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商贸企业财务报销制度
一、财务管理制度：
第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 本制度适用公司全体员工。
二、 借款管理规定：
1 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回个工作日内办理报销还款手续。
2 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，即费用发生后回到公司里第一时间到财务报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 3 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
4 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
5 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
三、 借款流程：
1 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。
2 审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。 3 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
4 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
四、 费用报销的一般规定：
1 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。
2 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写，注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。 3 按规定的审批程序报批。
4 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
5 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
五、差旅费报销制度及流程：
1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。
2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返沪时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。
3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。
5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
六、报销流程
1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门或总经理批准。
2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订购火车，客车，飞机票(原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案)。
4. 返回报销：出差人员应在回公司后两个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批;原则上前款未清者不予办理新的借支。
七、电话费报销制度及流程
(一) 费用标准
1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。
2.固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
(二)报销流程
1、 公司人力资源部每月将本月员工手机费执行标准(含特批执行标准)交财务部。
2、 财务部通知员工于每月按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。。
3、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。
八、交通费报销制度及流程
(一) 标准规定：(1)员工出行尽可能使用公共交通设施，如公车，地铁，轻轨，轮渡等；(2)员工因公确实需要用车,可根据公司相关规定申请公司派车； (3)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
(二) 报销流程
1. 员工整理交通车票(含因公公交车票)，在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。
2. 审批:按日常费用审批程序审批。
3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
九、办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
(二)报销流程
1.购置申请: 公司行政部每月或季度根据需求及库存情况,按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
2.报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3.费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
十、招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
(一)费用标准
1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。
2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
4.其他费用：根据实际需要据实支付。
( 二)报销流程：
1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
十一、薪资制度
（一）、本规则乃依据人事管理规章制度，订定员工的薪资结构与给付原则，并将升迁、奖惩等办法共同订定。
（二）、薪资决定的原则
员工薪资比例应考虑社会的薪资水平、单位的支付能力、本人的工作能力、年龄、尽责态度、年薪及物价指数变化等原则下而订定。
（三）、薪资包括基准内薪资及附加薪资两大部分。
（四）、支付期限
薪资的计算期间自该月1日开始至该月月底为止，并于下月10日给付薪资。
（五）、薪资的非常给付
员工结婚、生子、死亡或疾病、遭受意外灾害时，可不依前条规定，有员工提出书面申请，有关领导批准后，可提前支付薪资。但薪资给付以己执勤的薪资为基准。
（六）、薪资的给付形态为月薪制
1、员工申请年度有薪休假及特别休假的，单位依规定给付相等的薪资。
2、员工请假时，以下列计算方式直接由薪资中扣除：
[（基本薪资+附加薪资）×请假日数]/一个月平均上班日数
（七）、中途进入、退出单位的薪资计算
薪资计算期间进入单位服务或离开单位时依下列方法计算
（基准薪资＋附加薪资）×上班数／每个月规定的平均出勤时间
（八）、薪资的支付，通常以现金直接发放给员工本人，并签名确认。薪资所得税及劳保费用，直接从薪资中扣除。
（九）、未经单位同意就职者，不给付薪资。
（十）、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关工薪福利及相关费用支出制度及流程规定执行。 （十一）、 工资支付流程：(1)每月由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;(2)总经理提供职工月度奖金分配表;(3)财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表;(4)按工薪审批程序审批。
（十二）、临时工资支付流程同工资支付流程。
（十三）、社会保险及住房公积金支付流程：(1)由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理;(2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付;社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
（十四）、其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
十二、 专项支出财务报销制度及流程
(一) 费用范围：专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。
(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等)，经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。
(三) 财务报销流程
1.审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
2.签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，(合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等)。
3.付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定);(2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字→ 财务复核 →总经理审批;(3)财务部根据审批后的报销单金额付款;(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
十三、报销时间的具体规定
为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
1.财务报销：公司财务部每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
2.借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
3. 所有当月发生的费用应于当月报销,最迟不能超过10日,否则需由经手人直接报部门经理、总经理审批后，财务予以报销。
4. 所有填制的报销单据，应字迹清楚、不能涂改，否则财务不予受理。
5. 所有由外部取得的报销凭证，必须是税务部门或财政局统一规定使用的正式单据，（印税务局章、财政局章并盖有收款单位财务章）一切非正式单据不能作为报销凭证；报销凭证抬头一定要写上单位名称。报销人有责任确保报销凭证是真实的,合法的,否则承担提供假发票的一切责任.
