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商贸财务报销制度
为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，现结合公司的具体情况，特制定《中小企业财务报销制度》制度。
一、费用报销程序
1、外购材料用品及支付任何款项均需取得对方开具的收款凭据，在原始单据上要注明费用发生明细、日期、金额大小写要全，原始单据不得有涂改的痕迹，除伙食费（购菜、米、面）以外的原始单据必须加盖有销售方的章，凭合法的原始单据将票据粘贴好，用中性笔填写经费支出报销单。费用支出类的单据要有经办人在原始单据上签字、产品及消耗品入库类单据要有各店库管（收银兼）确认签字；报销费用时要将不同店的费用分开填具经费支出单。
2、将付款凭单传递给财务会计，由其核对所报销的费用是否合理，手续是否完整、支出金额是否正确，并对所审核的单据签字确认。
3、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。
4、出纳报销时审核签字手续是否齐全，手续完备后进行付款，并在付款单上加盖“现金付讫”章。
5、特殊事件急需付现，先向总经理请示后，出纳先行付款手续，后补审批手续。
6、各店、员工发生的费用必须在发生费用一周内报销，不得拖延时限。
二、费用报销规定
1、市内交通费报销：要凭正规发票(公交车票、车租车票）进行报销手续，需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项。员工办公无特殊情况不许打车，如有需要，向总经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续（在报销单上注明打车原因）。
2、差旅费用报销：因公出差期间发生的交通费、住宿费凭正规车票、住宿发票进行报销；餐饮费按公司规定按日定额给予报销。公司员工出差借款，应填写借款单，并注明出差时间行程，由财务会计审核、总经理或经总经理授权的指定人员批示后方能支取借款。出差员工应在出差回来，一周内办理报销手续。未在规定期限内办理报销手续的，财务部门应在当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。
3、业务招待费的报销：各店业务招待费的报销对象为店长，店长发生招待事项前应向总经理请示，经同意后方可进行限额接待。报销时凭正规餐饮业服务发票、若有在外购的酒水，会同酒水发票或收据，填制经费报销单进行报销。报销单上必须注明招待对象、事由、参加人员。
4、伙食费的报销：各店伙食费按公司在定额（ 元/日/人）范围内给予报销，员工就餐应设立签字簿，不得代签。报销时要把伙食费购买单据和就餐签字表一起粘贴到费用支出单据上。伙食费暂按每周报销二次（周 、周 ），由财务到各店进行单据审批报销手续。
5、加班用餐费的报销：各店因加班用餐报销费用，需要有加班人员的签字方可履行报销手续。
6、水电费的报销：各门店水电费用由店长（或财务）负责向出纳借款支付和报销，做好抄表记录；报销时要附上交费单；报销时要将营业用水电和办公用水电分开记录，员工宿舍用水电由员工住宿人员分摊，公司不给予报销。
7、各店办公及营业设施的维修。需要发生维修费用时，由店长向总经理提出申请，经同意后进行维修，维修购买材料及支付人工费均需要取得原始凭证，按规定填写经费支出单进行报销手续。
8、店内需要发生的其他支出及购置，应由店长向总经理请示后方可支出。(店长是否有 元以下零星支出的权限）
三、备用金的管理
各店由公司总部给予备用金（ 元）。由财务开具支出单，经收银员签字收款后由其管理，财务记入收银员应收款名下。备用金主要用于顾客找零、店内小额零星支出（视店长是否有 元以下零星支出权限而定），不得移做他用，更不得将备用金借于他人使用，各店长及员工不得向收银员借公-款使用。财务在盘点收银员现金时备用金也要一起盘点。收银员用备用金发生零星小额支出后，应取得完整的报销凭据（见第一条单据注意事项）并在一周内填写费用支出单进行报销手续。（见收银员管理办法）
四、电话费的管理
公司给各店配备公用电话，并给予费用限额（ 店 元），超支部分由各店自行承担，公司不予报销。
五、办公费的管理
办公用品的采购由公司财务集中采购，各店在月末20日向财务上报次月办公用品需求，由财务实行登记造册管理，各店在领用时履行签字手续。
六、各店领用内部单据的管理
内部单据及用品的购置由公司统一进行，各店领用时参照办公费的管理规定，履行各项签字调拨手续。
