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大型会议会展策划方案
一、确定举办目的
举办一场展览会,首先要确定其目标。活动项目能准确达到目标的展览会才是成功的。通常我们的目标为:宣传公司形象、促进产品的销售、展示新产品、密切联系用户、对市场的信息动态和市场需求的深度把握等。
二、选择适合场地
选择合适的场地是参展计划中重要的一部分,首先须考虑的是人群流动的方式,了解人潮在整个展览会场移动的方向,再依此挑选摊位。
是否将摊位设在竞争对手隔壁引起颇多厂商的争论,厂商可将这样的摊位有效利用,积极展示自己产品优于竞争者的地方。如果在展览期间须要使用悬挂牌示或罩盖,则须选择有足够高度的地点,避免挡住可见度。
三、参展背景分析
例如:专业性、品牌性、权威性、国际性
四、参展安排
(一)、展前准备:
1.参展主题的确定;
2.展位的确定;
3. 展台设计与搭建;
明确的参会主题、优质的展位就一定能达到我们预期的效果吗?如果没有专业细致的展位布置,怎样体现出专业性、品牌性、权威性、国际性?
大家参展的目的都是一样的,参加展览会是提升企业知名度,宣传与推介新产品或服务的好机会,而参加展览会也已成为部分企业经营战略的一部分,如何有效地充分利用展览会,让展览会成为现代企业最佳的销售与营销工具,实现企业的长期经营目标,则是许多企业关注的核心问题。
在展台设计与搭建时就要围绕这个中心,总结如下:
展台的设计要突出主题、强调个性,同时要在空间和气氛上给观众一种亲和力而且要方便交谈。充分利用各种可能的要素,例如,展台的形成、材料、音响、光线、色彩和其他装潢用品,不断给观众以新鲜感,刺激其好奇心,使他们对展台产生兴趣,进而产生与展览者谈话的愿望。通常,“展位布置”我们会外包给专业的AV设备租赁公司,选择信誉好、责任心强、价格合理的租赁公司会给我们减少很多工作量。我们公司通常外包给光点(北京)传媒,010-52472633可以咨询一下。
4.如何有效的邀请准客户:
①尽量早一些通过发送邀请函的方法约准客户参加,便也对方安排日程。会展开始前一天进行提醒。
②准备一些可以一分为二的礼品,并印有公司标志(等于许多流动的广告牌在免费为公司作宣传),把其中之一在展前先随邀请函寄给准客户,让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品。
(二)、展中促销
1.产品促销活动:
当场签订合同的客户给予一定的优惠或给予有分量的礼品,促使有意向(犹豫)的客户当场签单,毕竟夜长梦多。
2.展中的注意事项
细节决定成败,在参展过程度需要注意一些细节。
①参展人员除统一着装和佩带公司标识的胸牌外,需特别注重自己的形象。给客户不好的印象。只要能到你展位驻足一下,起码他还是有一定的兴趣,你就应主动表示欢迎。
②主动拜访一下这些同行,这里指的同行,并非指同一种产品的企业,而是指同一类产品的企业。向他们推荐你的产品,将样本留给他们几份,也向他们索取样本,起到资源互补共享的效果。
③展会上经常会碰到同行中的探子,他们扮作客户来套你的价格和技术甚至客户资料,所以要保持警惕。
④每天参展结束后,要对当天的客户进行归类整理,并将谈话要点记录下来。另外,根据客户谈话中所提出的需求判断今年的产品流
行趋势,展后和公司决策层讨论新产品的开发及推广。
3.每日工作流程
7:30:早饭后,负责人安排当日工作,各人领取当日所用物质 8:30:准时到达布展地点
9:00--11:30:招商工作进展
11:30--13:00:负责人安排轮值午餐
13:00--17:00:招商工作进展
17:00:清理物资及时递交日总结报告,填写报表
18:30:自由活动,或根据公司安排其他工作
4.展示会中的接待步骤
1、登记(客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等)
2、现场演示
3、介绍公司及产品背景
4、展示其他样机
