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会议服务保障方案
一、目的
为了更好地体现**公司的国际化、职业化形象，规范会议接待行为，也为了提升物业自身服务水平，提供多元化服务，做好会务服务的支撑工作，提高服务质量。
二、会议服务对象：
**武汉研究所有会议需求的部门。
三、会议分类：
将会议按照所服务的客户群体进行如下分类：
四、承接服务类型：
五、会务人员资质及会议安排 1、会议服务人员资质要求：
说明：
（1）人员配备：共2名接待专员，特殊情况需临时增加人员可抽调前台兼会务接待，以满足紧急需求为原则。
（2）人员要求：女性、身高1.65m以上，年龄22-30岁之间；大专及以上学历，具
备酒店管理、旅游管理、空中乘务等方面的知识，掌握接待服务礼仪及形体礼仪知识，了解会议服务流程，具备较强的听、说能力，能够进行简单的英语对话。 （3）素质要求：具有良好的服务意识及服务精神；具备良好的沟通理解能力，反应敏捷，突发事件应变能力较强； 工作积极主动，责任心强；心态平和，亲和力好，言谈得体，有上进心。 （4）会务接待专员工作职责：
a) 客户接待环境的保障； b) 会议区域管理； c) 规范化会议服务；
d) 现场接待指引；
e) 现场活动支撑。
（5）会务接待专员工作内容：
a) 研究所会务接待总接口，负责前期的需求确认，判断是否接待，接待的 类型；
b) 根据确认的接待需求，以天为单位排班接待支撑资源（依据时间排班，如果客户非常重要，可适度调整）；
c) 负责每次会议接待的公共支撑，包括：接待电子流、园区路线指引、讲解、拍照、鲜花、横幅、茶歇等；
d) 做好日常接待用品的登记及管理；
e) 做好日常公共接待资源环境看护；
f) 做好日常接待统计分发，每月输出接待总结月报；
g) 整合周边资源，如周边各餐饮店、鲜花店、礼品店、水果店、酒店、礼仪公司等；
h) 研究所大型活动支撑及礼宾礼仪服务的统筹、报价。
（5）保密要求：按**信息安全规定，严守客户信息、公司机构、部门分布及人员通讯信息，签署保密协议。
（6）考评要求：需求部门评价结果作为对方服务质量评价主要依据，同时参考现场抽检及月度考核结果。
（7）薪酬要求：参考业界标准，为保证服务质量，所有薪酬实际发放与合同要
求保持一致，暂按专员薪酬标准（7314.3元/月/人）结算。
2、人员安排：
说明：
（1）本着勤俭、精简、高效的会议原则，原则上按照会议级别判断承接服务类别，进行人员安排，因特殊需要，可按实际情况根据需求方申请承接；
（2）物业承担会议接待的“软件”服务，其他会议用品均由需求方承担，详见费用承担部分。
六、费用承担与结算：
1、费用承担原则：
（1）武研所承担的费用包括：茶具、茶、咖啡、纸巾、消毒液等日常用品费用；
（2）每次会议的具体费用由会议需求方负责，具体包括：
a）资料、文具费用；
b）文化礼品费用；
c）鲜花、横幅、茶歇、果盘等会务费用；
d）就餐、车辆等费用。
（3）上述费用原则上由甲方承担，若有特殊情况需要物业提供的，由会议需求部门负责人以纸面形式提出，会务专员负责询价、报价，首选与**有协议的供应商，待需求部门负责人签字确认后方可购买，开具发票，与**公司月结。
2、费用结算：
（1）会务接待专员从到岗之日起计算，与其他人员薪酬支付方式相同，按月结算；
（2）临时抽调人员按会议时间，20元/小时进行补贴，每月凭《会议服务登记表》与需求电子流对应结算；
（3）对于会议中临时产生的费用，实报实销，按月结算。
附件：
05会议登记表.xlsx
会议保障方案
A. 13：00---17:00时剧场布置会议会标, 主席台摆放红旗、悬挂会徽、会议条幅，开启并检查会场内照明。
实施人员: 完成情况反馈工程保安部
B. 15：00时配合横幅制作人员落实分会场悬挂会标。
实施人员: 维修工段，完成情况反馈工程保安部
C. 检查4台员工电梯运行、停层情况, 要求除2—4楼和11—15楼不停层外, 其余楼层均可内外呼梯停层
实施人员: 电梯维保人员，完成情况反馈工程保安部
1月21日
A. 8: 00时检查各会场会标悬挂完成情况
检查人员: 检查情况反馈总监
B. 8: 30时起检查布置酒店剧场、5楼会议室、16楼会议室、18楼会议室、20楼会议室、20楼会议室、36楼会议室用音频设备。
注: 16楼、18楼、20楼三个会议室各用话筒3只, 其余5只分会场各用话筒2只。
要求各会场的音频设备安置到位
实施人员: 弱电工段，完成情况反馈工程保安部
C. 12: 00时起控制酒店地面停车位
实施人员: 当班车场值守人员
D. 检查剧场、5楼和16楼、18楼、20楼卫生间洁卫使用情况, 要求使用正常无堵漏情况
实施人员: 维修工段
E. 检查16楼、18楼、20楼会议室空调开机效果
实施人员: 空调工
F. 客梯内显示屏增设
实施人员:
g. 车场车位控制: 保留12个主要领导停车位, 地面停车疏理和清场 注1:
23日、24日、26日三天因剧场上午有会议, 锅炉晚上不停炉, 凌晨0: 00 时至5: 00时暖空水温下调至35℃, 5: 00后暖空水温调升至41--42℃
注2:
会议期间,增强楼层和车场管理, 停车位泊车做好引导, 泊车车头位置一致, 大门口仅为即时的上下客停车, 地面停车凭会议车辆证停放
1月22日
1). 17: 00时会议，会议地点：18楼主席团会议室。
a). 16:00时由弱电工段人员对会场音频设备进行使用复试
b). 14:00时检查18楼会议室空调开启情况
实施人员: 空调工
1月23日
1). 8: 10时, 开幕会议 会场地点：剧场。
a). 7: 00时保安开启剧场边门, 7: 30时开启剧场大门
b). 7: 30时会场工作人员进入岗位(音频弱电、电气、电梯工均至“人大”会结束), 开启剧场照明、复查话筒音响效果、打开剧场自动
扶梯( 上行 ),8: 40时关闭自动扶梯, 开幕会结束后,马上更换会
徵、会标, ( 10: 00时, 维修工段派1人至剧场,协助剧场内工作人
员更换会徵、会标 )
c). 5: 00时开启剧场空调, 由当班空调工实施, 空调水温调至42℃, (注意事先准备好相关场所的钥匙)