十四、 发票的开具及管理
1． 销售人员应打印出销货清单，经部门经理签字后，报财务开具正式发票。
2． 为了确保公司开出的每一张发票都能迅速、安全地到达客户手中，减少因发票丢失给公司带来的损失，按以下规定执行。
①发票的送达
正式发票 同城：速递或在方便的情况下亲自送达
异地：邮政快递
形式发票：根据实际情况选择电子邮件、传真、平信、挂号、航空及快递等方式。 为避免发票遗失，请将发票用信封装好或订在一同寄出的合同上。
②发票的确认
在发票送出前要通知收件人送达时间，并要求收件人收到后及时反馈，作好确认工作。如使用同城速递，请要求速递员在送达邮件时，请收件人当场打开邮件，回电寄件人确认发票已经收到（请在发出前与收件人打好招呼，并通知公司前台，由前台向速递公司提出要求）。
③处罚措施
由于未按照规定送达发票，造成发票遗失，公司将根据造成的损失给予一定的经济处罚。
十五、 附则：
本制度解释权归公司财务部。
本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。
企业公司财务报销制度
第一章、总 则
第一条、为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，特制定本制度。
第二条、 凡涉及公司日常物资（包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、设备仪器及工具等）采购、税费支出、日常办公费用、招待费用、车辆费、差旅费用费用及其他涉及费用支出项目的报销均按此制度要求执行。
第三条、 本制度适用公司全体员工。
第二章、借款及预付款管理规定
第四条、借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。
第五条、借款管理规定
凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用、招待费用、车辆费用等），经办人员凭审批后按借款审批流程和审批权限办理借
款；经办人员在业务办理完毕后应及时报帐，除周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可办理借款。
各项借款金额超过3000元应提前一天通知财务室备款。 否则，财务室有权拒付超出借款金额。
第六条、预付款管理规定
（一）、各项工程预付款:凡涉及公司固定资产（房屋建筑物、机器设备、工具等）建设、安装、维修等需要支付预付款，由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额填写《资金使用付款申请单》按审批程序批准后办理付款手续。
（二）、日常零星物资、材料采购预付款：凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员依据《物资供应采购合同》和《零星物资材料采购比质比价单》按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。
（三）、办理公司各项预付款时，业务经办人员必须向财务室提供审批的“专项合同或协议”和《资金使用付款申请单》或《零星物资材料采购比质比价单》后，方可办理预付款支付手续，预付的金额不得超出合同规定的金额，财务人员要与经济合同核对后，方可支付。
（四）、公司各项预付款的支付原则上使用银行转账方式支付，若因特殊原因需要现金支付必须经财务会计和总经理批准。
第七条、借款及预付款流程
（一）、借款人凭审核批准的资金使用计划单（出差预先审批单或资金使用申请单、资金使用付款申请单、零星物资材料采购比质比价
单等)填写公司统一印制的《借款单》注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改、支票或现金。)
（二）审批流程：主管经理审核签字→财务会计复核→总经理审批。
(三)、财务付款：会计依据审批后的借款单编制会计凭证→财务会计审核→借款人在会计凭证上签字确认→出纳依据会计凭证付款。
第八条、借款及预付款审批权限
(一)、因公司业务借款在1万元（含1万元）以下由主管副经理审核，财务会计复核，总经理批准。
(二)、因公司业务借款在1万元以上和员工私人性借款由主管副经理审核，由财务会计、总经理双签审批。
(三)、公司所有借款须经总会计师在会计凭证审核批准。
第八条、凡涉及公司经济业务需要领用空白转账支票的，由财务人员在支票存根上写明日期、用途及限额后，由业务经办人员在支票存根上和《支票领用登记表》上签收；支付时必须完整填写支付日期、用途及大小写金额并及时告知财务人员具体付款日期和金额；任何人不得将空白支票交给其他单位或个人，作废支票要及时交回财务室留存。遗失支票，领取人必须在第一时间告知财务室并按规定和程序办理挂失手续，若遗失支票已被支付，领取人要按全额赔偿已支付金额。
第九条、公司所有借款及预付款，原则上必须在前帐结清之后方可再借付，确因业务需要而来不及结清前帐，必须以书面形式告知财务室，经财务会计审核同意后方可再借付。
第十条、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款；凡无理由未按规定期限报销者依据实际超出天数按当期银行贷款利息加罚滞纳金；凡超过两个月不结账者，一律不予报销，财务室有权从其本人工资中扣除借款或预付款。
第三章、公司费用报销规定及流程
第十一条、费用报销的控制原则：实行计划管理、分级负责、层层把关。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务会计和财务负责人对报销票据的合法性、可行性及合理性进行二级审查；由总经理进行最后的审核批准。 第十二条、费用报销流程
(一)、公司所有资金支出报销按报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务会计复核→总经理审批→到出纳处报销的程序办理。
(二)、报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交本部门负责人和主管经理进行审核，部门负责人和主管经理应重点对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查无异议后，应在“费用报销单”上签署审核意见并签名。