5、将意向客户请至洽谈区促成成交
6、如有客户当场签单,尽力渲染,制造高-潮
7、发放资料、礼品
8、礼貌周到地送客户出门,并预约下次拜访时间
9、到签到处记下客户意向及责任人
5.媒体报导:
①公司网站进行同步报道。
②深圳、北京等国内和国外行业媒体报道。
③各大行业网站论坛/BBS/博客的宣传。
6.调动展位现场人气的活动策划:
展会上人流量大,加上人都有喜欢向人多的地方聚集的习惯,好的现场造势能吸引人群进入展厅,增加展厅人气,有人气才有财气。例如烤面包、抽奖、发放小礼品、免费样品检测、有奖知识问答、成交锣、文艺表演、LED广告宣传片+活动主题播放、拍卖等。因展会是众多品牌聚集在一起“打擂台”,进行终端拦截就显得尤为必要和重要,展会期间要做到及时掌握竞争对手动态,确保1-2小时更新一次,并迅速做出调整。如聘请临时导购在展馆入口处、竞争对手展厅附近派发单张与举牌游-行进行拦截效果十分明显。
(三)、展后
1.代理商的追踪跟进。
2.把在展会上的火热场面刻成光盘,进行形象整合、再包装。
3.网站的后续报道。
大型展会策划方案
一、确定举办目的
举办一场展览会,首先要确定其目标。活动项目能准确达到目标的展览会议服务才是成功的。通常我们的目标为:宣传公司形象、促进产品的销售、展示新产品、密切联系用户、对市场的信息动态和市场需求的深度把握等。
二、选择适合场地
选择合适的场地是参展计划中重要的一部分,首先须考虑的是人群流动的方式,了解人潮在整个展览会场移动的方向,再依此挑选摊位。
是否将摊位设在竞争对手隔壁引起颇多厂商的争论,厂商可将这样的摊位有效利用,积极展示自己产品优于竞争者的地方。如果在展览期间须要使用悬挂牌示或罩盖,则须选择有足够高度的地点,避免挡住可见度。
三、参展背景分析
例如:专业性、品牌性、权威性、国际性
四、参展安排
(一)、展前准备:
1.参展主题的确定;
2.展位的确定;
3. 展台设计与搭建;
明确的参会主题、优质的展位就一定能达到我们预期的效果吗?
[键入文字]
如果没有专业细致的展位布置,怎样体现出专业性、品牌性、权威性、国际性?
大家参展的目的都是一样的,参加展览会是提升企业知名度,宣传与推介新产品或服务的好机会,而参加展览会也已成为部分企业经营战略的一部分,如何有效地充分利用展览会,让展览会成为现代企业最佳的销售与营销工具,实现企业的长期经营目标,则是许多企业关注的核心问题。
在展台设计与搭建时就要围绕这个中心,总结如下:
展台的设计要突出主题、强调个性,同时要在空间和气氛上给观众一种亲和力而且要方便交谈。充分利用各种可能的要素,例如,展台的形成、材料、音响、光线、色彩和其他装潢用品,不断给观众以新鲜感,刺激其好奇心,使他们对展台产生兴趣,进而产生与展览者谈话的愿望。通常,“展位布置”我们会外包给专业的AV设备租赁公司,选择信誉好、责任心强、价格合理的租赁公司会给我们减少很多工作量。我们公司通常外包给光点(北京)传媒,010-52472633可以咨询一下。
4.如何有效的邀请准客户:
①尽量早一些通过发送邀请函的方法约准客户参加,便也对方安排日程。会展开始前一天进行提醒。
②准备一些可以一分为二的礼品,并印有公司标志(等于许多流动的广告牌在免费为公司作宣传),把其中之一在展前先随邀请函寄给准客户,让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品。
[键入文字]
(二)、展中促销
1.产品促销活动:
当场签订合同的客户给予一定的优惠或给予有分量的礼品,促使有意向(犹豫)的客户当场签单,毕竟夜长梦多。
2.展中的注意事项
细节决定成败,在参展过程度需要注意一些细节。
①参展人员除统一着装和佩带公司标识的胸牌外,需特别注重自己的形象。给客户不好的印象。只要能到你展位驻足一下,起码他还是有一定的兴趣,你就应主动表示欢迎。
②主动拜访一下这些同行,这里指的同行,并非指同一种产品的企业,而是指同一类产品的企业。向他们推荐你的产品,将样本留给他们几份,也向他们索取样本,起到资源互补共享的效果。
