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人事档案利用制度
目的
第一， 建立企业人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程序和手续，保证企业档案管理秩序。
第二， 建立企业人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事，这是对企业工作人员的基本要求。
企业人事档案利用的方式：
1． 设立阅览室。
阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。
2． 借出使用。
借出库房需满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出事件不宜过长，到期未还者应及时催还。
3． 出具证明材料。
这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
第三， 人事档案利用的手续。
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
1． 查阅手续。
正规的查阅手续包括以下内容：
（1） 由申请查阅者写出查档报告，在报告中写名查阅的对象、目的、理由，查阅人的概况等情况；
（2） 查阅单位（部门）盖章，负责人签字；
（3） 由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
2． 借手续
（1） 借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告类似。
（2） 借档单位（部门）盖章，负责人签字。
（3） 人事档案部门对其进行审核、批准。
（4） 进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。
（5） 归还时，及时在外借登记上注销。
3． 出具证明材料的手续。单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：
（1） 由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章；
（2） 人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；
（3） 证明材料由人事档案部门有关领导审阅、加盖公章后，登记、发出。
重庆文理学院人事档案利用制度
一、外单位人员查阅我校人事档案，须是两人以上中共正式党员并持有《查阅干部档案介绍信》，经校办公室领导审批后方可查阅。摘抄的档案材料，需经档案管理人员核对盖章，方能带走。
二、学校领导、纪检、监察、审计、组织人事部门的中共-党员因工作需要可直接查阅人事档案。
教工人事档案利用制度
一、查阅内容
1、教工人事档案包括学校南、北、东校区和珠海校区校本部在编人员、离退休人员、附属医院中层领导干部以及1997以来已故人员的个人档案。
2、因教工入党、出国、任免、考察、审查、复查、甄别、工作调动、组织处理、逝世写悼词等需要，可查阅人事档案的相关内容；因编史修志需要通过个人档案了解学校已故教工的经历，仅提供查阅档案中简历和自传方面的内容。
二、查阅手续
1、档案利用者必须是中共正式党员。利用档案需办理完备的借阅手续，包括填写《中山大学人事档案利用审批表》、出示本人工作证并履行利用登记手续。
2、任何人不得查阅本人及其亲属和主要社会关系的人事档案。
3、档案利用者不得查阅本单位领导干部的档案.因特殊情况需查阅的，须经党委组织部批准。档案利用者只能查阅本单位教工档案，确需查阅外单位教工档案的，须经档案馆领导批准。
4、档案原则不外借。因特殊情况外借需办理有关审批手续。外借中层干部档案，须经组织部批准；外借其他人员档案，须经档案馆领导批准并严格办理借用登记手续。外借档案，借期最长不超过一周。严禁外借档案转借他人。
三、查阅要求
1、查借阅人事档案一般限在人事档案阅览室内。如有特殊情况需要外借，须经批准并履行登记手续后方可借出。借出档案应于一周内归还，不能按期归还者应向档案室说明原因。
2、寒、暑假期间人事档案停止外借，已经借出的档案在放假前应一律归还入库。
3、阅档人应严格遵守保密制度，确保档案的安全。所借档案不得带到宿舍或公共场所，不得转借他人或向他人泄露档案内容。阅档时如须摘录档案内容，必须摘录到保密本上，并由党委（总支）在适当时候予以销毁。
4、未经人事档案部门批准，一律不得复制人事档案材料。
5、阅档人必须具有高度责任感，对待档案材料要认真负责。不得涂改、添注和勾划档案内容，不得随意抽出或增加档案材料。查阅两份以上档案时，不要同时打开，以防装错或丢失。发现档案有问题，不得擅自处理。应及时报告，由档案管理部门按有关规定处理。
6、因出国或升学需复印成绩单，须经主管部门批准后由党委（总支）秘书负责办理复印手续，不允许将档案借出私自复印。
人事档案查阅借用制度
1、查阅人事档案，必须持有单位介绍信和本人证件。
2、查阅人事档案必须是两名以上的党员干部，需填写《查阅人事档案审批表》。
3、查阅人事档案必须按照人员管理权限，经单位主要领导或分管领导签字同意。
4、查阅人必须严格遵守保密纪律，严禁向外泄露档案内容，经批准摘抄复制的材料要妥善保管，用后自行销毁。
5、严禁查阅人对材料进行涂改、圈画、打叠、抽取、撤换、增添和污损。
6、严禁用电话查询和答复档案内容。
7、任何个人不得查阅和借阅本人或与本人有直接关系人员的档案。
8、人事档案一般不外借，因特殊情况需要借用的，要履行审批手续，严格保密、妥善保存、不准转借，不准本人和无关人员翻阅，用毕及时归还。
人事档案管理制度
1.0 总则
1.1 目的：为了进一步加强公司员工人事档案的管理，使之更加
规范化和科学化，结合公司实际情况，特制定本制度。 2.0 定义：员工人事档案是指公司员工在工作中形成的记载个人
经历、思想品德、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，也是企业档案工作的重要组成部分，因而必须建立健全人事档案资料管理制度。
3.0 适用范围：全公司范围内适用。
4.0 分则
4.1 员工人事档案管理办法
4.2 公司人事部指定专人负责员工人事档案的建立、完善及保管，
形成档案材料的部门、公司应主动配合，积极支持，在形成资料后的当日，按要求将材料送交行政部归档。
4.3 主动送交档案材料归档是档案材料形成部门的职责和义务，
是不可缺少的一道重要工作程序，任何个人不得擅自保存档案材料，更不得据为已有。异地公司在当地招聘人员须建立详细的个人人事资料存档备查，并将所聘人员的主要个人资料整理汇总后交行政部存档。
4.4 为了使员工档案全面真实地反映职工的历史和现实情况，档
案管-理-员必须同有关部门保持密切的联系，经常地、有计划地收集、补充档案材料，同时，随时应根据工作需要和档案中所缺材料的情况，主动联系员工补齐资料。
5.0 员工人事档案归档内容及要求
5.1 档案必须包含以下内容：员工应聘申请表、照片一张、录用
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