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行政前台文员的工作职责
一、前台文员的工作职责
1.接听、转接总机电话。做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给出相关人员,不遗漏、不延误;
2.日常来访客人的接待与登记,并通知相关部门;
3.公文、传真、信件、邮件、快递接收和分发;
4.复印机、饮水机、传真机、空调等机电设备的管控、日常维护和保养;
5.前台区、董事长办公室、总经理办公室的卫生清洁;
6.员工考勤登记和外出登记;
7. 负责办公室仓库和备用物品的保管工作,做好物品出入库的登记
8.及时下达领导的各类通知,包括口头或电话通知;
9. 打理好公司的植物,办公室日常清洁的维护;
10. 每天下班前认真检查办公区域的门窗、水电、办公设备(门窗要锁好、断开电源);
11.协助组织公司内部活动,做好公司宣传工作;
12.完成领导交办的其他工作。
二、工作行为规范:
1、电话接听
A.听到铃响,至少在第三声铃内接听;
B接听电话后先问候,并自报公司名。标准语如下:“您好,越达公司!”
C.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断他有何需求?
注:
①不指明的电话,判断自己不能处理时,马上把电话转给能处理的人; ②通话简明扼要,不应长时间占线。
③结束时应说“再见!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;
2、客户来访
客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。
A.单个人问候标准语:“先生/女士,您好!”
B.来者二人,标准问候语则为:“二位先生/女士你们好!
C.来者为三人以上,标准问候语则为:“各位好!”
D.对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下:“X先生/女士好!”
三、看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后
1、引导客户或来访者就座;
2、联系来访者所找的公司人员,确定所找的人员是否在办公室内,如在及时引导客户与公司人员见面;
3、客户落座后,递上温水
注:①服务过程中实行“微笑服务”,须始终面带微笑,热情主动为用户服务。
②倒水:在客人来到公司第一时间递上一杯温水,并有礼貌的说:请慢用。 ③如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等;
④在没有公司员工陪同的情况下,不得允许访客自行进入办公区;
⑤客户离去时,应面带微笑道别。
行政前台文员工作职责
首先,前台对于来者是一个公司的初步印象。因此,前台的形象需要反映出公司的形象与性格。通常的要求是端庄大方。
一个标准的前台工作主要负责接待、会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发:
1.转接总机电话,收发传真、信件和报刊;负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;对客户的投诉电话,及时填写登记表,并于第一时间传达到客户服务团队,定期将客户投诉记录汇总给总经理;
2.接听、转接电话;接待来访客人,并通报相关部门;负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;访客进入接待厅,应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水,并负责加水、更新烟缸;
3.负责总经理及其它办公室的清洁卫生。
4.管理办公用品,管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材;做好文具的购买计划和消耗总结工作;
5.打印、复印文件和管理各种表格文件;将公司内的图书、杂志编号、分类整理,形成电子文档,使图书、杂志的管理规范化;
6.做好会议纪要。
7.承办员工考勤和外出登记;做好每月的考勤工作;
8.安排约会、会议室及差旅预定;保管各种手续、手册;负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。做好公司宣传专栏的组稿。
9.更新和管-理-员工通讯地址和电话号码等联系方式;
10.协助做好招聘工作;协助组织公司活动。这些纷繁的工作必须细致而有条不紊地进行。
11.对于来电和来访,要注意迅速辨别来者者地目的;
12.管理办公用和办公器材,必须在定期安排检查时间;注意植物的保养、更换及办公室内的清洁、保洁;注意复印机、打印机、装订机等办公设备的保养。
13.而对于约会和会议的安排,则要注意将事件按照标准排先后顺序,并及时与与会者沟通时间安排
前台文员服务规范 程序 标准
前台 造访:
1.客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。
单个人问候标准语如下:
“先生,您好!”或“先生,早上好!”
“小姐,您好!”或“小姐,早上好!”
“您好!欢迎来到XX公司。”
来者是二人,标准问候语则为:
“二位先生好!”
“二位小姐好”
“先生、小姐,你们好!”
来者为三人以上,标准问候语则为:
“各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好”
“大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!”
对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下:
“X先生好!”
“X小姐好!”
对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者,在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后,还可选用如下标准问候语:
“先生,我记得您前不久(以前)来过我们公司,今天光临,再次表示欢迎!”
a) 引导客户或来访者到咨询厅就座,递上茶水,送上公司营销宣传资料;
b) 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍主人,后介绍客人;
c) 引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意;
d) 进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。进入后,回手关门;
e) 介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,
退出。
7.当值前台为女性,着职业套装,化淡妆。男性,则着西装,打领带。
禁忌:头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。
电话:
1.听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒;
2.听话时先问候,并自报公司、部门。标准语如下:
“您好,XX公司!”或
“您好,这里是XX公司!”
