大型会议布置搭建方案

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大型会议布置搭建方案

如今的会议室已经成为协作交流、脑力碰撞的场所，在新闻、金融、广告、网络、设计等行业的企业经营中扮演着重要的角色。尤其是在加入网络视频会议、远程电话会议等功能之后，对于拥有大量分支机构的企业来说，无论是从节约时间、提升效率，还是从降低差旅成本方面考虑，新型多功能会议室都拥有明显的积极意义。那么，一个完善的多功能会议室是由哪些部分构成的，不同等级的多功能会议室应该采用何种解决方案，各种方案中的核心部件在选择时应该注意哪些方面呢？

大型会议布置搭建方案

对于现代企业而言，会议室经常被用于多媒体演示、案例交流分析、决议讨论表决、分支机构沟通等多种用途，要对会议室声、光、电、网络、电话等各个方面进行高效控制，这些因素共同构成了对多功能会议室的需求。多功能会议室从本质上讲就是一个融合了会议召开、影音播放、报告发布甚至远程交流等功能于一身的整合空间。在数字化办公普及、办公场地成本高涨的今天，多功能会议室在提升工作效率、降低办公成本方面的作用日益明显。那么，多功能会议室应该如何搭建，能够实现哪些应用呢？

规模决定系统模块设置

在搭建多功能会议室之前，首先需要确定的是会议室的规模。多功能会议室始终要依靠最基本的建筑结构来实现，房间的大小、预期的布局是方案筛选的基础。会议室规模对选择功能模块及具体设备的影响，在显示放映、音响扩音、会议拾音等方面表现得最为显著。以显示放映系统的投影机选择为例，会议室的大小决定了投影机亮度、投影尺寸的选择范围，同时对其它参数方面也会有一定要求。举个简单的例子：30平方米的小型会议室采用独立的音响系统意义不大，200平方米的大型会议室就对显示、音响系统有较高的要求。

多功能会议室系统模块架构示意图

在《办公建筑设计规范》（JGJ67-89）中规定的会议室有大、中、小之分，小型会议室使用面积在30平方米左右，中型会议室使用面积在60平方米左右，大型会议室则要根据使用人数和桌椅设置来确定使用面积。按照人均使用面积换算后，小型会议室适合15人左右使用，中型会议室适合30人左右使用，大型会议室根据实际情况而定。对于普通企业来说，中小型会议室应该是最普遍采用的会议室类型。

1.小型会议室：参加会议的人数通常不超过20位，如果不举行电话会议，则对会议拾音功能基本没有要求，而音响扩音系统也基本上只用于视频播放时使用，建设时可以考虑不采用或者简单布置即可。投影机方面，一般需要在较短的距离内投射一个大尺寸画面，最好选购短焦投影机；因为空间较小、遮光效果通常较好，因此亮度不用太高。

2.中型会议室：参加会议的人数可能会达到30人～50人，为了控制会议进程，需要专门的会议拾音和音响扩音系统，同时投影机方面也可以考虑亮较高的产品。

3.大型会议室：企业中比较少见，使用频率极低，可以考虑租用专门的会议中心。如果需要自行建立，则要在包括中央控制系统在内的各个方面进行强化，投影机也需要选择高亮度、大投影尺寸、适合吊装的高端产品。

系统功能模块化应用更有针对性

在确定会议室的规模之后，就需要根据企业用户的需求选择不同的会议室系统功能模块予以整合了。众多的功能是由不同的系统模块提供的，企业用户可以根据自身的实际需要选择不同的系统模块进行组合搭配。一般来说，标准多功能会议室应有的系统模块主要有以下几个：

1.中央控制系统

2.显示放映系统

3.音响扩声系统

4.会议拾音系统

5.遮光照明系统

这五个基本系统模块中，中央控制系统处于核心位置，而其它部分则是直接提供服务的功能模块。除此之外，根据实际的需要，多功能会议室也会加入诸如同声翻译系统、视频会议系统、资料输出系统、数据交换系统等模块。

中央控制系统结构示意图

中央控制系统

中央控制系统由中央控制主机、操作终端、信号接收模块、开关面板、控制软件、供电模块等构成，是多功能会议室的核心，在有效连接后可以控制各个功能系统模块的开启、运行、关闭。中央控制系统主要通过网络、IR无线、数据线等与周边功能模块的控制器连接，用户直接在操作终端的控制软件界面上进行操作，控制各种设备的开关操作和机械动作。

中央控制系统操作终端界面图

多功能会议室的优势在中央控制系统操作终端的界面上可以淋漓尽致地表现出来。无论是投影机、播放器、电脑等设备的开启关闭以及相关操作，还是音响、视频、网络的相关切换，甚至连电动窗帘、照明灯的开启关闭，都可以直接触控操作。这种整合集成所带来的便利性和高效率，对于各种规模和应用的多功能会议室都非常有用。想象一下，当你需要用投影机演示一段视频时，以往必须让人专门拉上窗帘，关闭照明灯；在多功能会议室中却可以通过中央控制系统自动调低灯光亮度、关闭幕布周围的照明灯并拉上窗帘。哪种更方便，一目了然。

显示放映系统

目前显示放映系统普遍采用以投影机为核心的模式，部分特殊场合还会用到平板显示器、投影仪等设备。为了进行显示放映控制，所有的显示放映设备都会与VGA矩阵和AV矩阵相连接，VGA矩阵和AV矩阵则通过专门的数据线和设备与中央控制主机连接并受其控制。电脑、播放器、摄像头等设备输出的视频信号会统一输出至VGA矩阵和AV矩阵，然后根据中央控制系统的信号进行播放等操作。

