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会议前期筹备方案
一、筹备期工作内容提要
1、酒店会议室、专访场地的确定：
时间：11月14日
落实：已落实——浦东香格里拉北京厅（10:30~11:30媒体专场；13:30~17:30渠道专场） 是否需要上网端口 是 2、 背景板：
时间期限：11月8日完成制作背景板（5*2）
11月10日发送至SC公司查看背景版、易拉宝制作成品 11月13日晚成品到达会场，14日早开始布展
落实：——搭建背景板是否需要专业公司协助 是
3、 会议相关材料准备
4、 到会媒体确认，邀请
时间期限：11月8日第一次提交到会媒体名单
11月12日确认到会媒体名单
11月14日媒体签到，发车马费及公司资料，小礼品袋
注意事项：媒体的邀请对会议的成功起了决定性作用，在媒体邀请过程，厂商人员或者公关公司对记者进行会议相关内容的前期教育，使记者在到会之前对SC及会议有一定的认识，到现场时能很快理解会议主题，也有利于记者后期的传播工作的开展。
5、 主持人的确认
暂定： 6、礼仪，签到
上讯：
场内外签到处接待人员分工： A、 场外嘉宾签到处接待人员： B、 负责上午媒体专场的记者领位 C、 会议进程中发放礼品，递送话筒
7、鲜花
时间期限：11月10日预定
11月13日再次确定
11月14早10点送至会场
8、礼品
时间期限：11月11日确定
11月13日送至会场
9、摄像、照像
摄影：
摄像： 无
会前现场协调期
（11月14日上午8：00-10：00）
一、现场前期协调 总负责：
备注：8：00：部分参加会议的工作人员（）必须准时到现场，检查工作。
8：00—9：00项目协调人需落实易拉宝、指示牌、签到台、背景板、等相关物料是否到位。
（一）背景板，易拉宝：
背景板一块，易拉宝数量6个，安装摆放到事前安排的地点处。
（二）电子指示牌：
指示是否明确，来宾是否能比较容易的找到参会地点，根据需要随时进行协调。
（三）签到台：
摆放在会场门口。签到台需用鲜花做装饰。“媒体签到处”、“嘉宾签到处”牌各1个、“请赐名片”牌：1个、名片托盘1个是否都放置到位。
（四）体验区：
3米长，摆放在会场内预定处，产品台需用红色围台，做装饰。厂商此时需进行体验区的设施安装调试。
（五）设备调试：
协调酒店服务人员调试设备，投影仪，音响。
（六）资料袋：13日下午装袋
资料是否已全部装袋，装完的资料袋是否已放置各个签到台处固定的地方，放置的地方拿取是否方便。
（七）会场布置：
座位是否充足，每个座位上是否摆放好纸和笔，饮料是否到位。灯光是否明亮，投影时间的暗光灯亮度调节，无线话筒是否准备就绪，鲜花是否摆放好。检查播放PPT的笔记本电脑内PPT
是否准备完整，备用的笔记本也是否调试好。笔记本与投影仪的切换是否正常。
二、现场中期协调 主要负责人：
主持人：
主持人再次核实串讲词，服装是否到位。
会场内开始播放宣传短片，直到会议开始前1分钟停止。烘托现场气氛。
14：00：会议正式开始
会场保持安静，灯光、音响、投影师，做好各项工作准备。 主持人、礼仪等需上台相关人员做好各项工作的准备。
三、发布会正式议程 负责人：
双肩背包发送：建议由发言人根据发言内容提出数个小问题，吸引来宾回答，增强听讲时的注意力且拉动现场气氛。
会务前期准备工作
会议的设计与策划服务：根据实际要求和费用预算、提供整体策划，明确开会的目的、性质并做好宣传工作。确认开会时间、与会人数及布置要求。
1. 公关礼仪服务：礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等
人员的准备。
2. 会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。
3. 选择会议场地。
4. 准备会务用品（代表证、餐票、横幅等），收集、整理、印制会议内容
梗概和装订会议资料。
5. 发邀请函，会议通知，整理会议回执，参会名单整理并列表。
6. 会议酒店预订，用餐安排(预算：餐费和酒店费用预算)，车辆安排（落
实接站人员及车辆的安排）。
7. 签到准备工作：如签到簿、横幅等。
会议过程服务：
1．会场协调管理工作。（会场资料收集、整理与分发）。
2．秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务。
3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放。
根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议
牌），并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准。
按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视
机、录像机、投影仪等。
会议开始前半小时，各项准备工作到位（备好充足开水、调试音响，开启灯、
空调〈22-24〉）。
4．根据要求，将指示牌放在特定位置。
5．礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候。
6．会议的全程服务
当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。
先到达的客人入以后，提供茶水服务，会议人数到齐后。
通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求服务。
会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。
会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。
7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。
8.会议留念拍照，意见反馈。
观光考察服务：
会后安排参观、考察等活动。为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项目。
会展后期服务：
票务服务：为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。
接送车服务：为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。
会议结束时服务：
会议结束 ，礼仪小姐和服务员应站在门口，微笑着向客人道别。 会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等。 将会议用具、设备整理好，关闭[空调、电灯、窗、锁好会议室门]。
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