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大型论坛会议组织方案
1、明确目标
任何活动都有其目标，有的放矢才能收到事半功倍之效。研讨会都有着共同的特点：与有关机构共同组织。研讨内容是共同关心的课题，带有一定的超前性，而且目标都很明确。
为实现这样的目标，设计了两个基本途径：一是研讨会采用论坛方式，使参会者可以从来自专家那里获得知识和技能，并且互相交流关于理念、技术和管理方面的经验；二是将研讨会变成一个交流园地，讨论和比较各参会者所在发展经验，有效建立新的体制的政策和策略。换句话说，要从理论和实践两个方面进行深人探讨和交流。
2、选准主题
目标定下来以后．主题的选择就显得十分重要了。
3、找好主角
组织好一个大型研讨会，同组织好一个大型演出一样，主要演员的确定是十分重要的一环。本次研讨会在确立“主要演员”时也是颇费了一番脑筋的。
从论坛的角度看，强调共同参与、互动式的交流与沟通，因此与会者既是演员又是观众．但毕竟有主次之分。大会指导委员会经过认真研究。确立了两类主角：负责为每个专题找到一位有影响和声望的专家做专题报告：公司领导层为主做大会主旨发言。
4、精心组织
确定主要发言人后，还有两个主要工作要做：一是组织参会者，二是落实发言内容。
由于这次会议的定位是高层论坛，讨论的又是超前性的理论前沿问题，我们也担心组织参会者会遇到难题。但这样的会又十分重要，所以还非得这样不行。会议的规模根据情况设定。
内容的组织一直到会议前几天才算初步完成，其标志就是论文集印出来。在两天的会议中，大会和分组会共安排有50多人作重点发言。由于会上时间有限。为使会议内容更加丰富，会前做了扎实的论文征集工作（包括发函、报刊广告、网络征集等），并成立了专门的专家组进行组织和筛选，最后从大量的征文中遴选出近70篇收入会议论文集，提供给每一个参会者。在这一过程中；有大量繁琐而重要的工作要做。
5、影响深远
由于重视内容组织，使整个会议显得扎实有效，体现了“三个结合”的特点。多角度、多层次切磋、交流，有利于把问题引向深人：会议主题有现实性和前瞻性；内容广泛、丰富，有启发性；达到了交流。情况和观点、共享经验和知识、促进相互了解和加强合作的目的。
一是资金预算必须到位，并且要明确开支项目与数额。古人云：“兵马未动，粮草先行。”发布会是企业实力全方位的体现，是对企业产品的宣传与检阅，资金的多少与使用直接关系会议的规格效果与影响。
二是方案要详细，这这好比是公开演出，方案就是剧本，方案的好坏与完备与否直接关系执行的效果。一个细节没到位就可能导致全盘皆输。
三是组织会议组委会，确定流程与进度表，明确分工，责任到人，按时间推进，确保每个项目的实现。
四是资源保障与调度，车辆、人员、物料、设计、媒体、餐饮、住宿等等一应俱全。
五是预演，正式开会前必须预演2——3次，发现问题及时改进与完善。常言道：细节决定成败，“千里之堤，溃于蚁穴，不积硅步，何以致千里。”只有认真细致，作好每一个细节，才能确保万无一失。
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一、会议名称：紫光古汉精英国际旅游联欢事业研讨会
二、会议主题：传承激-情 分享荣耀 放飞梦想
三、会议目的： 1、热烈欢迎泰国旅游归来的紫光精英们，让他们感受到强烈的荣耀感和归属感。 2、通过参加泰国游的事业伙伴的分享，把激-情与荣耀传递出去，拉动市场的士气。 3、公布新的旅游政策，拉动市场业绩。
四、会议时间： 2015 年 4 月 27 日 17：30—29 日 12：00
五、报到时间： 2015 年 4 月 27 日 07：00—17：00 （泰国旅游归来的人员安排接机）
六、会议地点： 北京丰台区优龙会议中心
七、参会费用： 食宿会务费 400 元/人
八、会议人数： 400 人+100 旅游及工作人员
九、参会资格： 泰国游归来人员、紫光新晋经销商
十、会议推广： 1- 教育部内勤-雷茜起草会议通知，客服部上传网站。 2- 教育部内勤-雷茜起草短信通知，客服部短信通知市场领导人（吴少卿、刘美、董志 威、任建辉、吴小化、张瀛、李美萱、凌彬博、周志勇、杜文春、何永旺、李海燕、张杏珍、 彭勤、司天富、赵晶龙） （注：目前公司的短信通知只征对这 16 人） 。 3- 教育部内勤-雷茜电话跟进市场领导人推广报到，跟进报名情况。与 健 康 相 伴 与 美 丽 相 约 4- 教育部内勤-雷茜起草会议地址及乘车路线、会务电话。