③展会上经常会碰到同行中的探子,他们扮作客户来套你的价格和技术甚至客户资料,所以要保持警惕。
④每天参展结束后,要对当天的客户进行归类整理,并将谈话要点记录下来。另外,根据客户谈话中所提出的需求判断今年的产品流行趋势,展后和公司决策层讨论新产品的开发及推广。
3.每日工作流程
7:30:早饭后,负责人安排当日工作,各人领取当日所用物质 8:30:准时到达布展地点
9:00--11:30:招商工作进展
11:30--13:00:负责人安排轮值午餐
13:00--17:00:招商工作进展
17:00:清理物资及时递交日总结报告,填写报表
18:30:自由活动,或根据公司安排其他工作
4.展示会中的接待步骤
1、登记(客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等)
2、现场演示
3、介绍公司及产品背景
4、展示其他样机
5、将意向客户请至洽谈区促成成交
6、如有客户当场签单,尽力渲染,制造高-潮
7、发放资料、礼品
8、礼貌周到地送客户出门,并预约下次拜访时间
9、到签到处记下客户意向及责任人
5.媒体报导:
①公司网站进行同步报道。
②深圳、北京等国内和国外行业媒体报道。
③各大行业网站论坛/BBS/博客的宣传。
6.调动展位现场人气的活动策划:
展会上人流量大,加上人都有喜欢向人多的地方聚集的习惯,好的现场造势能吸引人群进入展厅,增加展厅人气,有人气才有财气。
例如烤面包、抽奖、发放小礼品、免费样品检测、有奖知识问答、成交锣、文艺表演、LED广告宣传片+活动主题播放、拍卖等。因展会是众多品牌聚集在一起“打擂台”,进行终端拦截就显得尤为必要和重要,展会期间要做到及时掌握竞争对手动态,确保1-2小时更新一次,并迅速做出调整。如聘请临时导购在展馆入口处、竞争对手展厅附近派发单张与举牌游-行进行拦截效果十分明显。
(三)、展后
1.代理商的追踪跟进。
2.把在展会上的火热场面刻成光盘,进行形象整合、再包装。
3.网站的后续报道。
大型展览会活动策划方案
一、参展时间:
2015年12月31日-2015年1月2日 每天上午9点-下午5点
二、地点:
杭州和平会展中心
三、活动主创:
主办方:浙江省服装协会
杭州市女装发展领导小组
承办方:杭州斯-诺博会展有限公司
协办方:杭州志愿者协会
四、展会背景分析:
服饰的变迁是一部历史,是一个时代发展的缩影。它是这个时代进步、文明、兴旺发达、繁荣昌盛的象征。它在记录历史变革的同时,也映衬着一种民族的精神,传承着当地的历史文化,女装更是其中不可缺少的一部分。女装品牌与款式的多元化推动了时装的发展。女装使女人倍添姿彩,女装为产业增添亮点。
2011年,我国居民消费价格比上年上涨5.4%,工业生产者购进价格比上年上涨9.1%,在物价全面上涨的大环境下,居民实际购买力有所下降,而2011年品牌服饰价格的明显上涨进一步压缩了居民对于服装的消费空间,使得全年大型零售企业服装销量增速呈现明显下滑态势。监测数据显示,2011年1-11月全国重点大型零售企业女装零售额同比增长24.34%,比2015年全年增速低3.35个百分点;零售量同比增长6.52%,增速比2015年全年低5.78个百分点,同时也是2003年以来的最低增速。2011年,全国重点大型零售企业高档女装零售额同比增长20.0%,明显低于上年水平,并且相比2011年整体女装市场零售额增速也处于较低水平。2011年,高档女装零售额占女装零售总额的比重平均为17.93%,相比2015年下降了2.34个百分点。
从2012年一季度的监测数据来看,服装企业今年的形势并不容乐观。除去春节等不可比因素,2012年1-2月份全国百家重点大型零售企业服装类商品零售额累计同比增长6.10%,较2011年同期增速下降22.13个百分点,为近5年来新低。受服装价格上涨、部分地区持续阴雨以及天气回暖较晚影响春装销售等因素影响,2012年1-2月份全国百家重点大型零售企业各类服装零售量累计同比下降4.23%。其中,女装零售情况相对较好,同比增长4.29%。在此形势下,女装企业更应该及时把握市场动态,积极学习新的商业模式,以应对潜在风险,助力企业持续发展。