对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。
咨询家装业务:先生(小姐),关于这方面情况(家装咨询),让我们公司客户顾问X先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。
联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!
找人:先生(小姐),您找的X先生(小姐)名字叫什么?您跟他(她)预约了吗?请您稍等。(然后接通本公司X先生的电话,询问转接与否。)
不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人;
通话简明扼要,不应长时间占线。
结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下听筒;
福州翔鹏装饰设计工程有限公司
2015年9月1日
行政文员岗位职责说明书(前台文员)
职务名称:前台文员 所属部门:人事行政部 直接上级:人事行政部经理 管辖岗位:/
任职资格:
1. 中专(普高)以上学历。
2. 有良好的服务意识,待人亲切有礼、谦虚。
3. 有端庄的外表,丰富的内涵。
4. 有积极上进的学习心态。
5. 性别只限女性,年龄20岁至28岁之间;身高158CM至168CM之间。
岗位工作概述:
1. 负责来访客人的接待,保持良好的礼节礼貌。
2. 负责总机电话的接听、转接,并做好来电咨询与重要信息的记录工作。
3. 负责公司传真件的收发工作。
4. 负责公司文件、信息和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。
5. 负责记录公司相关会议纪要并存档。
6. 负责前台或接待区域的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;积极协助公司办公
区域的卫生清洁工作。
7. 负责做好公司文化专栏的拟稿、张贴;公文、信件、邮件、报刊杂志的分送工作。
8. 负责按照公司印信管理规定,保管部门印章,并对其负责。
9. 负责办公室储藏室物品的保管工作,做好物品出入库的登记。
10. 负责做好公司膳食费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 负责统计每月员工考勤、备案并交财务部。
12. 负责管理好员工人事档案资料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
13. 负责管理办公室各类财产,合理使用并提高财产的使用效率。
14. 负责提出改善部门管理的建设性意见,为部门发展创造有利因素。
15. 有效利用自身工作经验,积极参与公司重大项目的特定安排,体现个人价值。
前台行政文员岗位职责
一、日常工作:
1.接待接洽工作
公司来访人员接待;
公司总机电话接听、转接、留言、记录工作;
公司传真收发的管理,打印机、复印机的管理;
公司票务、酒店等的预定。
2.办公管理工作
公司办公用品的采购、保管、登记和发放工作;
公司每日报纸、信件的收发、领取登记、管理;
公司图书库的管理;
负责每月办公用品、快递费用申付及各部门成本登记录入;
3.行政事务
考勤系统的管理、考勤统计(每日/月之考勤报表/请假、加班、出差等手续跟进办理/平时查卡、监卡等) 员工工卡制作发放、通讯录制作及更新
公司物业管理等费用处理(房租、水电、停车、安检、盆景租用等)
4.负责部门会议记录;
二、协助工作
1. 协助招聘工作(面试人员通知、接待)
2. 协助行政事务(办事处注册等资料准备、行政报表录入等)
3. 协助公司固定资产出入库登记,总帐统计。
前台文员->岗位职责
[所属行业:未定行业]
发布者
1,负责前台接待,登记,接转交换机电话;
2,负责传真收发与登记;
3,负责监督打卡和协助人力资源助理汇总考勤; 4,负责办公用品管理;
5,负责饮用水管理,监督环境卫生;
6,收发,整理和保管报刊函件等;
7,协助客服人员办理相关业务;
8,完成领导安排的其他工作.
