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召开制定 方案会议
（一）会议总体方案的含义 会议总体方案是对所要举办的会议进行总体安排的策划文案，是会议预案的一种。
（二）会议总体方案的基本内容
1．会议的名称。会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法。
2．会议的目标和指导思想。
3．会议的主题、议题和议程。
4．会议的对象、规格和规模。会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。
5．会议的时间。包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排。
6．会议的地点。一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）。
7．主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组的构成等。
8．会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。
9．会议的接待、后勤保障措施和技术手段。
10．会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。
11．会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。
12．其他应当说明的事项。
（三）会议总体方案的结构与写法
1．标题。
2．主送机关。
3．正文。开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。表述有两种方法：一种是详述法，详细表述各项具体安排。另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划作原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。直接上报请求批准的方案，结尾处要写“以上方案请审批”等字样。 正文写作要做到总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调。 4．附件。如有附件，在正文下方写明附件的名称和序号。
5．落款。署制定机构名称。经审批下发执行的总体方案也可署审批机关的名称。
6．成文时间。写正式提交的日期。
会议方案的制定
教学目标：
知识目标：学会制定会议方案
能力目标：掌握制定会议方案的基本技能
德育目标：培养责任心和踏实的工作作风
教学重点：会议方案的基本内容
教学难点：制定方案的方法
教学方法：讲授法、实验法
课时安排：2课时
教学过程：
【导入新课】
秘书人员应该掌握制定整套会议方案的基本技能。会议方案应包括哪些内容？如何制定方案？制定时需要注意什么？是这节我们要掌握的内容。
【讲授新课】
一、会议方案的基本内容及制定方法：
１．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格
（1）会议议题是制定会议方案的核心，有了明确的议题才能谈得上开会，议题通常由领导提出、领导定案。就一般工作性会议而言，秘书人员应当注意收集有关领导提出的议题，反映下级要求解决的问题，加强调查研究，收集应当提交会议研究的议题，整理出简要书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。
安排议题要注意以下几点：
Ａ．先重后轻，把重要的棘手的问题排在前面。
Ｂ．先同后异，把性质相同，互相有联系的问题排在一起。
Ｃ．先急后缓，把急需解决的议题排在前面。
Ｄ．先宽后窄，把保密性较强的议题放在后面，以便有关人员到会和无关人员退席。 Ｅ．准备后备议题，时间充裕时供讨论。
（2）会议名称 一般由以下几个部分组成：会议主办单位名称，会议的主题，会议的类型。如：某某公司2002年度全体员工总结大会，2002中国礼品信息发布会，合肥金融学校新校区落成典礼。
（3）确定会议规模和规格的依据是会议内容和议题，内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。应本着精简效能的原则来确定会议的规模和规格，即中、小规模，中、低档次规格能解决问题的，尽量不上大规模和高规格。
2．提出与会人员范围或人员名单
在确定会议规模和规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种身份的人参加。秘书人员应当在平时注意熟悉各部门的业务知识和各领导的情况，以便做好这项工作。
3．拟定会议的会期
会议何时召开，何时结束，就是会期。择定会期应保证与会有关的主要人员基本上都能到
会。此外，还应该注意把握开会的时机，有些时效性很强的会议，要尽早安排；有些需要深思熟练、虑的会议，可以缓时召开。
4．拟定会议的议程与日程安排
围绕会议议题列出发言或讨论的先后顺序，就是拟定会议议程。议程拟定时应当考虑确保会议议项的顺利完成。表述宜简明，并冠以序号。拟订会议日程则要求具体，并准确无误。日程安排要写时间、内容（包括会间活动、作息）、地点。会议日程可采用文字形式或表格形式。
5．准备会议文件，落实后勤工作