(三)、报销当事人将取得经过本部门负责人审批签署后的“费用报销单”送交财务会计进行审核，财务会计应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性及费用金额的计算进行复核；
(四)、报销当事人将取得本部门负责人、主管经理、财务会计、审批签署后的“费用报销单”，通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理处，由总经理进行最后的审查和审批。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”上签署审批意见并签名；公司总经理对公司所有资金支出的报销有审核批准权利并承担相应责任。
（五）、报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”后，应在2天之内送交财务部门，办理报销手续，出纳人员应对“费用报销单”和会计凭证进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。
（六）、公司所有资金支出报销必须由公司总会计师在会计凭证上审核签字。
第四章、日常费用报销规定
第十三条、电话费报销规定
1、公司为管理人员提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。公司办公电话原则上严禁员工在上班期间打私人电话。
2、公司办公电话费及网络使用费依据办公室核定的各职能部门电话费标准进行交纳和报销。
3、移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准。
第十五条、业务招待费报销规定
（一）、招待费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中招待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用，招待费报销原则上实行“事前申请，确认标准，按标准报销”的控制程序。
（二）、所有招待必须在申请表写明真实宴请人员和陪同人员姓名、时间、事因、电话。招待费用凭发票报销，并由经办人及证明人在该张发票背后签字。无审批发票背面无经办人和证明人同时签字的不予报销。
（三）、需签字欠帐的招待费（餐费及临时性住房等）经办当事人必须在欠帐明细单上注明时间、事由、招待单位或个人名称、金额等。
（四）、公司发生的所有招待费原则上须在发生的五日内回单报销，否则，财务室有权拒绝报销。
第十六条、办公费、低值易耗品等报销规定
一般管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司办公室统一计划管理，集中购置,并指定专人负责。
办公用品及低值易耗品的购置由办公室按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。报销办公用品必须有正式发票，并附有供货单位加盖公章的出货单或电脑小票。
第十七条、车辆费用报销规定
（一）、车辆费用是指公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥费、停车费、维修费、养路费、检车费、保险费及车辆肇事应由公司负担的费用等。
（二）、汽车每年一次性必须支出的费用，如：年保险费、车船使用税、年审费、检测费等统一由办公室按报销程序和审批权限统一办理报销。
第十八条、日常物品采购费用报销
（一）、日常物品采购费用支出是指因采购零星材料、机械设备配件、劳保福利性用品及办公设施用品等所发生的费用支出。
（二）、公司所有物品采购必须填写统一印制的“物品申购单”，经部门负责人和主管经理签字确认后报总会计师审核，并经总经理批准后，方可办理。
（三）、物品采购后采购人员必须及时办理物品验收及入库手续，所购物品发票和物品验收单及入库单以及物品申购单一并作为报销原始票据，在三个工作日内按报销程序办理报销手续；若有特殊情况不能在规定期限内报销应及时以书面形式向财务人员说明情况，否则财务人员有权拒绝报销。
第四章、财务报销原始凭证的规定
第二十条、原始凭证的审核
（一）、各项报销的原始凭证，经各部门经理和主管经理审核签字后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。
（ 二）、原始凭证应具备的内容：
1、原始凭证名称；
2、填制凭证的日期；
3、填制凭证单位的名称或填制人的姓名；
4、 经办人的签名或盖单；
5、接受凭证的单位名称；
6、经济业务的内容；
7、数量、单价和金额；
8、各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》 和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章,从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或 盖单；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。
第二十一条、对原始凭证的技术性要求：
1. 凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。
2. 购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资,除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。
3. 支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。
4.预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。
5. 属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。
6. 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不 符者， 应予退回或重新补正。
第七章 、附则
第二十五条、本制度未涉及事项，暂总经理的意见核定报销，之后由财务室对该制度进行补充及完善。
第二十六条、本制度解释权归公司财务部。
第二十六条、本制度自发布之日起执行。
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