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小型贸易公司管理制度
— 讨论稿
目的：为了合理高效地使用资金和加强采购计划管理，规范采购工作，保证生产用原辅材料的供应数量和质量。
适用范围：适用于本公司所有采购物资管理。
责任者：质保部、综合部、采购部和仓库负责人、采购人员、仓库管理人员。 内容：
1、采购分类：
1.1生产物资采购
包括：生产用原材料、辅料、包装、外协构件、五金配件、劳保用品等。
1.2研发实验室使用物资采购
包括：使用的仪器，工具，设备等。
1.3办公用品采购
包括：办公耗材、其它零星物资、培训资料、书刊等。
1.4固定资产采购
1.4.1办公设备：如电脑、打印机、办公桌、文件柜等固定资产。
1.4.2包括机器设备、新建、改建项目需用物资。
2、采购
2.1采购申请
2.1.1生产物资采购计划
2.1.1.1常规生产物资由仓库根据库存情况填报《采购需求表》。
2.1.1.2非常规生产物资由生产部根据公司下达的生产计划单，准确计算并填写《采购需求表》，由总经理签字批准后，交采购部统一采购。根据物料采购流程采购。
2.1.2研发实验室物资采购
由使用部门填制《采购需求表》必须由总经理签字后，再交由采购部统一采购。
2.1.3办公用品采购计划
由综合部负责公司办公用品的采购计划申报，部门经理签字批准后，交采购部统一采购。
2.1.4固定资产采购
2.1.4.1办公设备采购由使用部门填制《采购需求表》，综合部审核后（是否需要、是否公司可内部调整等），经总经理批准，交由采购部统一采购。
2.1.4..2机器设备采购，由生产部填制《采购需求表》，经生产部经理签字审核后，由总经理批准后，由采购部及生产设备部共同负责采购。
2.1.4.3新建、改建项目需用物资，由总经理指定负责实施部门做出方案、图纸和预算书，并用总经理批准，职能部门编制《采购需求表》，由采购部及相关部门共同负责采购。
2．2请购的撤消
（1）已开具请购单，并经批准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门以书面
方式呈送采购人员，必要时应先口头知会计划部以及采购部。
（2）请购部门回收各联请购单，并备注“撤消”字样。
（3）采购部接获通知后应立即停止一切采购动作，采购部经与供应商协商后应
及时取消订单。
（4）未能及时停止采购时，采购部应通知原请购部门并协商善后工作
2.3采购询价
2.3.1对各类申报的 《采购需求表》，采购部采购人员应与仓库及相关部门核实采购物资品种和数量的合理合理性。
2.3.2采购人员按《采购需求表》，上的物料进行采购询价，采购员对同品种物质应进行质量、价格的比较工作，不得少于三家（特殊急需物料，和采购困难的物料的可酌情处理），应详细的记录在《请购单》上，包括采购品种、数量、价格、供应商、付款条件等，由采购部经理审核，总经理批准后方能进行下单采购。
2.3.3采购部门人员应随时掌握市场动态，对某些原料价格波动大的品种，有价格空间的要及时报告采购部经理和总经理，为提供是否储备作决策，总经理一旦签发特需采购计划，采购部采购人员应把握机遇，从速落实。
2.4合同签订
采购物资原则上必须签订合同，特别是对于预付货款（包括带款提货、款到发货、现款现货等情况）更应从严要求，合同上应注明品种、型号、质量要求、数量、单价、金额、运输方式、付款方式、计划到货日期等。对于小金额的小品种，可以采取电话订单的形式与供应方进行确认。
2.5催货
2.5.1采购合同签订完毕以后，根据采购合同上要求的到货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期（对于由于特殊原因不能及时到货的，应在第一时间通知物资采购计划申报部门）直至物资到达我公司。
25.2各种原辅材料到货前，采购员都应通知仓库保管员预备货物，准备接货。
2.6入库
2.6.1实物入库
2.6.1.1货物到达厂门口后，由采购员根据对方的送货单填制“原、辅材料收货通知单”交给司机，司机凭此通知单找仓库安排后续事项。
2.6.1.2对于检验不合格的物资，按照不合格品管理程序处理。
2.6.1.3对因包装数量造成破损或其它原因造成短斤缺两（独立包装的品种少件数除外），仓库保管员应通知采购人员，超出合理损耗范围的（合理损耗范围由质
控部和采购部共同制定，质控部、仓库、采购部共同保存），采购人员应立即与供应方协调，及时补足分量。
2.6.1.4仓库在收到货物后，应及时在“原、辅材料收货通知单”签字交由司机带回采购部，由采购部填制收货单交由司机带回供应商。 3、采购付款
3.1采购员填制“付款申请单”，申请人应在“付款申请单”上填写好付款单位、收款单位、付款用途（采购哪种原料）、尚欠货款金额（分别注明各分公司的欠款金额及总额，如为预付款则以单价×数量=金额的方式填写，）、申请付款金额，付款方式、申请人姓名后，交由财务核实欠款金额、票据是否齐全等情况后，由采购部经理审核，总经理批准，最后交给财务安排付款。