d). 本日晚上锅炉运行不停炉, 运行要求见前注。
e). 10: 00时打开剧场自动扶梯( 下行 ), 视离场情况,切换一组上行, 15分钟后6台自动扶梯全部上行
2). 8: 10时, 会场地点：18楼主席团会议室
3). 8: 30时, 会场地点：5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、20楼
会议室、36楼会议室
a). 7: 00时会场工作人员进入岗位( 弱电、电工),对音频设备和电器照
明进行检查,保障完好。
4). 10: 40时, 开幕会议 会场地点：剧场。
a).11:10时关闭剧场自动扶梯。会议结束前开启剧场自动扶梯, 运行方向为下行。
自动扶梯的开启切换由电梯维保人员负责。
5). 人大会后: 会场地点：18楼主席团会议室
2月24日
1). 8：30时会议, 会议地点：剧场。
a). 6：00时开启剧场空调, 由23日空调夜班人员开启。空调暖水水温控制在40--42℃间(可根据当日气温情况调节).
b). 6: 30时保安开启剧场边门, 7: 30时保安开启剧场大门
c). 7: 30时会场工作人员进入岗位(音频弱电、电气), 开启剧场照明、复查话筒音响效果
d).7:50时开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行方向为上行,
8:50时关闭剧场自动扶梯。
会议结束前开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行方向为下行. 自动扶梯的开启切换由电梯维保人员负责。
2). 14: 30时会议, 会场地点：5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、20
楼会议室、36楼会议室
a). 13: 50时前完成上述会场进行会场音视设备调试。由弱电工段人员实
施。
3). 17: 20时会议, 会场地点：18楼会议室
a). 16: 40时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。
2月25日
1).8：10时会议, 会场地点：5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、
20楼会议室、36楼会议室 a). 7: 40时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。
2). 9: 00时汇报会, 会场地点：36楼会议室
a). 弱电工段提供笔记本电脑,电视机联接电脑显示, 调试工作于8: 40
时前结束
b). 准备提供各类运行管理文档
3). 11: 00时会议, 会场地点：36F会议室
4). 14: 40时会议, 会场地点：剧场。
a). 14: 00时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。
b). 11：00时开启剧场空调, 由本日当班人员开启。空调暖水水温控
制在40--41℃间(可根据当日气温情况调节).
c). 14: 00保安开启剧场大门
d).14:00时开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行 方向为上行,
15: 00时关闭剧场自动扶梯。
会议结束前开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行方向为下行.
自动扶梯的开启切换由电梯维保人员负责。
e).会后更换会徵、闭幕会标
5). 16: 00时检查初评反馈会, 会场地点：20楼会议室
a). 使用投影仪
6). 17: 20时会议, 会场地点：18楼会议室。
a). 17: 00时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。
2月26日
1). 8：10时会议，举行地点：5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、20
楼会议室、36楼会议室
a). 7: 40时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。
2). 8: 30时闭幕会议 会场地点：剧场。
a). 6: 20时保安开启剧场边门, 8: 00时开启剧场大门
b). 7: 50时会场工作人员进入岗位(音频弱电、电气), 开启剧场照明、复查话筒音响效果
c). 7:50时开启剧场自动扶梯( 上行 ),8: 40时关闭自动扶梯, 开幕会
结束前, 开启剧场自动扶梯( 下行 )至人员离场后关闭
d). 会后更换会徵、闭幕会标
e). 5: 30时开启剧场空调, 由当班空调工实施, 空调水温调至42℃, (注意事先准备好相关场所的钥匙)
f). 本日晚上锅炉运行不停炉, 运行要求见前注。
3). 11: 00时会议，举行地点： 18楼会议室。
a). 10: 40时前完成上述会场音视设备调试。由弱电工段人员实施。
4). 14: 40时闭幕会议，举行地点：剧场。
a). 12：00时开剧场空调, 空调暖水水温控制在39--40℃间(可根据
当日气温情况调节).
14:00时开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行方向为上行.
15::10时关闭剧场自动扶梯.
会议结束前开启剧场1--3楼6部自动扶梯, 运行方向为下行.在剧场召开会议时段内, 按排一人进行设备运行保障巡检工作, 负责巡查人员按有关日程时间按排对相关设备的检查确认。向工程部办公室反馈确认情况，所有调试、操作、检查中发现异常情况的，立即汇报。电梯维保单位人员确保遇有电梯故障时，在十五分钟内赶到现场处理，三十分钟内处理完电梯关客事故。遇有变动按通知办理
工程保安部
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