项目招标档案管理

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项目招标档案管理

一、管理原则

“规范管理、规范流程、有效利用、服务经营”。提供简便、清晰的资料查询。

二、归档范围

本单位承担代理的房屋建筑和市政基础设施工程勘察设计、监理、施工、专业工程分包、重要材料和设备采购招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

招标投标【招标采购】档案存档内容包括：

（一）招标代理合同及招标项目摘要

（二）工程报建资料及相关附件材料

（三）招标【招标采购】工作全过程资料

三、归档程序

（一）资料移交：由项目负责人在项目招标工作结束在 5个工作日内，按要求整理完整的资料一份，向档案资料员（各部门指定的人作为资料员）办理移交手续（详见附件一）。

（二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后5个工作日内，按要求进行分类归档。（详见附表二）

（三）涉及到以本公司名义签订的合同/协议需提交电子文档和纸质文档交行政人事部统一编号和存档，考虑到因履行合同进行的款项结算事宜，由财务部存原件，各职能部门保留复印件

一份并建立电子文档和纸质文档查阅表（详见附件三）。

备注：合同编号规则：各职能部门名称首字母+顺序号（三位）。例：ZBB-001(招标部第1号合同)。

（四）未中标单位投标文件作为短期保存资料，由项目负责人清理之后移至档案资料员，由档案资料员指定位置上架存放。

以上部分资料进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部门负责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购人，待招标人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。【并保存销毁记录】

四、保存期限

招标投标【招标采购】档案的保存期限，按照下列项目划分，从工程竣工之日起至少保存十五年。

（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；

（二）全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；

（三）使用国际组织或者国外政府贷款、援助资金的项目。其他招标项目的档案保存期应不少于五年。

五、档案销毁

档案保存期满后，由档案管-理-员编制清单，组织相关人员进行鉴定后，经质量技术部审核后，按照《中华人民共和国档案法》的规定程序进行销毁。

建设项目在建期间的档案不得销毁。

六、档案利用规定

1、利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、

污损、拆散，丢失和转借。

2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。

3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。

4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案资料管理人员自行承担。

七、档案保密、防范

加强防范，做好档案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盗、和火灾事故。加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。

八、以上档案管理制度自二〇一三年十月一日起执行。

九、本制度解释权归招标部。

编写：招标部审核：批准：

建设工程招投标档案管理办法2017-01-16 15:08 | #2楼

第一条为规范我市房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理，统一招标投标过程中档案资料的收集、整理和归档标准，依据有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。

第二条本办法所称的招标投标档案是指房屋建筑和市政基础设施工程项目等招标投标活动过程中形成的，并能真实反映招标投标活动内容，具有保存价值的文字、数字、图表、光盘等各种文件资料。

第三条各级建设行政主管部门负责招标投标档案管理和监督检查工作，具体工作由其所属的建设工程招标投标监督管理机构（以下简称“监管机构”）负责，各级监管机构应当按照本办法的规定建立招标投标档案。

第四条归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。

第五条监管机构的项目经办人应在监督建设单位和招标代理过程中及时收集、整理、保存依照有关法定程序备案招标投标过程中产生的各种文件资料，并应当在接受施工合同备案之日起五日内，将有关收集齐全的归档招投标文件材料交档案管理人员。经办人发生变化时，应当做好交接工作。

第六条招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。

档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、验收、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。

第七条招标投标监管机构收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：附件二（招标投标监管机构卷内目录式样）

中标人的投标文件副本，应当自施工合同接受备案之日起，保存六个月后方可处理。

第八条工程招标代理机构收集、整理、归档的招投标文件材料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：附件三（工程招标代理机构卷内目录式样） 2

未中标单位的资格预审申请材料、投标文件应当自施工合同签订之日起，保存六个月后方可处理。

第九条归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。

所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸（图纸除外）。

第十条招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。

第十一条归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录；并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表。案卷封面、卷内目录及卷内备考表（格式）见附件。

第十二条监管机构可以将档案的立卷、验收、归档和保存等工作委托建设工程交易中心承担，并应建立健全档案的管理。

第十三条招标投标档案在监管机构（或建设工程交易中心）保管至合同备案后三年，即可移交当地城建档案馆保存。

第十四条对保存期已满，须移交同级城建档案馆的档案，应按照有关规定办理移交手续。

第十五条档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交招投标档案资料，不得擅自处理或带走。

禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。

第十六条档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。

第十七条招投标档案只能当场查阅，不能借阅。查阅、摘抄或复印招投标档案资

料，必须履行批准、登记手续。查阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销毁。

第十八条本办法自发布之日起施行。

附：案卷封面（式样）、卷内目录（式样）、卷内备考表（式样）

二○○七年八月三十日

附件一：案卷封面式样

招投标档案

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招标编号：招标方式：

第册共册

常州建设工程招投标办公室制

附件二：卷内目录式样（招标投标监管机构）

附件三：

卷内目录式样（工程招标代理机构）

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