：

一、邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言。这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%；

二、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的。建议你一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余；

三、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好。事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍 的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的。那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！

四、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；

有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的；

五、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要；

六、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截；

七、与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱，或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题；

八、强烈建议：如你不能报出有一定竟争力的价格，请最好不要联系客户，既然报不了价自然就成不了，不仅客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢？对外贸公司来说，何不在货源上多下点功夫，效果一定好很多！

总之，你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交，而要能最终实现成交的目地，你起码总要迈过产品规格相符、 出口报价适当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大缩短成交的进程，大家何乐何不为呢？

在使用国际快递邮寄物品时，怎么计算邮费？有很多新手可能很迷惑，下面把标准的计算公式贴出来，希望对大家有所帮助：

1．计费重量单位：

特快专递行业一般以每0.5KG (0.5公斤）为一个计费重量单位。

2．首重与续重：

特快专递货品的寄递以第一个0.5KG为首重（或起重），每0.5KG为一个续重.

通常起重的费用相对续重费用较高。

3．实重与材积：

实重是指需要运输的一批物品包括包装在内的实际总重量；

当需寄递物品体积较大而实重较轻时，因运输工具（飞机、火车、船、汽车等）承载能力及能装载物品体积所限，需采取量取物品体积折算成重量的办法做为计算运费的重量，称为体积重量或材积。

体积重量大于实际重量的物品又常称为轻抛物。

4．计费重量：

按实重与材积两者的定义与国际航空货运协会规定，货物运输过程中计收运费的重量是按整批货物的实际重量和体积重量两者之中较高的计算！

5．包装费

一般情况下，快递公司是免费包装，提供纸箱、气泡等包装材料，但很多物品如衣物，不用特别细的包装就可以，但一些贵重、易碎物品，快递公司还是要收取一定的包装费用的。包装费用一般不计入折扣。

6 ．通用运费计算公式：

A) 当需寄递物品实重大于材积时，运费计算方法为：

首重运费＋(重量（公斤）×2-1)×续重运费

例如：7KG货品按首重20元、续重9元计算，则运费总额为

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20＋(7×2-1)*9=137 (元)

B) 当需寄递物品实际重量小而体积较大，运费需按材积标准收取，然后再按上列公式计算运费总额。求取材积公式如下：

规则物品： 长（cm）×宽(cm)×高(cm)÷6000=重量（KG）

不规则物品： 最长（cm）×最宽(cm)×最高(cm) ÷6000=重量（KG）

C) 国际快件有时还会加上燃油附加费

比如此时的燃油附加费为9%，还需要在公式(A)的结果加上：运费×9%

燃油附加费计一般会同运费一起打折

7．总费用：

从上面的得出：

总费用＝(运费＋燃油附加费)×折扣＋包装费用＋其它不确定费用

空运出口流程

一、接单、审单

1、操作接到国际货物托运书后，要对其内容认真审核。托运书要由发货人签字、盖章。

2、要审查其他报关文件（发票三份、箱单三份、外汇核销单及许可证、三检证、危品运输鉴定书、报关单等）是否齐全，转关货要关封。

3、按货运公司“出口货物交接单”交接，并在每票货物自存单据后，附流程监控表及发票副本。

二、接货、验货

1、根据客户要求，派专人专车到指定地点验货、取货或到车场、机场接收客户自送或转运来的货物。

2、认真清查件数、体积等，确保单货相符。细查外包装是否符合空运要求，有破损等问题时，拒收或请发货人或航空公司开据破损证明，并立即通知发货人。若无问题，双方在“交接单”上签字。