七、员工借款的管理
员工因生活困难向公司借款，应向总经理请示，经同意后办理借款手续，员工借款金额不应超过月平均工资的三分之一，财务在次月发放工资时应将借款扣回；员工因工作借款应向总经理请示，经同意后办理借款手续，并在费用发生后一周内办理报销手续，前次借款没有清理，不能出现再次借款的现象。如遇次月发放工资，需要将未报销的借款办理完报销手续后财务再给予发放工资。
八、促销礼品的管理
各店做促销活动购买礼品，需由店长向总经理书面出具活动方案、礼品购买计划，由总经理批准后安排购买，礼品分发到各店需由库管（收银兼）签字确认收货，一并纳入系统视同库存商品管理，礼品的发放在营业流水单上注明并视同销售在系统内做销单处理（如不能纳入系统管理，需要把礼品做好签收表，每月末交财务核实销）。相关业务办理人员根据店内库管签收的单据办理报销手续。
九、公司固定资产、低值易耗品的管理
财务设财产（固定资产、低值易耗品）账，对这些资产按部门管理，于9月进行一次清查建账，由各店长签字确认后，由其对资产的安全性进行管理。各店之间资产调拨，调拨方要开具出库单经调入方签字确认，并将确认单据传递给财务进行转账处理，年底财务核实一次各店财产。各店长遇轮岗换岗，财产账同样需要办理签字移交手续。
财务报销审批制度初稿
第一章 总则
第一条 为加强公司资金管理，使资金得到更好的利用，根据公司实际情况，特制定本制度。
第二条 费用开支主要包括：
（一）行政费用开支，包括差旅费、车辆维修保养费、办公费、通讯费、咨询费、中介机构费、排污费、工会经费、职工教育经费、技术转让费、科研费、劳动保险费、劳动保护费、厂区招待费用等。
（二）成本性开支，指为生产所需采购的材料、备品备件、运输费用等。
（三）后勤费用开支，包括伙食费、职工福利、绿化费、公用设施日常维修等。
（四）项目开支，指为完成工程所需要的各项开支，包括工程安装人工费、现场协调费、项目经费等。
（五）业务招待费用，指公司市场部接待用餐、礼尚往来等开支。
（六）财务费用开支，包括工资、房产税、土地税、印花税及各种税金、水电费、关联公司款项的冲转等。
第二章 报销流程
第三条 公司报销审批按照资金出处和所使用部门，确定费用开支归口，财务部做好费用审核工作，充分发挥资金作用。
第四条 财务部报销流程：经办人粘贴票据→财务部预审→本部门负责人签字→财务部负责人签字→公司主管签字→财务部报销。
第五条 所有款项的支付，须经公司主管签字批准，如公司主管不在公司，应以电话或传真的方式与其联系，确认是否批准款项的支付，事后请
其在支出单上补签意见。
第六条 往来款项的冲转（指非正常经营业务），须经公司主管签字，方可办理。
第三章 管理
第七条 公司费用开支按照归口管理，由管辖部门经办人员办理报销手续。
第八条 行政费用报销程序：
（一）行政费用由公司办公室负责管理控制，所有部门行政费用统一由公司办公室负责，实行事前申请，事中控制，事后核算原则，公司办公室办理报销，其他部门人员财务部不给予以报销。
（二）行政费用开支报销流程：经办人粘贴票据→财务部预审→公司办公室负责人签字→财务部负责人签字→公司主管签字→财务部报销。
第九条 成本性开支报销程序：
（一）成本性开支由供应部负责管理，财务部控制，按照技术部下发的需求计划，做出采购计划，由公司主管、财务部负责人签字确认后方可采购，控制在技术部下发的预算之内，超预算支出由技术部、供应部共同确认经公司主管签字后，供应部人员到财务部办理报销程序。
（二）成本性开支报销流程：经办人粘贴票据→财务部预审→供应部负责人签字→财务部负责人签字→公司主管签字→财务部报销。
（三）对于所有成本性开支供应部必须签订购销合同，没有购销合同的，财务部不办理付款。
（四）对于有预付款的开支，财务部根据采购合同办理预付款。
第十条 后勤费用开支报销程序：
（一）后勤费用开支由后勤部全权管理负责，公司主管控制，按照公
司制定的制度执行。
（二）后勤费用开支报销流程：经办人粘贴票据→财务部预审→后勤部负责人签字→财务部负责人签字→公司主管签字→财务部报销。 第十一条 项目开支报销程序：
（一）项目开支由项目经理负责，工程部经理控制，按照公司规定的费用标准和付款手续执行。
（二）项目开支报销流程：经办人粘贴票据→财务部预审→工程部经理签字→财务部负责人签字→公司主管签字→财务部报销。
（三）对于工程部工程款的支付，项目部必须签订合同，财务部根据合同签订付款条件同时结合现场安装进度进行拨款，项目经理办理拨款审批表，经过公司主管、工程部经理、技术部、质检部签字确认后，财务部办理拨款。