秘书人员要准确领会领导意图，弄清会议议题和目的，并据此确定会议所需文件的范围、种类（如会议通告、会议方案、会议规划），然后确保质量写出文件。文件起草后，要严格审查，经领导签发后交付打印。还要认真细致地校对，合理安排印发数量，检验印刷质量。根据需要，也可考虑提前发放。
会议场地、设备、交通、经费等方面的后勤工作既繁杂又重要，稍有疏忽，就会造成被动局面。秘书人员在制定和落实后勤工作方案时，必须细致、周密。
【案例与分析】
“时装秀”方案
某服装为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟一个方案，内容如下：
1．会议名称：“2002××服装集团夏季时装秀”
2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。
3．会议主持人：××集团公司负责销售工作的副总经理。
4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。
5．会议程序：来宾签到，发放调查表。
展示会开幕、上级领导讲话。
时装表演。
展示会闭幕、收调查表，发纪念品。
6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。
签到表、产品意见调查表。
服装集团产品介绍资料。
订货意向书、购销合同
7．会址：服装集团小礼堂。
8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。
搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。
会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
9．会议用品：纸、笔等文具。
饮料。
照明灯、音响设备、背景音乐资料。
足够的椅子。
纪念品（每人发×××服装集团生产的T恤杉一件）
１０．会务工作：安排提前来的外地来宾在石中心花园酒店报到、住宿。
安排交通车接送来宾。
展示会后安排工作午餐。
【分析】
从秘书小王拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学详尽、可行的。要求高，需要秘书人员不断积累经验，
认真细致地做好。
小王的方案还有一些需要修改的地方：
１．会议名称不能用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应该改为时装展示会。
２．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应该请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。 ３．会议地点不应设在×××集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该设在来宾住宿的酒店的会议大厅。
４．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。
【课堂反馈】
思考讨论：某公司总裁将来我公司就技术合作事项进行商谈，请制定接待方案。
方案参考：
1．安排好来宾的有关工作事宜：搞清楚来宾的基本情况和来意，根据来宾的意图和公司实际情况安排日常，安排领导会见来宾，安排好双方商谈的会议室，做好安全保密工作，以及礼品、纪念品的准备工作。
2．做好生活接待工作。如食宿安排及车辆使用安排等。
3．业余活动安排工作。
【课堂小结】
掌握制定整套会议方案是秘书人员的基本技能，我们应该抓住每一次机会，提高我们的业务能力。
【板书设计】
第五节
一、会议方案的基本内容及制定方法
１．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格
２．提出与会人员范围或人员名单
３．拟定会议的会期
４．拟定会议的议程与日程安排
５．准备会议文件，落实后勤工作
二、案例分析
三、课堂思考与训练
【课后练习】
根据下面提供的会议内容，独立选择一项综合设计一份会议方案。
1．一家超市举行开业典礼，请写出庆典开幕式的操作程序。
2．某学校召开学生评教座谈会。
3．某电视台“青年歌手大奖赛”颁奖晚会。
4．某校举行毕业典礼。
5．某学校举行开学典礼。
召开筹备会议的实施方案
经中国花卉协会批准，由“中国花卉协会杜鹃花分会、毕节地区地委、行署”共同主办的第十届中国杜鹃花博览会将于2012年4月在百里杜鹃召开，展览的前期工作已陆续开展。为确保11月8日博览会筹备会的的顺利召开，特提出如下建议：
一、会务安排
组长：蒋 志
成 员：黄跃华 张 俊 杨思新 王 江 陈英美 叶 淼 聂忠兴 曾凡富 余德品 陈 勇 杨春海
（一）展区建设
负责人：曾凡富
成 员：李 阳
1、2011年11月7日前展区建设达到可步行进入园区。
2、2011年11月7日前落实道路标示标牌设计、划块、各地块的情况介绍。
（二）会务组
负责人：曾凡富
成 员：杨春海 罗洪薪 罗玉婷 徐 媛 李 阳
1、落实会场：罗洪薪2011年10月27日前落实并告知李阳。
2、会场设计：李阳于2011年10月30日前设计完成并于当日报蒋志主任审核。
3、会场设计审核：蒋志主任月2011年11月1日前审核完成后返李阳与罗洪薪。
