行政专员主要工作内容

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行政专员主要工作内容

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行政专员主要工作内容

组织办好会议主持、做好会议纪要等；

协助制定、监督、执行公司行政规章制度；

组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；

管理公司参考书籍及光盘等资料；

做好公司人员考勤和处理各种假期；

管理公司的公共卫生；

发放日常福利、节日福利；

公司的宣传资料以及其他物品的管理工作；

购买、管理和维修公司固定资产；

定购机票、预定酒店等外联工作。

完成直属上司交办的临时性工作。

修订日期：

岗位名称行政专员汇报对象行政经理

所属部门行政部职类职级行政专员

编制晋升方向行政主任/经理/相关适合岗位

编制日期 2015-11-20 批准人

岗位 / 部门的核心价值规范管理,提升公司形象；控制成本；后勤保障

岗位工作目标协助行政部经理提供强有力的后勤保障工作，实现规范管理、成本控制，体现自身价值

主要岗位职责工作标准结果输出

协助行政部经理跟踪、监督总部及分公司各项制度的贯彻执行情况并进行督查和推动实施 CE-AD-901-[2015]0729-A 总部文件管理规定，CE-AD-902-[2015]0729-A 公司制度体系管理规范及其它相关规章制度规章制度的较好实施

负责分公司发文、图书、行政部相关资料归类管理 CE-AD-902-[2015]0729-A 公司制度体系管理规范及其它相关管理规定完整、清晰、易查的资料档案

负责日常资产管理工作，包括资产调配、维护、盘点、报废，保障公司日常工作的正常开展 CE-AD-910-[2015]0801-A 公司资产管理制度及其它相关管理规定资产盘活，成本控制

负责对各部门办公用品的申购、申领表进行审核，并进行审核、汇总、分析，编写分公司月申购汇总表； CE-AD-907-[2015]0801-A 公司办公用品管理制度及其它相关管理规定后勤保障，成本控制

负责根据总部采购标准执行分公司资产、办公用品、耗材等物资的采购、验收、出/入库，并提出采购合理化意见或建议； CE-AD-910-[2015]0801-A 公司资产管理制度，CE-AD-907-[2015]0801-A 公司办公用品管理制度，CE-AD-914-[2015]0801-A 公司印刷品管理制度，CE-AD-908-[2015]0801-A 公司计算机管理制度，CE-AD-906-[2015]0801-A公司库房管理制度等保障物资需要，成本控制

负责总部寄送物资的验收、入库、分发等工作，月底库房的盘点工作； CE-AD-914-[2015]0801-A 公司印刷品管理制度及相关制度保障宣传品需要负责各类行政费用收集、整理、审核、分析； CE-AD-910-[2015]0801-A

公司

资产管理制度，CE-AD-908-[2015]0801-A 公司计算机管理制度及时、准确提交行政费用

负责各类行政报表数据的收集、整理，包括基本状况表、资产物料表、信息费用表等公司相关规章制度完整、清晰、准确、及时的各类报表

负责库房管理，包括所有物资的出入库、建帐和每月对库房物资进行的盘点（包括礼品） CE-AD-906-[2015]0801-A 公司库房管理制度及其它相关规章制度完善的库房管理

负责办公环境的改善、维护、监督 CE-HR-201-[2015]0801-A 员工手册及其它相关规章制度良好的办公环境

负责人员离职时资产清理工作《个人工作资产保管卡》内容资产完整负责协助各类会议、活动工作根据相关要求高效、优质完成

行政经理交办的其它事务根据相关要求高效、优质完成

工作权限 1、监督员工行为规范的执行情况，监督办公环境；2、审核供应商资料，选择合适供应商；3、审核供应商提供各类票据；4、监督公司资产的合理利用

任职资格 1、大专学历以上，行政管理、企业管理或具备相关工作经验者等优先；

2、熟悉资产管理、采购工作，有基本的财务知识，熟练操作计算机，熟悉各类行政文书的起草； 3、1年以上行政管理工作经验，熟悉资产、采购、后勤管理工作

考核指标 " 关键业绩考核指标（KPI）

1. 物资采购的计划性与及时性

2. 行政成本控制

3、相关任务的完成率

3. 服务满意度

服务承诺 "用心服务，认真执行，获得认可，体现价值

承诺人："

工作流程

工作1 "办公用品：申购→入库→出库→盘点 1.每月5日前各部门提交当月办公用品申领表报于行政专员； 2、行政专员审核各部门申购需求及库存情况，汇总当月申购清单，填写月办公用品申购表；