第十二条 业务招待费报销程序：
（一）业务招待费指市场部的各项活动经费，由市场部经理控制，董事长审批，严格按照公司制定的标准和审批的额度执行。
（二）业务招待费开支报销流程：经办人粘贴票据→财务部预审→市场部经理签字→财务部负责人签字→董事长签字→财务部报销。
（三）业务招待费实行事前申请，事中控制，事后核算的管理办法，未提前申请的，财务不予办理报销业务。
第十三条 财务费用开支报销程序：
（一）财务费用开支根据计算出来的详细数据，经过公司主管签字后方可办理。
（二）财务费用报销流程：经办人粘贴票据→财务部负责人签字→公司主管签字→财务部报销。
第四章 预算控制
第十四条 财务部为了更好的控制资金运用，在每月月底之前做出资金
计划，安排下月资金，对资金使用实行事前申请、事中控制、事后核算的管理办法。
第十五条 各个部门在每月25日之前报费用预算，由财务部、公司主管根据实际情况审批，通过审批的费用，财务部安排在下月资金计划中，未通过审批的费用不得使用，否则财务部不给予报销。
第十六条 经过审批的费用在执行之前，由经办人填写借款单，借款流程：经办人填写借款单（注明用途、原因）→本部门负责人签字→财务部负责人签字→公司主管签字→财务部付款。
第十七条 所有借款按照计划执行，原则上没有预算的费用财务部不办理借款手续。
第五章 预审管理
第十八条 财务部严格按照国家有关规定审核票据，对不符合规定的票据不予受理。
第十九条 对于原始票据的审核，要求提供的发票必须有开具公司的名称，开票日期，收款人员名称，大小写金额一致，收款单位财务章，缺少任何一个细目的发票财务部不予以接收。
第二十条 对于成本性开支，必须开具正式增值税专用发票，且必须通过税务局认证处理，如若未通过，发生费用由供应商全部承担。
第二十一条 报销费用经办人粘贴费用报销单，单据上填写报销日期、用途、大小写金额、票据张数、经办人姓名等，缺一不可，费用报销单金额与报销票据金额一致。成本性开支费用报销需要有经过库管员签字确认的入库单作为辅助单据。
第六章 报销管理
第二十二条 为了提高公司办事效率，加强基础管理，财务部规定的报销时间：厂区内报销为每周周五，项目部报销为每月第二周周六。
第二十三条 对于材料付款原则上同厂区报销日，特殊情况经公司主管批准根据业务需要办理。
第七章 附则
第二十四条 本制度由公司财务部负责解释。
财务报销制度及流程
一、日常费用的报销：
1、日常费用指日常发生的、经常性的、金额较小的费用类（不含货款、加工费、工资），该类费用报销时，一律使用“费用报销单”进行报销；
2、“费用报销单”后附发票（收据）、入库单、请购单（申请单）、送货单（此单在购材料、办公用品、物料消耗品时提供）；
3、“费用报销单”和附件内容、大小写金额必须一致，如有不一致者，将不予报销；
4、附件一律用胶水粘贴在“费用报销单”后面，并保证正面朝上，不得倒置。
5、报销流程：
①、费用报销者自行将报销附件交于出纳，由出纳粘贴好后，经办人需详细注明该费用用于哪个公司，写明公司全称及事由，有多人参与的，要求有证明人签字，并在经办人处签字。
②、报销单送本部门负责人复核并签字；
③、经审核无误的“费用报销单”送呈总经理审批；
④、出纳根据总经理审批后的报销单支付款项或结清借款。
流程图：
1.费用发生前的申请（本部门负责人审核）
2.费用报销人粘贴好附件并签字
3.报销人送报销单给本部门负责人复核
4.总经理审批
5.出纳凭总经理审批结果付款或结清借款
二、费用发生尽量取得正式税务发票；如为收据报销时，收据上必须有服务方的合法印章。
三、数字大小写字样：
小 写： 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0
大 写： 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 零
本报销制度适用于公司全体人员并从文发之日起执行，请全体人员共同遵守，如有不懂处可向财务部咨询。
青海贵邦建材有限公司
2015年7月3日
财务报销流程及制度明细
第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 本制度适用公司全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程第四条 借款管理规定一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第一条 借款流程一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。