显示放映系统结构示意图

显示放映系统的最大作用在于视频信号的管理和显示设备的切换。很多中小型会议室里面都只有一台投影机作为显示设备，因此并不存在切换的问题。当然也有一些特殊行业会需要多个显示设备，比如一些金融证券企业，因为需要长时间监控价格走势，就必须额外配备平板显示器作为辅助显示设备，此时就存在设备切换的问题。

金融证券企业会议室对显示放映系统有更高要求

相对于显示设备的切换，视频信号的管理在很多企业的会议室应用中显得更加重要。这个应该很好理解，现在企业召开会议时人手一台笔记本电脑是很正常的事情，此时投影机上应该显示谁的视频画面呢？这就需要由显示放映系统中的桥梁——VGA矩阵进行控制了。

音响扩声系统

“影音视听”，音响扩音系统在多功能会议室中同样扮演着重要的角色，特别是在参加会议人数较多的大中型会议室中显得更加重要。良好的音响扩音系统应达到如下要求：声音响亮清晰、覆盖整个空间、保真没有缺陷。用通俗的说法就是：要保证参加会议的人在各个位置都能清晰地听到发言和演示的声音，同时还要避免回音、啸叫等问题。为了满足要求，就需要从会议室的装修(采用吸引材料制作漫反射墙面)、混音降噪放啸叫的处理、声音的放大、音箱的布局等多个方面考虑。

会议拾音系统

会议拾音系统主要出现在大中型会议室或者存在电话会议、视频会议的会议室中，可以让整个会议有序地进行。如果在数十上百人参加的大中型会议上，每个人都在乱糟糟地说话，那么恐怕我们除了听到嗡嗡的噪音以外，不会有任何其它收获。此时就需要会议拾音系统中的会讨功能模块。整个功能模块是由数字会讨主机(进行各话筒发言模式的管理等操作)、无线话筒、中央控制器等构成，相关的声音处理还会用到调音模块。为了控制会议，数字会讨主机的管理控制机制比较重要，主席机、话筒机的发言控制要具体到发言模式、输出音量和耳机监听音量。

远程网络电话会议是需要会议拾音系统的另一个重要方面。如果企业在多个地区拥有分支机构，那么召集人员到一个地方开会无论从时间还是从成本上考虑都是不现实的，这就是远程网络电话会议出现的原因。而在召开网络会议时，如果想更清晰地采集与会人员的声音，并合理控制发言的顺序，这就需要会议拾音系统进行控制了。

遮光照明系统

使用投影机时需要拉上窗帘、降低灯光亮度，这就是遮光照明系统出现的根本需求。遮光照明系统是多功能会议室正常使用的基本条件，可以划分为遮光和照明两个子系统。遮光系统主要是对窗帘进行控制，通过中央控制系统向窗帘控制器发出指令，控制电动窗帘的打开关闭，从而调节室内亮度以适应显示放映系统的需要。照明系统的作用基本类似，但主要是通过中央控制系统命令灯光控制器，对灯光的明暗进行控制。

大型会议活动策划方案2016-12-17 8:37 | #2楼

任何一个，其会议管理都可分为五大步骤：会前准备、会议开始、会议进行，会议总结以及跟踪执行。常言道，会务管理是核心，活动管理是目标。因此，要想成功举办一场大型的会议活动，前期的会议策划是关键。

所谓会议策划，它是一种资源的整合与配置过程，都是在控制会议风险的基础上，使会议效果最佳。要想会议开得好，风险控制早做到。大凡一场会议活动最可能出现的失误，在不同的会议阶段有不同的表现。比如：

1、会前准备：会议主题和日程及任务分配不明确，参会人员毫无针对性，参会人员也准备得不充分。

2、会议开始：会议程序太过繁复冗长，主持人能力有限，主题变动随意，而且参会人员的层次参差不齐。

3、会议进行：会议讨论消极沉闷，甚至超出议题范围，会议过程拖沓，常常表现为议而不决。

4、会议总结：会议效果不明显，工作安排没有针对性，也没有条理清晰的会议总结。

5、跟踪执行：经常是那完那了，根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。会议本身是一个很重要的管理工具和手段，通过会议策划，可以很好地对会议中的各个细节严格把关。犹如项目管理一样，需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进，以确保项目及时、出色地完成。比如会议准备方面的策划，涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。

不仅如此，会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑项目、签订书面合同时的注意事项、烘托良好的会议氛围的技巧、会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收项目、开会前12小时的检查工作细则，以及会务物品准备的名细等等，都非常重要。

范文：

日前，我参与了一项“中国人口健康援助工程”系列活动的项目策划。作为该项目的主要策划人和执行督导，我深深感到，要成功举办大型的会议活动，必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。于是，我对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目标都进行了反复提炼，现分享如下：活动主题：

主标题：“中国人口健康援助工程”系列活动

副标题：《拥抱健康时代》专题讲座暨“援助工程”启动仪式

横幅：了百姓心愿圆人类梦想

关爱时时有援助处处在

为天下家庭减轻负担让天下百姓快乐健康

活动宗旨：

为天下家庭减轻负担，让天下百姓快乐健康。

活动目的：

让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口健康援助工程”，了解其独特的宣导和服务，以消除百姓对“援助工程”的陌生感及对高昂医疗费的恐惧心理。树立“关爱时时有，援助处处在”的服务人口健康事业的品牌形象，从而促进“援助工程”的全面推进。

活动目标：