3、若发货人提出越规乃至违法要求时，要婉言回绝，绝对不做违法的事。遇困难或棘手问题及时上报，切勿自作主张。

三、订舱

1、下BOOKING后，按规定领取航空公司运单，备好分运单。

2、根据客户要求、货物性质、目的港及最佳航线等情况向航空公司订舱，填写订舱单。

3、办好订舱手续，确定运单号及一、二程航班、舱位等。

四、称重

1、务必在货上贴上标签，注明总运单、分运单号码及其他特殊要求的标识，如“向上”“防雨”等。

2、凭托运书到航空公司过重、量尺寸、盖章。领取航空公司填好并盖有称重章的磅单。

五、制单

1、根据磅单、托运书和TACT有关规定，缮制运单。

2、对混载货要缮制舱单（MANIFEST）。

3、对危品，要送危品鉴定书和总运单到民航特货室核查，合格后在主运单上盖章、签字。

六、结算、归档

1、每票货都要填费用结算单（一式四联）。根据运费杂费付款方式及时向发货人收取，一票一结。对长期合作的大客户或国外代理可根据协议月结。

2、将每票货物的全部单据集中装订归档。主要单据有监控流程表、出口-交接单、费用结算单、运单、发票、委托书、报关单（副本）等。

七、交单

1、将海关通过后、盖有放行章的运单及随机文件交航空公司，并请其在“交接单”上签字。

2、将通关后海关退回的其他文件审核后，该退客户的（运单正本、费用结算单、核销单等）及时退客户，在“交接单”上签字，其余自存。

八、报关

1、报关员审核全套报关单据（运单、发票、装箱单、核销单及许可证等资料）后，填写报关单样本并签字盖章。

2、送报关单样本到海关录入厅录入，印制正式海关申报单，报关员再次审核后，加盖报关章并签字，交海关办理清关。

九、交货

1、 出口美国等地的木质包装货物要经检疫局熏蒸、盖章后，方可发出。

2、客户要求24小时内必须出运的货物，应先到安检部门办安检手续，合格后在总运单上盖章。

3、持盖有称重章的委托书和运单（有的附安检、卫检章）及货物到航空公司审单、验货后，在上述单据上盖章、入库。请航空公司在“交接单”上签字。

十、信息反馈

1、订舱、交货、交单后半日内向客服部及货主反馈发货信息。以后每天查询代理或航空公司出运情况直至最后货物到港、提货。

2、对未能按时出运的货物，应立即查明原因并通知有关方面，商讨解决办法，力争尽快解决，并将有关情况通知发货人。

电放提单的含义

电放提单consignee不能显示to order，一定要显示详细收货人信息

电放是由托运人向船公司发出委托申请并提交保函后,由船公司或船代以电报(传)通知目的港代理,某票货物无须凭正本提单提货,收货人可凭盖收货人公司章的电放提单换取提货单以清关提货的海运操作方式.

电放提单是指船公司或其代理人签发的注有"Surrendered"或"Telex Release"的提单副本,复印件或传真件.其基本作用有三:

一是承运人收到其照管的货物收据,

二是运输合同的证明,

三是用来换取提货单的依据.

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(1)由托运人向货代提交一份电放保函,表明电放操作产生的一切责任及后果由托运人承担.

(2)货代向船公司提出电放申请并提交作用相同的电放保函一份.

(3)船公司接受申请及保函后给目的港船公司代理发一份电放通知,允许该票货物可以用盖章后的电放提单换提货单.

(4)装船后,船公司向货代签发Master电放提单(Master电放提单是指在Master单的正本复印件或副本上注有"Surrendered"或"Telex Release"字样的单据,所谓Master单,是指由船公司签发的提单,亦称master bill of lading).

(5)货代向托运人签发House电放提单(House 电放提单是指在House单的正本复印件或副本有"Surrendered"或"Telex Release"字样的单据,所谓House单,是指由货代签发的提单,亦称House bill of lading).

(6)装运港货代向目的港的货代传真Master电放提单.

(7)托运人向收货人传真House电放提单.

(8)目的港船代理凭此Master电放提单签发提货单.

(9)收货人将盖其公司章的House电放提单交给目的港货代处.

(10)目的港货代凭此House电放提单交与收货人提货单.

船抵港后,收货人凭此提货单即可提货.

此种形式是电放操作中最常用的,其模式为:船公司 电放 目的港货运代理(简称货代)电放 收货人,若出口公司有专门负责出口的部门,自己能办理商检,报关,托运等业务,则不经货代,直接到船公司租船订舱申请电放,其运行程序则在上图2中去掉货代,其模式为:船公司电放 收货人.另外还有一种模式是:船公司 电放 货代 ,托运人 传统提单传递 收货人.采用这种模式,电放只作为其中的一个环节,只在船公司和货代之间使用,收货人与托运人之间的单据传递及货款支付方式等都与传统的方式没有任何区别.此方式多用于远洋航运中,是长期合作,相互信赖的船公司和货代之间为了减少双方的工作量,节省邮寄费用,方便快捷地操作而采用的一种方式.