三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
第三部分 日常费用报销制度及流程第二条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第三条 费用报销的一般规定一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制 度),且发票背面有经办人签名。
二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
三) 按规定的审批程序报批。
三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
第四条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
第五条 差旅费报销制度及流程。
（一） 费用标准职 务 交通工具 住宿标准 伙食标准 外埠市内交通费用一般员工 火车硬卧 120元/天 30元/天 30元/天部门负责人 火车硬卧 150元/天 40元/天 40元/天总经理助理 飞机 200元/天 50元/天 50元/天总经理及以上 飞机 实报实销 实报实销 实报实销采购流程采购管理制度．目的：
为规范公司物资采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率。
．适用范围：
适用于本公司采购管理。
．职责公司采购职能由物流部门具体承办，工程设计部门、生产部门根据生产计划及时安排采购计划（书面形式），财务部门负责过程控制与监督。产品销售运输也由物流部门负责；物流部负责生产物资、固定资产（机器设备及其他生产设备）的采购以及物资采购运输；财务部门负责办公用品及固定资产（房屋建筑物、非生产用电子设备、运输设备）的采购；采购流程图：
采购计划 采购申请 部门经理（总经理） 审批 物流部门（库存核实）询价采购订单、合同（部门经理审批、财务部门审核） 货到 验收入库（收料单或入库单）发票单据齐全 物流部门经理 审核 财务经理 审核 部门经理（总经理） 审批出纳 支付 供应商（报销人）内容采购分类生产物资采购：
包括：生产用原材料、辅料、外协（购）件、五金备件、劳护用品、低值易耗品等办公用品采购包括：办公耗材、电脑及配件、其它零星物资、培训资料、书刊等固定资产采购包括：机器设备、房屋、大额资产物流采购：
包括：物资采购的运入，产品销售的运出职能归口物流部与财务部门对于具体的专业采购可委托具体的职能部门和专业人员负责。具体经办的职能部门与经办人员需将采购情况汇报至归口的物流部门，共同办理验收入库与请款手续。
采购程序：
一般每月25日，各部门将下月计划所需的物资采购申请（模具材料采购随模具生产计划及时制订）汇总审批后报归口的采购职能部门。采购申请必须由采购申请人、部门经理签字确认，金额较大的必须报总经理审批。
采购申请一式二联（一联存根、一联财务联）。申请人申请采购时将财务联交归口的采购职能部门（物流部）。采购请款时将财务联附于原始发票后。
对用于模具制造的专用材料，申请部门申请采购时，需附有模具名称、模具编号、材料规格、要求、数量等详细说明。物流部门按采购申请单上所列项目询价（供应厂商及供应价格，不少于三家）、定价、签订合同、下单采购。
采购物资送到后，质量部及采购申请部门验收物资的数量、质量、规格等。验收合格后办理相应的验收入库手续。
请款程序：
物资验收确认完毕，由采购经办人员将“发票”、“验收单”、“供应商的送货回单”、“采购申请财务联”、“采购订单或合同”、“请款单”核对确认无误后，经归口的采购职能部门经理签字确认，报财务审核。财务审核确认后报总经理审批。总经理审批完毕，财务根据合同或约定付款。
每月月末25日为公司关账日。各采购职能部门需将当月的发生的采购进行汇总报至财务部，总经办需将办公用品及电脑耗材编制收、发、存月报表，并按领用部门进行汇总后报至财务部。物流部、市场部根据实际发生汇总当月的运输费用，以报表方式报至财务部。
对于长期固定的采购项目应与供应厂商约定付款期限（月结30天、60天或90天），付款方式尽量采用转账方式支付（1000元以上）。
本制度解释权归财务部。此规定至签发之日起开始执行。
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