招标采购档案管理办法

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招标采购档案管理办法

一、管理原则

“规范管理、规范流程、有效利用、服务经营”。提供简便、清晰的资料查询。

二、归档范围

本单位承担代理的房屋建筑和市政基础设施工程勘察设计、监理、施工、专业工程分包、重要材料和设备采购招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

招标投标【招标采购】档案存档内容包括：

（一）招标代理合同及招标项目摘要

（二）工程报建资料及相关附件材料

（三）招标【招标采购】工作全过程资料

三、归档程序

（一）资料移交：由项目负责人在项目招标工作结束在 5个工作日内，按要求整理完整的资料一份，向档案资料员（各部门指定的人作为资料员）办理移交手续（详见附件一）。

（二）资料归档保存：档案资料员从接收档案资料后5个工作日内，按要求进行分类归档。（详见附表二）

（三）涉及到以本公司名义签订的合同/协议需提交电子文档和纸质文档交行政人事部统一编号和存档，考虑到因履行合同进行的款项结算事宜，由财务部存原件，各职能部门保留复印件

一份并建立电子文档和纸质文档查阅表（详见附件三）。

备注：合同编号规则：各职能部门名称首字母+顺序号（三位）。例：ZBB-001(招标部第1号合同)。

（四）未中标单位投标文件作为短期保存资料，由项目负责人清理之后移至档案资料员，由档案资料员指定位置上架存放。

以上部分资料进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部门负责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购人，待招标人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。【并保存销毁记录】

四、保存期限

招标投标【招标采购】档案的保存期限，按照下列项目划分，从工程竣工之日起至少保存十五年。

（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；

（二）全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；

（三）使用国际组织或者国外政府贷款、援助资金的项目。其他招标项目的档案保存期应不少于五年。

五、档案销毁

档案保存期满后，由档案管-理-员编制清单，组织相关人员进行鉴定后，经质量技术部审核后，按照《中华人民共和国档案法》的规定程序进行销毁。

建设项目在建期间的档案不得销毁。

六、档案利用规定

1、利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、

污损、拆散，丢失和转借。

2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。

3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。

4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案资料管理人员自行承担。

七、档案保密、防范

加强防范，做好档案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盗、和火灾事故。加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。

八、以上档案管理制度自二〇一三年十月一日起执行。

九、本制度解释权归招标部。

编写：招标部审核：批准：

招投标档案管理办法2017-01-16 12:24 | #2楼

建设工程招标投标档案，是建设工程交易全过程的原始资料，必须妥善保存，严格管理。为进一步加强档案管理，更好的提供档案查询服务，为建设工程中标后的跟踪管理和咨询服务创造条件，结合实际情况，特制定本规定：

一、设立专用档案室，存放招标投标档案。由档案管理人员具体负责登记、接收招标投标档案。

二、招标投标档案应统一整理编号、装订入卷，分类存放，并做好防火、防盗、防潮等工作。

三、做好安全保密工作，未经允许，任何单位或个人不得进入档案室，与招标投标档案资料无关的物品不得存放于档案室。

四、工程项目在开标结束后，经办人按照招投标资料形成的时间顺序整理齐全后，移交给档案管理人员存放于档案室统一保管。

五、招标投标档案，主要包括以下内容：

1、招标投标档案材料目录；

2、招标情况报告；（内容详见附件1）

3、招标项目的前期资料，包括企业章程（邀请招标）、计划批文、投资证明、土地使用权证、规划许可证以及工作

联系单等；

4、招标代理委托合同（代理协议）；

5、招标公告或邀请招标备案表；

6、投标报名表和汇总登记表；

7、招标文件以及对招标文件的澄清、修改文件；

8、工程量清单；

9、预算控制价或投标限价；

10、中标人标书，包括技术标、商务标等；

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11、中标通知书；

12、招标项目合同副本；

13、需要存档的其他资料。

六、定期、按时移交档案资料。凡列入招投标台帐的工程项目，必须在规定时间内将招投标档案移交至档案室。移交时间为每季度第一个月移交上季度的招标投标档案，逾期未交档案的，由经办人承担相关责任。未列入招投标台帐的档案资料，档案室不予接收。