由电放提单的运行程序可见,电放提单有以下特点:

1.迅捷.电放提单可通过传真在几秒钟内完成单据传递.收货人凭电放提单换取提货单并及时提货,从根本上解决了货等单的问题.

2.对收货人安全.电放提单不是物权凭证,不可转让,对收货人风险小.

3.简便.采用电放提单,托运人一般用传真方式将电放提单传与收货人,传真方式不同于以往的邮递方式,减少了许多中间环节,也减少了其中间环节所带来的不必要的风险和失误,传递既简便又安全,也减少了收货人的风险.

4.承运人对错交货物不承担责任.电放操作中由于有电放保函,承运人可将错交货物的责任推给托运人,而自己不承担责任.他只要做到小心谨慎即可.

5.电放提单对银行债权无保障.电放提单是提单的副本或复印件,不可流通转让,议付,不是物权证明,对银行债权无保障.它的使用与海运单一样,也是有条件的.

外贸书信撰写的注意事项2017-03-17 08:06 | #2楼

外贸商业书信的内容常常是一种业务安排、一项协议或者一个合同，因此，必须谨慎撰写。在撰写商业书信时，需要注意以下事项：

1．完整信的内容应力求“完整”，即包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况及问题，或是回答来信所提出的全部问题或要求。重要的信更加注意“完整”，例如接受对方的报盘时，最好把条件全部说清楚或具体说明所接受的报盘的根据是什么（如报价单，信件等等），因为这种信实际上已是成交合同，此信发出后，对方一收到，即对双方都具有约束力，如果不“完整”，有可能引起不必要的纠纷。

2. 具体信要写得生动、具体和明确。特别是要求对方作出明确反应的信，或是答复对方提出的要求或问题的信，或是报盘、承诺等等，该具体时就要具体，避免模糊、笼统和抽象。

不过，并不是所有的商业书信都要求“具体”，在某些特定的情况下，不但允许一般化，而且笼统一些反而更好。有时，由于没有确实的事实或数字，就不可能做到具体。有时，虽然有确实的事实或数字，但是为了“外交”和“策略”的需要，也可以避免太具体。有时，为了有意识地让对方发表或形成他的意见，或者这些具体事实或数字说不说都无关紧要，也可以不必具体。总之，该具体的就要具体，不该具体时就笼统一些，视需要而定。

3. 清楚信要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使受信人看了信后不会误解写信人所要表达的意思。

4. 简洁信要写得简洁，要长话短说，避免罗嗦，避免不必要的重复，用尽可能少的文字“完整”、“清楚”而又有“礼貌”地表达需要表达的意思。但是，如果一味省字，忽略了“完整”、“清楚”和“礼貌”，不顾英语语法，就不是“简洁”而是使人感到“粗鲁”和“突然”了。

5. 礼貌写信要有理有节注意礼貌，不要盛气凌人，避免“命令”和粗鲁。我们的外贸书信要体现我国的对外贸易政策，要有社会主义的新风格，做到不卑不亢、得体脱俗，既尊重国际贸易的习惯，又维护本国利益，借以通过书信往来，发展与各国人民的友好关系，发展与各国的贸易。

当你写信向对方提出问题、要求等等时，问题希望对方能及时答复。同样，客户给你写信时，也希望你及时答复。因此，需要回复的信件都应迅速处理、答复，让你的客户苦候回音是很不礼貌的。

6. 体谅所谓“体谅”，就是要顾及对方的要求、愿望、感情等等，着重“正面的”“肯定地”谈问题，尽量避免“否定地”谈问题。

7. 正确商业书信必须写得正确，因为它牵涉到买卖双方的权利、义务和利害关系等等，是各种商业单据（如合同等）的根据。

正确不仅仅是指英语语法、标点符号、拼写等正确。商业书信的内容要叙述得正确，既不要说得不够，更不要说得过头。说过头往往造成被动。搞外贸工作离不开数字。对商业书信中的数字的正确性要特别加以注意，有时“失之毫厘，差之千里”。商业书信中常常离不开商业术语。一般常用的商业术语用字简洁，意义明确。使用得当，工作进行得顺利：使用不正确，就会引起混乱、误解，甚至产生不必要的纠纷。因此，必须正确理解和运用商业术语。

从上可见，要定好商业书信，撰稿人必须具有较高的政策水平，精通英语，通晓贸易理论和实务，通晓术语，具有心理学知识，并有熟练的做业务的艺术。

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