杭州的人文山水孕育了温婉秀媚的江南丝绸文化,这成为杭州这座历史文化名城的独特气质。正是杭州这份独特的女儿气质,孕育催生了独具江南风韵的杭州女装,从九十年代初开始,经过多年的发展,杭州女装逐渐在国内服装界浮出水面,杭州女装的影响力与日俱增。杭州女装具有“清新而不张扬,休闲而不轻浮,婉约又融合着时尚”的独特风格,这一点已经被国内消费者所接受,杭州女装产业进入一个迅速发展的时期。
杭州市政当局看到了这一趋势,为发展这一与杭州的城市品格相适应的都市型工业,培育杭州新的经济增长点,杭州市政府顺势提出打造“中国女装之都”的战略,决心塑造“中国女装看杭州”的城市品牌。为此专门成立了女装产业发展领导小组,负责制定、实施杭州女装发展战略。自从2000年杭州女装整体亮相北京引起世人关注之后,杭州女装整体形象
的打造就如火如荼,也取得很大的成效,杭州女装的知名度越来越高。
五、参展商构成:
各地女装品牌销售商及品牌服装加工厂,主要围绕杭州、深圳、广州、常州等地的女装品牌
六、参展目的:
1.拓展杭州女装在国内销售渠道
2.宣传杭州女装品牌
3.拓展杭州女装在国内的终端客户
4.将杭州女装新产品推向市场
5.此次杭州女装展是对市场的信息动态、国家政策、市场需求的深度把握
七、参展安排:
(一)、展前:{具体安排详见附件一}
1、展位准备:
①参展主题的确定:魅力女装,风卷杭城
②展位的确定:标准展,一楼杭州女装馆、二楼广州女装馆、三楼深圳及其他女装馆 各展区的选择通过洽谈商定
③展位的布置;2015年12月24号开始布置场馆,搭建各标准展区,预计4天完工。 2015年12月28号各参展商开始驻馆
2.客户邀请及策略:
展会的举办由杭州斯-诺博会展有限公司全权负责,2015年6月中旬通过发送邀请函的方法约好各参展商参加展会。邀请函中告知各参展商在参会之前可以参加抽奖获得:数码摄像机和手机等奖品,前三十名签订合同的参展商可以提供2015年12月30日、2015年12月31日和2015年1月1日三天如家快捷酒店朝晖店标准间一间。
(二)、展中:
1.人员调配
展会期间协调人员安排由杭州市志愿者协会安排,听从杭州斯-诺博会展有限公司管事的支配。
①门口售票12名,每天4名(暂定)
②门口检票15名,每天5名(暂定)
③现场发放宣传手册和维护秩序15名,每天5名(暂定)
④机动人员10名
2.媒体报导:
①网站进行同步报道。
②杭州、广州、深圳等国内及行业媒体报道。
③各大行业网站论坛、BBS、博客的宣传。
3.调动展位现场人气的活动策划:
有奖知识问答(详细活动方案见附件二)
(三)、展后:
1.杭州斯-诺博会展有限公司对本次参展商和观众进行相关调查并总结(详细调查报告见附
件三)
2.杭州斯-诺博会展有限公司人员把在展会上的火热场面刻成光盘,进行形象整合、再包装赠送给各参展商
3,媒体和网站的后续报道
八、参展物料:
1.宣传资料: ①代理商邀请函 ②海报宣传 ③宣传册 ④赠品
2、洽谈资料: ①名片
②相关合同书 3.现场用品: ①客户资料统计表 ②嘉宾签到簿
③名片夹:一是放置本公司工作人员的名片,另外是放置各参展商名片。
九、参展费用预算
1.展厅租赁费用 200000元 2.展示厅的搭建费 100000元 3.宣传物品的制作费用 35000元 4.相关礼品的准备50000 5.媒体费用6000元
6.参展人员的住宿和饮食费用80000元 7.预备应急资金100000元
小计:5710000
十、温馨提示:
1.展示期间关注笔记本摆放和演示,防止被人偷窃。
2.关注被邀请代理商、客户的行踪,何时到达并及时接待。
3.在展会期间,参展工作人员不能在现场吃东西,只能在餐厅就餐,要体现出一个国际品牌的水平要求来,保持展厅干净整洁。