3、行政专员与供应商联系询价，并将取得的规格及报价分析后汇报行政经理；

4、行政经理审核申购汇总表，并提交总监审核批准；

5、行政专员采购批准后的申购办公用品；

6、库管组织验收采购办公用品并填写入库单；

7、行政专员根据需求将采购办公用品出库至前台文员处；

8、前台文员通知各部门物品到位，并做好领用登记记录；

9、行政专员在月底根据领用登记及库存制作办公用品报表

10、行政经理审核报表并提交财务部。

工作2 "总部印刷品、物品管理：确认→入库→出库→盘点 1、行政专员收到总部印刷品或物品，及时E-mail总部《货物确认单》；

2、行政专员将收到印刷品或物品及时入库，填写《入库单》；

3、行政专员将收到物品名称汇报行政经理，并将收到印刷品或物品根据发放规则发放至相应部门或员工，填写《出库单》；

4、行政专员月底盘点实际库存数量，做好库存报表，检查库存与实际是否相符" 工作3 "资产管理申购→入库→出库→盘点 1.各部门经理向行政专员提出固定资产申购或报废要求；

2.行政专员汇总并审核各部门申请，进行市场询价比较分析，确认采购规格及合作供应商，填写《实物资产申购单》或《资产报废申请单》，提交行政经理审核，并提出相关建议；

3.行政经理审核《实物资产申购单》或《资产报废申请单》，通过后提交相关上级审批；

4、行政专员根据审批后的《实物资产申购单》或《资产报废申请单》，进行相应的申购或报废操作；

5、行政专员将采购来的资产移交库管或相关人员验收入库，填写《入库单》；

6、库管根据流程分配资产到申请部门，作好出库登记、资产编码张贴、资产保管卡等记录；

7、行政专员根据相关规定定期进行季度资产盘点，制作资产盘点表；

8、行政经理审核资产盘点表并给出意见，将审核通过的盘点表提交上级审核。 " 工作4 "相关行政费用收集、整理 1.行政专员根据申购内容及原始凭据与供应商一一核对，核对不误收集票据、数据；

2、行政经理审核行政专员提交票据及数据；

3、行政经理将审核通过的票据提交财务部；

4、财务部审核后提交相关上级审批；"

工作5 "

文件、图书、相关资料的管理 1、文件行政经理将需存档文件交付行政专员，行政专员根据文件编号规则、类别等进行一一归档

2、图书行政专员将公司所属图书编号归类放于图书柜；行政专员管理好图书借阅工作做好相关借阅记录

3、合同协议等资料等行政专员将涉及请款合同协议原件提交财务部保管，复印件行政专员进行分类保管，以便核实与查询相关事项时使用

3.各类表单、呈批等资料行政专员保留归类存档，提交复印件与相关票据一并提交财务部进行费用处理。 "

工作6 "

有的档案的管理

有的企业文化

工商事务等等

行政专员工作职责2016-12-03 15:14 | #2楼

一、每天须做事项：

1、对员工日常行为规范方面例行检查，包括着装、工作状态、外出登记、卫生值日等，监督检查相关规定的执行效果，如有违规违纪现象开具罚款通知单；

2、每天12点前公布前一天的奖罚通知；

3、日常后勤服务，门、窗、桌、椅，柜等维修搬迁，水、电等基础设施维修，能自己想办法解决的就自己解决，需要其他部门协助的，找其他部门主管协商，需寻求外部协助的可寻求相应的供应商解决问题；