七、档案移交时，交接双方应对照档案目录逐一核实，并签字确认，做好交接登记，确保档案资料完整齐全，保持档案卷内文件材料的系统联系。

档案资料不完整的，档案室暂不接收，由经办人负责保存至资料齐全后再移交归档。

八、招标投标档案应该真实准确、图形清晰、字迹工整，

书写时必须统一使用碳素墨水，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。

九、查、借阅档案，必须履行领导审批、登记手续，填写“招投标档案查阅审批单”（附件2）。查、借阅档案人员要注意爱护档案，妥善使用，确保完整无损，不准私自转借、复印、抄录、圈注、涂改、拆卷、抽页、销毁，并做好安全保密工作，阅后立即归档。

十、工程处、交易中心工作人员需借阅档案的，应填写档案借阅登记表（附件3），借阅的档案必须当日归还。外单位因工作需要查、借阅档案的，必须持单位介绍信，经过建管局办公室批准，方可查阅。

十一、本规定自2015年6月1日起执行。

附件1：招标情况报告目录

交卷人：收卷人：

附件2：青岛市建设工程交易中心

招投标档案（查）借阅审批单

青岛市建设工程交易中心招投标档案查询、借阅审批单

附件3：档案借阅登记表

招投标档案材料目录

项目名称：招标人：公告号：

开标时间：年月日

交卷人：收卷人：年月日

招标采购档案管理办法2017-01-16 12:22 | #3楼

第一条为加强和规范我市招标采购档案管理，保护招标采购档案的完整和有效利用，发挥招标采购档案在经济建设中的作用，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条本市行政区域内进行招标采购活动的档案管理均适用本办法。

第三条本办法所称招标采购档案是指在招标采购活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

第四条招标采购档案应当齐全、规范、真实地反映招标投标活动过程中的全部内容，档案建立应遵循文件材料的形成规律，编码清晰，保持卷内文件、材料的系统联系，便于档案的利用和保存。

第五条招标采购档案内容以及排列顺序如下：

1、立项批文（发改委立项文件、上级项目批复、政府会议纪要、政府领导批示镇党委、局党组会议记录等）

2 、土地使用权证或建设用地批准书

3、建设工程规划许可证

4、图纸审查意见书

5、资金落实情况表或证明

6、明光市招标采购入场交易申请表

7、招标代理机构抽签表

8、招标代理合同

9、招标方案审查意见表及招标方案

10、招标公告、招标文件审查意见表

11 、招标文件

12 、工程量清单及控制价

13 、网上发布招标公告页面打印件

14 、招标采购评标专家抽取申请表

15、招标采购评标专家抽取现场记录表

16 、开标现场相关资料（参会人员签到簿、投标保证金审查表、投标文件送达登记表、投标文件密封情况检查记录表、开标唱标内容记录、招标人承诺书等）

17、评标专家签到簿

18 、评标专家承诺书

19 、评标报告及相关附件

20、中标单位投标文件

21 、网上发布中标公告页面打印件

22 、中标通知书

23 、合同

24 、其他

第六条招标代理机构负责招标采购档案收集整理。原则上招标采购活动结束后即形成招标采购档案，30天内移交。

第七条招标采购档案由市招标局统一归档、保管。

第八条遵守和执行国家各项保密规定和纪律，严格借阅、查阅档案审批手续，查阅或借阅档案时，必须履行登记、签收、注销制度。借阅的档案，如需要摘抄或复印时，履行登记手续。借阅的档案不得拆卷、抽页、涂改、转借，按期归还，防止丢失和泄密。

第九条本办法从下发之日起施行。

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