十一、报名方式： 报名方式： 1- 本次培训只接受团队集体汇款报名，不接受现场报名；汇款后请马上把汇款复印件及 参会名单（参会人姓名、性别）向公司发传真，并留下汇总报名的领导人联系电话（以便公 司安排报到住宿和通知参会人具体参会路线） 2- 报名时间：即日起接受团队报名，以汇款的前 500 名为准！ （参加旅游的伙伴也需报 名，而且务必报名，统一接机统一安排住宿。 ） 3- 详细咨询电话：0734-6216795 雷老师 4- 传真电话号码：0734-8531985 5- 汇款帐号：
十二、报到方式：
1- 教育部内勤-雷茜电话通知市场工作人员：吴小化、任建辉、张瀛、彭勤、崔文军 26 号到北京会场报到；
2- 安排公司工作人员 24 号出差票务，并跟进会议所需各种物品；汇总衡阳所需带的物 品。24 号衡阳出发，25 号到北京报到；
3- 参会人员 27 日 07：00-17：00 报到；
4- 参加会议人员实行实名制，带个人有效证件并携带汇款原件报到。
5- 各团队领导人负责协助工作人员的报到接待，以团队为单位进行安排住房和餐桌；旅 游人员、工作人员分开安排。
6- 餐票上注明组别，10 人一组，按组就座就餐。 7- 27 号安排 2 次接机：06：15 第一批人员到；15：40 第二批人员到。
政府工作会议筹备方案
为总结20xx年政府系统办公室工作，表彰先进，激励斗志，全面提高2015年全县政府系统办公室工作效率，推动政府系统办公室工作再上新台阶，更好服务全县跨越发展大局，经研究，定于2015年2月xx日召开全县政府系统办公室工作会议，现制定筹备方案如下：
一、会议名称：全县政府系统办公室工作会议
二、会议时间、地点：
时间：暂定2月下旬
地点：县劳动局四楼会议室
三、参会范围：
参照20xx年全县政府系统办公室培训班参会人员，初步确定参会范围如下：
1、县领导：夏培剑（、常务副）；
2、开发区和乡镇：开发区管委会、各乡镇分管领导，办公室主任（28人）；
3、县直单位：县直及驻惠有关单位分管领导，办公室主任（160人）；
4、受表彰的政府系统办公室工作先进个人（待定）；
5、县政府办公室全体同志（40人）。
共计260人左右。
四、主持人：王良耕（县政府办公室主任）
五、会议议程：
1、县政府办公室副主任、应急办主任李炜东宣读表彰决定；
2、颁奖（根据主席台就座领导分组进行）；
3、表态发言；
（1）胡集镇政府办公室
（2）辛店乡政府办公室
（3）农业局办公室
（4）发改局办公室
（5）河务局办公室
（6）电信公司办公室
4、、常务副夏培剑作重要讲话。
六、责任分工：
（一）会议由县政府办公室主办，县政府办公室主任王良耕、副主任李长宝负责牵头协调。
1、秘书科负责通知下发、会议签到、主席台服务（根据评选领导小组评选的先进单位和个人，通知相关人员参会）；
2、调研室负责会议主持词、讲话、表彰决定及会议发言材料的起草和把关，印发《关于对2015年全县政府系统办公室工作先进单位和先进个人进行表彰的决定》；
3、政务接待科负责会场布置（会标、鲜花、席位签、发言席、话筒）、奖品购置（奖牌、证书）、座区划分（分为乡镇、县直部门、领奖区三个部分）及引领、颁奖安排、就餐；
4、机关服务科负责会议车辆的安排调度，会务安排两辆机动车；
5、政府网站、电视台、新闻中心记者各1名负责新闻报道；
6、县广电局安排专人负责音响。
大型会议策划方案
会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：
1、交通费用
交通费用可以细分为：
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口-交通费用。
2、会议室/厅费用
具体可细分为：
(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用）
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)、酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。
(4)、会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：
6、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
●设备本身的租赁费用，通常按天计算
●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理
c、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
d、其他——点心、水果及调制色酒
5、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划u>