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文秘前台工作内容
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前台文员工作职责
前台文员的工作职责:
1. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集;整理员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续
2. 负责前台区域水台和接待室清洁卫生。
3. 协助文控室收发传真并转交给部门,信件和书刊的收发,并做好相关的登记工作;协助各部门发放快递
4. 接听、转接电话;接待来访人员,清理好接待后续工作。
5. 管理办公用品,对公司人员申请领用办公用品进行登记,发放。每月底进行库存盘点工作,并将汇总表上报给主管一份;
6. 承办员工考勤工作和外出人员、车辆的登记手续,每天检查到岗情况,每天不定时检查员工有无中途离岗等等,违反考勤制度的,没有正规手续的,一律严格按制度执行;每月3号之前统计好考勤报表上报主管签字后上交财务。
7. 做好公章,车辆出行、人员行程的登记。
8. 办理人员入职,离职人员的相关手续;
9. 及时下达领导的各类通知包括口头或电话通知;
10.每天检查会议室卫生情况并整理好会议所需所有用品,召开会议时做好会议记录,会议后的第一个工作日整理好会议纪要,并发布与公司微信群。会议结束后清理会议室;
11.公司员工动态栏两个星期定期更换。
12.协助好各部门组织公司活动等事宜;
13.协助各部门打印相关信息;
14.协助部门领导完成办公室日常事务。
15.检查和准备好各种办公设备,对其使用时间备案存档,保证办公设备的正常使用。
16.晚上下班时检查好门窗,关闭设备电源开关。
前台文秘工作职责
一、 每天工作
1、8:10值日生未到,不值日者扣5分。
2、8:30不到公司开会、17:00不会公司打卡,按旷工半天处理。
3、上午8:30、下午13:0上班后如有睡觉,玩游戏、看电视等一切与
工作无关的事扣5分。
4、每晚业务部会议记录上报刘总。
5、每晚宣布当天扣分情况。
6、老板办公室日常清洁工作。
二、每周工作
1、上报徐主任请假人员名单、离职人员名单、新来人员名单。
2、周一例会会议记录上报刘总。
3、每周出访登记上报刘总。
4、每周出访登记上报业务总监。
三、每月工作
1、上报每月考勤表给财务。
2、上报每月扣分情况与出访未回单位人员表给行政领导。
3、上报每月评选优秀员工表,以及评选前其他准备工作。
四、其他工作
1、来访人员接待工作。
2、合同发放工作。
3、前台打印、复印工作。
4、前台公司资料整理与发放工作。
5、公司通知工作。
文员、文秘工作流程
前台,文员,秘书,文秘,助理和行政之间的区别
在小公司,助理=前台=文员=秘书=打杂=茶水生=繁琐
前台:
工作职责:
1、 负责公司前台接待工作。
2、 负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。
3、 负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。
4、 日常文书、资料整理及其他一般行政事务。
技能要求:
1、 对办公室工作程序熟悉
2、 熟练使用Word、Excel等办公软件,会借助互联网查找资料;
3、 具有优秀的中英文书写能力、表达能力;
4、 具有良好的沟通能力、协调能力,及较强的保密意识;
5、 熟练使用各种办公自动化设备;
6、 具有良好的适应能力,能在压力下工作。
文员1:(分为好多种,每种要求不同,但基本要求相同,以下为办公室文员)
工作职责:
1、根据办公室领导的要求,完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作,及时送交领导或按要求传送给客户。
2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。
3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。
4、根据要求采购日常办公用品,并及时登帐。管理本部的财产帐目(低值易耗品、固定资产)。做好办公室设备管理及维修。
5、做好年度报刊杂志的订阅工作,收发日常报刊杂志及邮件交换。
6、做好办公室每月考勤。做好物品保管工作。
技能要求:
1、教育背景:文秘或管理类相关中专以上学历。
2、经验:从事二年以上企业文员工作经验。
3、技能技巧:熟悉办公室行政管理知识;熟悉办公软件。
4、工作仔细认真、责任心强、为人正直、敢干坚持原则;
5、有较强的沟通协调能力。有良好的纪律性、团队协助作以及服务创新精神。
6、年龄在20-25岁左右
文员2:(工程文员)
工作职责:
1、处理来函文件,登记、归档、统计资料、打印、复印函件资料。
2、编制每月办公用品,做好领用发放工作。
3、办理工作餐卡、药费报销及其它日用品的发放工作。
4、协助编制部门工资、奖金发放表格。协助做好工程部月材料、资金消耗表,水电、煤月度能耗表。
5、保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。
6、负责登记员工考勤表。