3.2采购人员在安排付款尽量要避免现金结算（包括从财务上领取现金和打入个人帐户）。
3.3以承兑方式付款的，采购员应尽量要求对方单位人员过来领取，特殊情况可采用EMS快递，从财务上领出承兑汇票时，应在“使用承兑汇票登记表”上登记。采购员都应在付款后十天内将收款收据交到财务部门。
3.4财务安排付款后应在“付款申请单”备注栏中填写实际付款金额、付款方式和付款日期，将第三联交还给采购人员，由采购部存档。
采购流程图
采购需求表
编号
请购单
请购部门_______________________________ 请购单编号____________________________ 采购单号_______________________________ 预算编号______________________________
小型企业公司管理制度(模板)
第一章 资产管理
第一条 我公司财产安全管理遵循“统一领导、分级管理”的原则，所有公司财产按照公司制定的资产及其安全管理规定，由各部门统一集中管理，并应明确每项资产的责任人。
第二条 公司财产必须具有明确的标识，应在醒目位臵标识资产编号、资产名称、用途、责任人，资产编号须与我公司财务管理部门登记对应资产编号一致。
第三条 投入使用的公司财产必须是验收合格的资产，并履行完毕资产登记领用手续。
第四条 公司财产在投入使用时必须详细登记资产编号、名称、生产厂商、品牌、规格、型号、序列号（授权编号）、配臵、用途、购臵时间、购臵金额、投入使用时间、维保期限、供应商及其相关的联系人和联系方式。
第五条 资产管理部门应定期盘点公司财产，至少每年一次。
第六条 公司财产在变动存放位臵及改变使用用途时，各资产管理部门必须做好详细的变更登记。
第七条 对于停用的资产应详细登记并妥善保管。
第八条 公司财产报废前，应妥善备份并清理相关文件、资料和数据，然后按资产管理办法进行报废处理。
第二章 仪器仪表和备品备件管理
第一条 仪器仪表和备品备件应放臵在通风良好、温湿度适宜、防电磁的环境中。
第二条 仪器仪表和备品备件应建立台账，详细登记其名称、数量、用途、型号、生产厂商、供应商、购进时间等信息，报废时按照相关规定处理。
第三条 仪器仪表和备品备件须定期进行检测，并做好相关软、硬件的更新升级工作，确保其可用性。
第三章 用电安全和消防安全管理
第一条 公司配电系统的设计施工图、配电系统图、线缆布线图等资料应完整，并且与标识一致，如有变动，应及时更改资料。
第二条 严禁随意对供电设备断电、更改供电线路，严禁随意串接、并接、搭接各种供电线路。
第三条 增加用电设备时，须经专业人员现场勘查、检测和评估，确保满足用电安全情况下方可实施。
第四条 机房内必须配备满足设备负荷的UPS电源，并留有一定的余量。
第五条 做好蓄电池的维护保养，按照要求进行检查和充放电，及时处理发现的问题，按照要求及时更新电池组，保证UPS设备处于良好的工作状态。
第六条 在配电柜、配电箱等危险性高的位臵应张贴
相应的安全操作方法和警示，实际操作时应严格执行。
第七条 雷雨季节要加强对机房防雷设备、地线及防护电路的检查。
第八条 机房必须配备满足消防安全规定和要求的消防器材, 机房管-理-员应熟悉机房消防设施的使用方法，掌握消防应急处理步骤、措施和要领。
第四章数据使用管理
第一条 应用系统上线前，我公司科技中心要检查应用系统是否具有数据使用日志记录功能。
第二条 应用系统的使用人应按照操作流程规范，准确、完整录入和查看数据。
第三条 除通过应用系统使用权限范围内的数据外，未经我公司科技中心批准，任何人不得采用其他方法或工具获取和使用数据。
第四条 除通过应用系统对数据的正常操作外，因系统维护等特定情况，需要对数据进行增加、删除、修改等操作时，须经该应用系统业务主管部门负责人书面同意、科技中心审核；执行操作时，科技中心要派专人协助，并详细记录操作原因、时间、人员、数据范围和内容等。
第五条 各应用系统管-理-员应清楚每项系统功能所涉及的数据范围。
第五章 数据保密管理
第一条 未经应用系统业务主管部门负责人允许，严禁将数据转移、复制到Ｕ盘、移动硬盘、光盘等移动存储介质中。
第二条 未经公司科技中心负责人同意，科技中心工作人员不得向任何人提供或许可他人使用数据。
第六章 数据归档、销毁管理制度
第一条 暂不使用且需要长期保存的历史数据，应转存到光盘或磁带等介质上，并一式两份，由我公司档案室和科技中心分别管理，同时建立详细的文档记录。
第二条 我公司科技中心每五年清理一次数据，对确无保存价值的数据报我公司信息化领导小组审核同意后，进行造册登记、清理销毁。
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