4、确认是否有需要拟定的通知，如有，尽量在一个工作日内完成；

5、负责文书的流转工作，检查是否有需要提交上级或总经理审批的事项，尽快完成审批以及文件分发或事项传达工作；

6、若部门其他同事不在岗或忙不过来时，协助同事处理好相关事宜，如接待、办公用品领用；

7、及时完成上级临时交待的事项；

二、每周须做事项：

1、拟制部门周工作内容，召开部门例会，并做好会议纪要与分发工作；

2、管理好行政部备用金，做好相关费用记录、报销、请款事宜；

3、采购日常生活用品（如需要）；

4、及时更新网站内容；

三、每月须做事项：

1、协助编制公司各项规章制度文件及表格；

2、整理主管会议纪要、提交审批与会签，并将电子档分发至相关人员；

3、协助进行实习生评优工作；

4、起草所需相关人员的职务说明书；

5、根据固定资产申请单采购相应的设备（比较大型的电器设备）并安排好安装事宜；

6、协助组织公司的相关活动；

7、做好月工作总结；

四、每年须做事项：

1、工作年度总结与计划；

2、协助编制行政部工作年度规划；

3、协助签订公司餐饮合同；

人事行政人员的工作内容2016-12-03 16:34 | #3楼

一、岗位职责

1、协助经理制定、规范人力资源相关管理制度，并执行、督促相关制度的执行情况

2、协助做好招聘、任用的具体事务性工作，包括发放招聘启事、收集和汇总应聘资料、安排面试人员、跟踪落实面试人员情况等

3、管-理-员工信息资料及各类人事资料

4、办理人事招聘、人才引进、内部调动、解聘的相关手续

5、负责办理员工居住证及招调工手续

6、协助经理进行新入职员工培训工作

7、负责每月考勤统计及汇编工作，并报经理审批

8、帮助建立积极的员工关系，协调员工与管理层的关系，组织策划员工活动

9、人事日常事务管理

（1）人员请假、勤务事项登记办理

（2）人员请假、勤务资料汇编事项

（3）员工动态管理

（4）人员辞职手续的转办

（5）各种例假、办公时间的通知、变更等事项办理

10、协助进行财产、内部、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务

11、组织办好会议接待、娱乐等各项活动

12、组织公司办公用品的购买、管理和发放工作

13、管理公司公共卫生

14、负责办理公司各项证件的资质年审

1.人事工作：

招聘渠道开发，职位分析并及时更新招聘广告；发布招聘信息，完善职位说明书。应聘者资料的浏览、筛选、预约、组织、安排人员的面试，建立公司人才库。

负责员工录用、背景调查、人事档案的建立、劳动合同的签订；试用期、培训期考核跟踪记录，社保金缴纳，转正申请的跟进；人事异动、离职等手续的办理；劳动合同续签，社保、社保卡、居住证等证照的办理。

负责公司绩效考核的流程和执行；员工绩效考核数据的统计、汇总、上报、申诉等工作，并对绩效考核的方式方法提出意见和改进建议。

负责组织实施员工培训活动，总结并提供培训课程及方案。

协助组织宣传企业文娱、文体活动。

2.行政事务：

监督并执行公司规章制度和工作流程；

统计月度各报表，考勤、奖惩、社保及其他费用报表的制作及数据审核。

宿舍及公司房租、水电表抄表、制表、费用请款，隔壁公司水电、房租催款；协助司机做好车辆管理工作，做到电子档行程记录表与手填表数据一致。

办公室用品等申请、领用、采购、盘点等工作。

3.前台事务：

外来人员的登记与接待；

做好公司快递收发及结果跟进工作；

协助同事做好传真收发、电话转拨、文件打印等工作；

岗位任职资格：

1.基本要求：大专及以上学历，人力资源管理、文秘、酒店管理或相关专业，女性，1-3年人事行政工作经验，年龄25-30岁；

2.专业知识：人力资源知识、行政管理知识、企业文化知识、规章制度、计算机知识、接待礼仪。

3.技能：学习能力、语言书面表达能力、贯彻执行能力、沟通协调能力。

4.态度：正直/诚信、责任感、服从性、服务意识。

5.特殊要求：熟悉绩效考核、培训两大模块工作经验

岗位职责：

1.主主导招聘面试工作,依各部门提供的《人员增补单》，通过不同的招聘渠道将人才招聘到位，拟定相关的工作流程及制度，经上级确认后实施执行（当天刷新招聘网站，选择合适简历约定面试）

2.主导培训工作，拟定年度培训计划大纲，按照规定时间安排培训工作，并要求参训人员填写培训心得（依培训大纲时间具体操作）。

3.劳动合同签订在办理入职手续同步完成，和-谐处理员工关系，避免各种劳动纠纷的产生。

4.建立健全人才储备库，根据人才类型进行统一储备（依面试情况进行更新），同时对年度招聘成本及招聘效果进行分析，控制招聘费用。

5.离职人员离职手续的办理，当天完成（劳动合同的解除、资料物品的上交，次日内将考勤资料上交于财务部，三天内结算离职工资）

6.根据人员入、离职记录，负责公司在职人员的就业登记，统计公司人员变动情况（入职、离职3天以内必须完成网上操作）

7.根据人员的入、离职记录，按照社保局的要求时间，准确、及时操作参保、停保人员信息资料。（每月18号前必须操作完毕）

8.人事档案的正确管理，及时整理归档，在职与离职人员的档案分开管理（每月不定期检查整理劳动合同等资料的完整性）。

9.与各直营店店长友好沟通联系，及时掌握店员日常行为、考勤及人员变动情况（每两天就要友好沟通一次，相关信息通过文件的形式进行）。

10.与政府外联单位保持友好沟通，及时完成相关的工作任务。

11.随时检查各部门人员日常行为规范，发现违纪行为第一时间根据规章制度作出处理，给予当事人行政处罚，并作以详细记录。（每天不定时检查）

12.及时完成上级交付的其他工作事务。

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