行政前台岗位职责
一、行政前台接待
1. 接待来访者
接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约,应快速联络相关人,请来访者到会议室等候,并给客人倒水。若访问对象是总经理或其他高管,应向其确认约见时间,并通知其接待。
2. 接待咨询者
若有业务咨询者来访,应及时请业务部门的人员来协助接待。
3. 接听电话
接听电话时,应先说“您好,颐和装饰”。接听电话时使用文明礼貌用语,并记录电话信息及时转告相关人员(注:不可随意将总经理或其他高管的联系电话透漏给他人)。
4. 接待推销人员
上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作。
二、信件及报刊杂志转交
收到信件及报刊杂志时,应快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取。若收件人是总经理或其他高管,应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。
三、快递管理(所有快递记录必须录入公司电脑存档)
1. 接待快递员
熟悉目前与公司有业务往来的快递公司,及时更新快递公司联系人及其联络方式。
2. 转交快递
收到快递时,快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记(录入电脑中表格《快递记录》)。若收件人是总经理或其他高管,应尽快送至其办公室
3. 寄发快递
对每天要对外寄发的快件及时联系快递人员上门收取,保存好寄件凭证,并录入公司电脑《快递记录》,以备快递月结款时作为明晰依据。
四、会务工作
1. 会议前准备工作
组织、安排公司会议,或会同有关部门筹备有关重要活动,协助保洁工人做好会议室准备工作;协助会议组织者做好会议通知等工作。
2. 会议后完善工作
负责检查和关闭会议室电子设备及电器;协助保洁工人整理会议室,协助会议组织者做好会后完善工作。
六、行政前台日常事务
1.保证前台电子设备的正常使用
前台电话等电子设备,若设备发生故障可以先找同事检查,若无法维修,可请同事联系供货商或外部维修单位,排除故障。
2.前台电源管理
每日下午下班后,须将前台电子仪器电源全部关闭后方可下班。
3. 办公用品与公司设备管理
3.1定期盘点办公用品库存,当库存量不足时填写《办公用品采购申请单》,总额在1000元以下时由总经理助理审核;总额超过1000元时则由总经理审核。审核确认后方可购买。
3.2 对已购回的办公用品做好登记存档,并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。(办公用品领用需填写《公司办公用品领用登记表》)
3.3 建立办公用品管理台账,保证账物相符
3.4 负责传真机、复印机、长途电话、计算机的管理、使用和维护;设备保修程序如下:
3.4.1 电脑设备报修 填写设备报修单,向前台进行报修,能修理好的继续使用,如不能修好按规定进行更换要报修的物件。
3.4.2 办公设备报修
3.4.2.1凡部门或员工管理范围内的办公设施包括工作桌椅损坏,由部门行政助理邮件方式向前台报修。
3.4.2.2前台接到报修后应到现场核实办公设备损坏情况,及时派人或联系物业或供货商前来维修。修复后,部门行政助理应对维修结果进行确认。
4. 固定资产管理
4.1 对所有固定资产进行编号、整理、汇总登记工作,定期对固定资产进行盘点。
4.2 及时向总经理助理上报损坏的固定资产,申请采购新的固定资产,新添置的固定资产要及时登记入册。
5、监督记录员工每日考勤情况、不允许作假包庇
考勤记录包括每日上下班打卡记录(迟到);请假(事假、病假)记录;旷工记录;出差记录;出入记录等等。每月2号之前将上一个月的考勤记录统计好后交给总经理助理审核,再交给财务部。
6、公司招聘
6.1协助进行人员招聘,包括招聘信息发布、简历初步筛选(筛选后简历交给上级进一步筛选)、通知人员面试、接待应聘人员,登记人员信息
6.2入职人员信息登记
6.3员工通讯录的更新及维护、员工入职信息登记汇总
七、领导交代的其他工作
行政前台工作职责
一、行政前台接待
1. 接待来访者
接待来访者,先问清对方来访原因,根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约,应快速联络相关人,请来访者到会客厅等候,并水给客人倒水。
2. 接待咨询者
若有业务咨询者来访,应及时请业务部门人员来协助接待。
3. 接听转接电话
前台是总机电话,接听电话时,应先说“您好,盈泽投资公司”,然后根据情况判断是否需要转给相关人员接听。
4. 接待推销人员
上班时间若有推销人员上门推销,应婉转拒绝,若有员工需要他们的服务,告知希望他们在公司休息时间(如:午餐时间等)再来。
二、传真及信件转交
1. 转交传真
关注电子传真,一旦收到传真,应快速、仔细辨认接收人,并及时转交,必要时应电话提醒查收。若接收人是总经理或其他高管,应转交其秘书,并电话提醒查收。
2. 转交信件
收到信件时,应快速、仔细辨认收件人,并及时通知收件人领取。若收件人是总经理或其他高管,应尽快送至其办公室或转交其秘书接
收。
三、快递管理
1. 接待快递员
熟悉目前与公司有业务往来的快递公司,及时更新快递公司联系人及其联络方式,并热情接待每日前来送、取件的快递员。
2. 转交快递
收到快递时,快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记。
四、行政前台日常事务
1.保证前台电子设备的正常使用
前台有电脑、电话、传真等电子设备,若设备发生故障可以先联系办公室同事检查,若无法维修,可请采购部同事联系供货商或外部维修单位,排除故障。
2.及时更新和发布员工内部通讯录
每周一统计公司所有人员信息,并向全体员工发布新的内部通讯录。
3.公司钥匙管理
会议室钥匙、办公室备用钥匙,前台应妥善保管。
5、名片的制作与申请、缴纳话费、需出差人员机票、车票预定
6、费用登记
7、上传下达通知工作
六、考勤登记
核对考勤信息。
七、行政主管交代的临时事务。
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