4.每天闭馆后要及时开总结会,总结一天的工作,发现问题及时解决,整理代理意向书,重要的大客户尽量当天晚上就约见。
5.参展工作人员要统一穿工装,体现出公司的良好的精神面貌,和国际品牌的操作要求。
附件二:
有奖知识问答活动策划方案 一、活动目的:
1.提高展会现场的人气、制造展位的火爆场面; 2.让更多的观众了解和认识各大女装品牌 二、活动时间:
展会期间每天上午一次,每次持续时间1小时,具体时间暂时确定为:上午10:30——11:30(具体时间可根据实际情况临时调整)。 三、活动地址: 和平广场门口北侧 四、执行方案: (一)、活动的宣传方案: 1.海报宣传
海报内容:
①海报标题:惊喜等你来拿 ②海报正文:
活动形式:中国各大女装品牌有奖知识问答 出题范围:见宣传手册和现场展会 时间:每天上午10:30——11:30 地点:本展位
奖品:数码相机、MP3、各大女装品牌优惠券
获奖条件:只要您答对一道题即可参与抽奖一次,100%中奖
③海报落款:浙江省服装协会、杭州市女装发展领导小组主办 杭州斯-诺博会展有限公司承办 杭州志愿者协会协办 2.现场工作人员口头传播
①工作人员现场宣讲
②与参展商的一对一口头传播 3.邀请函宣传
①国外代理商邀请函宣传 ②国内准客户邀请函宣传 (二)、活动的操作方案: 1.活动现场分工:
①主持人:1—2名,负责知识问答活动的整个主持(开场白、有奖问答主持、场面气氛控制、抽奖主持、颁奖主持等)。
②抽奖箱控制:1名,负责抽奖箱的上台和下台、抽奖监督、已抽奖品的去除、与主持人的密切配合。
③奖品控制:1名,负责奖品的保管、抽奖核实、上台颁奖以及与主持人的密切配合。 ④话筒传递:1名,负责观众话筒的传递,如果只有1名主持人,则应配合主持人观察抢答观众的主举手以及先后。
⑤摄影、摄像师:1—2名,负责知识问答活动及展会期间的全程摄影、摄像工作,捕捉住展会期间的精彩及火爆场面,为网站及媒体宣传和制作参展光碟宣传提供第一手素材。 2.活动操作流程:
①活动前半小时,音乐造势、主持人每隔五分钟预告一次; ②时间到,主持人宣布“有奖知识问答开始”; ③主持人致开场白;
④宣布抢答规则和奖品;
⑤出题抢答、抽奖与颁奖(每出一道题就抽奖和颁奖一次)并合影留念; ⑥活动告一段落。 3.抢答规则:
①抢题方式:举手抢答。主持人念完题目后,要宣布抢答开始举手方有效;第一个举手者获得答题资格;如果有两人或多人同时举手,则先请离主持人距离最远的观众答题;同时举手的观众可按照离主持人由远至近的顺序上台抽题作答。 ②答题方式:话筒作答。主持人示意工作人员将话筒传递给抢到答题资格的观众后方可作答,如果在此过程中有其他观众说出了答题,那么此题作废,但抢到的答题资格仍然有效,可由主持人重新出题作答。
③奖励方式:每答对一道的观众均有一次抽奖的机会,即答即抽、即颁奖,中奖率100%。 ④涉及奖品:数码相机、MP3、各大品牌女装优惠券。 4.抽奖方案:
抽奖箱内放置一百个标有数字的乒乓球,其中数字“1”对应的奖品为:杭州女装品牌优惠
券、数字“2”对应的奖品为:数码相机、数字“3”对应的奖品为:MP3、数字“4”对应的奖品为:广州女装品牌优惠券、数字“5”对应的奖品为:深圳女装品牌优惠券。根据抽中几号乒乓球即可获得与之对应的奖品,乒乓球抽出后不再投入抽奖箱,因为乒乓球与奖品之间是一对一关系。 五、问答题目:
主要围绕宣传册上灵活出题,由主持人提前一小时准备
附件三:
参展商/观众调查表
1.您是参展商还是观众?A.参展商 B.观众
2.对本次在杭州举办的参展活动是否满意?A.非常满意 B.基本满意 C.很不满意 D.再接再厉
3.对本次场馆的选择是否满意?A.非常满意 B.基本满意 C.很不满意 D.再接再厉 4.是否期待下一次展会的举办?A.期待 B.不期待 C.没感觉 5.您认为本次参展活动还有什么值得改进的地方?
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