4、会场布臵：李阳、罗洪薪于2011年11月6日前完成布臵。 1
5、做好通知记录并留存备查，做好报到、签到和资料收发等工作。 联络、资料收发、登记等，罗玉婷 罗洪薪。
（三）后勤保障组
负责人：黄跃华
成 员：余德品 后勤服务中心二人、管委会办公室一人 聂 兵
1、车辆安排 2011年11月6日前安排三辆商务车贵阳随时待命接机接车;普底至贵阳的车辆待落实会议回执统计后安排落实。
2、贵阳宾馆安排 2011年11月22日前落实（2011年11月6日、7日用）。
3、礼品 2011年11月6日前将礼品（价值200—300元，具有宣传意义和纪念意义）交会务组。
4、资料袋 2011年11月6日前购臵档次相对高一点的袋子，印“中国第十届杜鹃花博览会筹备会”字样。
（四）资料组
负责人：叶淼
成 员：杨春海 陈 勇 汪 巍 陈 妍
1、会议通知、邀请函、回执单、报名表（签单册）、会务指南、百里杜鹃宣传资料（最新版画册和光碟）的准备和制作；会议通知、邀请函、回执单于2011年10月22日前制作完成；报名表（签单册）、会务指南、百里杜鹃宣传资料于2011年11月5日前完成。
2、上报林业厅、地委行署的报告，于2011年10月22日前完成。
3、领导致辞稿和领导讲话稿各一份，于2011年11月5日前完成。
4、刻“中国第十届杜鹃花博览会组委会”印章，于2011年10月22日前完成。
（五）邀展组
负责人：蒋 志
成 员：聂忠兴 李 润 后勤中心一人
2011年10月25日到林业厅和科技厅
2011年10月26日到地委、行署和地区林业局
2
（六）宣传报道组
负责人：杨思新
负责标语、宣传报道等工作。
（七）医疗卫生组
负责人：陈英美
负责医疗卫生保障、食品安全监管。
（八）安全保卫组
负责人：王 江
负责做好安全保卫防范工作、交通保畅以及参会车辆停放秩序维护。
（九）应急保障组
负责人：张 俊
负责突发事件的处理等工作，负责中国第十届杜鹃花博览会期间突发事件的应急处理。
资金落实:在本次筹备会议涉及的所有经费在后勤服务中心统一支付。
二〇一一年十月二十一日
会议如何制定总体方案
一 会议总体方案的含义
会展策划师所制定的会议总体方案是对所要举办的会议进行总体安排的策划的文案，是会议预案的一种。
二 会议总体方案的基本内容
1)会议的名称。会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办都、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法;
2)会议的目标和指导思想;
3)会议的主题、议题和议程;
4)会议的对象、规格和规模。会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员;
5)会议的时间。包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排;
6)会议的地点。一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家地区以及什么城市举行
三 是选报合适的场馆(包括会场、宾馆的规格及布置要求等);
7)主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团，组织很员会、指导委员会、执行委员会、学术会委员会、秘书处、筹备组的构成等;
8)会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等;
9)会议的接待、后勤保障措施和技术手段;
10)会议宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等;
11)会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式;
12)其他应当说明事项;
四 会议总体方案的结构与写法
1)标题。写明会议的全称和策划或方案(预案)，如“XX国际学术会议筹备(总体)方案”总体二字也可以不写;
2)主送机关。直接上报上级机关，应当写明上级机关的名称。以请示的附件上报的，可否定民-主送机关;
3)正文。正文部分应该涿项载明总体方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加上小标题的结构体例。开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。表述有两种方法：一种是详述法，详细表术各项具体安排。另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划用原则性的安排 ，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。直接上报请批准的方案，结尾处要写“写上方案请愿书审批”等字样;正文写作要做总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调
4)附件。如有附件，在正文下方写明附件的乐称和序号;
5)落款。署制定机名称。经审批下发执行的总体方案也可署审批机关的名称;
6)成方时间。写正式提交的日期;
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