7、协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类,编号、建卡、存档、建帐和保持资料的完整性。
8、完成部门安排的其他工作任务。
技能要求:
1、高中以上文化程度,有一定工作能力。
2、责任心强,工作细致、稳重、踏实、耐心、热情、终于职守、严守机密。
3、从事工作二年以上。书写工整、流利、受过秘书工作培训。
4、身体健康、精力充沛。
秘书:(部门秘书)
工作职责:
1、负责组织部召开的各种会议的会务工作,做好会议记录,起草会议纪要、简报,协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况。
2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等,保管使用印鉴、介绍信及经费本。
3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。
4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理,做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作,办理定购和发放各种学习材料。
5、做好部信件登记、分发、寄发工作,受理党员干部来信来访工作,及时做好登记、自办或传递等工作,遇到重大问题及时向部领导汇报。
6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。
7、深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。
8、协助做好部办公室的日常工作。
9、做好部领导交办的其他各项工作。
技能要求:
1、大学本科,经济或中文专业,2年以上秘书工作经验;
2、良好的组织、沟通能力;
3、流利的英语听说读写能力;
4、熟练的计算机操作技巧
秘书:(总经理秘书)
工作概述:
负责文件的汇签、收发管理;对公司级会议进行记录,并整理成文;处理总经理日常行政事务、会议、接待、活动、报销单整理等工作;负责总经理和各部门总监的联络工作;整理总经理的文件;完成部门经理布置的各项工作。
工作职责:
1、协助总经理处理公司公文、行政事务。
2、执行总经理交办的各事项。
3、了解文件管理制度、日常文件的收发程序。
4、拟定文件的借阅权限及借阅规定,并严格按规定借阅。
5、负责文件的汇签、收发、管理工作。
6、做好公司级会议的记录、并整理成文。
7、严格执行保密制度,做好各项保密工作。
8、总经理活动、接待方面的安排、报销单的整理、来访的接待,与各部门联系密切。
9、有关文稿的撰写及审批。
10、公司会议、报告的安排。
11、公司所有资料的存档。
12、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。
技能要求:
1、女性,26岁以下,
2、文秘、档案管理、中文等专业,大专以上学历
3、形象、气质较好,工作认真细致,工作条理性、逻辑性较强。
4、有总经理秘书工作经验,具有良好的服务意识具有良好口头及文字表达能力。
5、熟练使用各种办公软件及办公工具
助理:(行政助理)
工作概述:
制定和完善公司的行政管理制度,使公司的管理更加规范、合理;合理安排车辆调度;员工日常行为的督导;办公区域的管理;日常行政事务的管理。
工作职责:
1、 拟制行政管理制度,并对各部门执行情况进行监督、检查。
2、有效合理的安排公司员工用车,以提高员工的工作效率。
3、负责员工午餐的安排及协调工作。
4、按管理规定和作业流程及时完成公司人员的名片印制。
5、新进员工办公桌位的安排。
6、负责办公区域的管理。
7、员工日常行为规范的管理,并进行相应的奖罚。
8、配合行政部经理做好年度行政预算工作。
9、负责公司通讯费用的审查与管理工作。
10、负责会议室与活动中心的管理工作。
11、负责为客户和公司活动准备场地。
12、根据公司年度行政预算及库存情况进行办公用品、办公设备的采购,超出预算的支出需经部门经理、财务部总监批准后方可采购。
13、严格按照采购管理制度进行采购,要货比三家(至少三家),进行询价、比价、议价。
14、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。
技能要求:
1、大学专科学历,文秘专业优先考虑。
2、限女性。
3、计算机操作熟练。
4、1年以上行政或文秘相关工作经验。
5、有人力资源职业资格证书或财会知识的优先考虑
助理:(销售助理)
工作职责:
1.电话的接听工作及上门客户的接待工作。熟悉公司产品的基本情况,得体的回答问题或转给相关人员(部门)。
2.客户资料的管理工作,包括数据的收集整理分析,相应产品信息的email,直邮及信息反馈工作。
3.网站的更新及相应软性文章的发表收集工作。
4.广告的管理工作。包括印刷品的设计制作,小礼品,促销活动的策划和制作。
5.产品的网上直销工作,包括电话销售和订单处理。 技能要求:
1、大专以上(管理/营销相关专业优先)
2、较强的沟通交往能力,演讲演示能力
3、能熟练运用office等办公软件
4、有较强的文字处理能力和表达能力
5、有较强英文读,写,听,说运用能力
6、有分析整理客户资料的能力。
7、一年以上销售或行业工作经验。
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