工作邮件的规范与注意事项

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工作邮件的规范与注意事项

　　邮件是工作中最正式最规范最即时的沟通方式。邮件各式丰富，传输信息量大，邮件的内容，也能体现一个人工作能力和表达能力的强弱。如何写一份合格的工作邮件，可以说是入职人员必备的一项基本技能。下面是小编精心整理的工作邮件的规范与注意事项，希望能够帮助到大家。

工作邮件的规范与注意事项

　　注意邮件基本规范

　　1.发送和抄送，发送邮件要分清楚收件人和抄送人甚至密送，收件人一般应该回复邮件，抄送人起旁听作用可回可不回邮件;

　　2.主题，邮件一定要有主题，而且主题是正文的中心思想的提炼，否则日后查找该工作比较费劲;

　　3.正文，如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的是什么的中心思想，避免邮件查看人不知道附件是什么，这对以后邮件的存档查找很重要;

　　4.落款，邮件一定要有落款的姓名，谁写的邮件;

　　5.邮件要注意存档，最好是几年前的工作邮件都保留下来，每次重装电脑时候注意备份下来;

　　6.私密尽量不要邮件，财务工资、私密话题，尽量不要用邮件，因为邮件转发很方便，如果要转发他人的邮件，在增加新的收件人或者抄送人的时候要看看整体内容是不是适合给增加的人查看，如果不适合要做稍微的删除处理，有些邮件内容只适合决策层面看，查看人要分得清不能随便转发。

　　邮件的好处：

　　1、存档和转发方便，随时有可被转发，同时发邮件时就要想好可能被转发，适合存档、有稽可查(可以保存几年前的工作历史记录，公司在发展几年后这个历史过程很重要的)，可以一对多，回复多对多，即时，邮件还不受时间和空间限制，看到回复就行了。

　　2、邮件适合的工作：指令性及工作结果性工作，上级给下级下达工作指令，可以是给一个下级，也可以是给多个下级，下级完成提交工作结果;协作性、讨论性、决策性工作，需要多个人，邮件的收件人和抄送人都可以同时有多个对象，相关人不用聚集到一个会议室，大家看到回复自己的意见或者做自己该做的工作就行了，对决策性的，相关人回复完意见，上级最后综合决策就行了，也可以不听相关人的意见，因为上级有决策权，决策完后大家就要按照决策去执行，不能再按照自己的想法单独行事。流程性、项目合作性工作，互联网公司很多工作都要靠跨部门跨岗位职责最后落实下来，对同一个工作不要另起新的邮件，从这项工作开始到最后结束，相关过程都能看清楚。

　　3、靠邮件管理工作，邮件设置到OUTLOOK后，OUTLOOK不能关闭，时刻在线，并设置最短时间内发送接收。每个人看到邮件后，根据邮件的不同情况可以选择是什么时间回复合适，但是需要回复的尽量在当天尽早回复，否则会影响其他人的工作。

　　邮件转发设置

　　问：我想要设置B邮箱代理接受A邮箱的所有邮件请问应该在A邮箱里设置?还是在B邮箱里设置?另外是不是设置了之後 A邮箱里的邮件转发之後就自动删除了?没有备份?

　　答：1、可以在A邮箱设置自动转发到B邮箱，默认是选择转发后保留副本的。

　　2、也可以在B邮箱里设置pop接收A邮箱的邮件,填入用户名密码，就行。但这种方法需要手动收取。

　　电子邮件的工作流程：

　　1.用户写邮件;

　　2.发送，认证，接收，到邮件服务器;

　　3.邮件服务器，转发到：目标邮件服务器;

　　4.目标邮件服务器认证，接收。

　　工作中电子邮件的使用

　　当前，电子邮件在工作中的使用非常频繁，电子邮件传递信息便捷，成本低廉。然而因为邮件的便捷，似乎有时候没有提高效率，反而增加了干扰而降低效率。