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采购人员报销制度
上海市田林三中物品采购与报销制度
1、学校物品的采购，分学期采购计划和临时采购计划。执行先请购、后采购，先入财产账、后财务报销的制度。
2、物品采购采用预报申领制度，每学期开学初由各处室、年级组、教研组负责人填写《田林三中物品采购请购单》，预报学期采购计划。要如实填写采购物品的名称、数量、用途、金额等，由部门负责人或主管领导签字后，报校长室。临时采购计划作为学期采购计划的补充。
3、物品请购流程：
（1）各处室、年级组、教研组制定学期采购计划或临时采购计划，填写物品请购单。
（2）物品请购单送交校长审批。
（3）校长同意后，交总务处采购经办。
（4）采购物品验收入库。
（5）物品请购人到财产保管员处填写物品领用单或借用单，领取采购的物品。
4、总务处主任收到预报的物品请购单后，会同财产保管员，清点库存物品，确定需要采购的物品清单。
5、总务处物品采购原则
（1）一般性的、急需的且金额较小的教学用品、办公用品等物品的采购，采取就近采购。
（2）凡采购数量较多、金额较大在1000元以上，10000元以下的一般性教学用品、办公用品、学生生活用品、学习用品，采取定点购买的方式，由总务处主任、保管员、外勤人员共同选择2—3家交通便利、信誉良好、质量可靠、价格公道、商品齐全的较大型的商店作为对口采购单位。
（3）凡采购物品金额在10000元以上的采购计划，必须由三人以上有关人员组成采购小组，采用背靠背报价形式，货比三家后再定价购买。必要时，校长室应组织人员进行市场调查，及时掌握市场行情。
6、专业性较强或选择性较活的物品采购时，请使用部门派出专业管理人员协同采购，以保证采购物品的质量。
7、采购人员必须具备高度责任感，认真负责地做好采购工作，严格遵守财务制度。做到以下几点：
（1）了解产品质量、技术性能、规格、厂商信誉、价格等情况，择优择廉选购。
（2）实际价格超过预算价格20%以上的，应先请示后购置。
（3）没有严格的经济合同手续及负责产品质量三包的不购。。
（5）未经批准或批准手续不全的不购。
（6）计划外项目，经费不落实的不购。
8、在特殊情况下，经校长同意，可委托有关人员进行专项采购。
9、非常规性物品，特殊需要的物品，确需购置时需事先申请经费，待校长批准落实经费后，专款采购。
10、所有采购物品，都必须经过总务处财产保管人员清点验收入库登记入册签名后，每张发票报总务主任签字同意后再报校长签字同意，才能进行财务报销手续。
采购管理制度及报销细则
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
一、采购权限划分
1、请购部门： 工程项目部，办公室及其他有关部门。
2、范围：
（1）与工程施工有关的对外采购的材料、辅料、机械设备及设备配件等。
（2）对外采购使用的办公用品、工具。
3、权责：
（1）需求部门：负责材料、设备及配件、工具、办公用品等申请及验收。
（2）采购：负责采购作业执行及物料采购费用的报销。
（3）库房：负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。
（4）财务部：负责费用报销、原始凭证的审核和付款。
（5）项目总负责人：负责制定物料采购计划及大宗物料采购供应商联系。
（6）总经理：负责对物料采购计划、大宗采购供应商及费用报销批准。
二、采购流程：
1、办公用品、工具采购：由需求部门将采购计划报办公室主任或总经理知晓后，指定专人采购。
2、工程采购计划：
（1）项目总负责人参酌工程进度和库存情况，提前1～2周指定采购计划，并注明材料的品名、规格、数量、工程技术要求、需求日期及注意事项。
（2）采购人员根据项目总负责人下达的采购物料计划，并根据工程进度
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和需要，与施工单位、工程部经理、项目总负责人协商确定实际采购数量，并将采购单报总经理知晓。
3、询价比价议价：
（1）询价前必须审阅采购单的品名、规格、数量，了解材料及设备的工程技术要求，遇到问题应及时的与项目总负责人沟通；
（2）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购；
（3）寻找3家以上供应商进行询价，对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
（4）在满足需求、保证质量的前提下，选择合适的供应商，进行谈判议价，最终确定成交价格。
4、采购价审批：
（1）零星采购：采购员将市场成交价格报项目总负责人或总经理知晓，经批准后执行。
（2）大宗采购：采购员或项目总负责人将商定合同价报总经理知晓，经批准后执行。
5、采购执行：由采购员制定采购合同，总经理或委托代理人在合同上签字确认。合同制定完毕后，采购人员应及时追踪合同执行情况，督促供应商及时发货，确保货物能够按时到达。
6、交货验收：货物到达仓库后，由采购员向检验人员请验。
7、使用追踪：货物在使用过程中，工程技术人员进一步追踪，确认使用中的异常现象。
三、仓库管理：
1、材料入库：
（1）质量检验：公司所有工程材料设备，须查验质量检验报告、合格证、工程技术要求；
（2）对单验收：采购物资抵库后，库管员要按照已核准的“采购单”和“送货单”，仔细核对物资的品名、规格、型号、数量及外包装是否完好无损；
（3）入库手续：所有材料必须在每次验收合格后由库管开具入库单，入库单由库管员、采购员、项目总负责人签字，入库单一式三联，存根联由库管留存，记帐联由经手人或专人连同发票送交财务，一联由报销人留存；
（4）差异及破损的处理：如发现单货不符、外包装破损或其他质量问题，要及时向上级反映，同时通知采购部门和厂家代表（如有），共同现场鉴定；
（5）仓库保管帐：每日业务终了，库管员必须将当日入库单登记仓库保管帐，入库时号码必须按顺序排列，并填写入库号码单备查。
2、材料出库：
（1）办理出库时要认真审核“出库单”或“材料进场检验单”，核查出库批准手续是否齐全；手续齐全后再办理出库；
（2）出库单手续包括库管员、工程部经理、项目总负责人或总经理签字，收料单位（施工方）签字；
（3）材料进场检验单手续包括业主、施工单位、监理单位三方签字盖章；
（4）由项目总负责人或总经理批准的出库单，可根据工程实际情况补办出库手续。
3、仓库管理：
（1）当日发生的入库单、出库单，库管员需当日登记库存台帐。经常进行盘点，做到日清月结；
（2）每月须对库存物资进行实物盘点一次，并填报库存盘点表。发现盈余、短少、残损或变质，须查明原因，分清责任，写出书面报告，提出处理建议，呈报上级和有关部门，未经批准不得擅自调账；
（3）积极配合财务部做好全面盘点和抽点工作，定期与财务部门对帐。
四、采购费支付及报销：
1、零星采购：
（1）以市场确定价，采取现金支付。
（2）报销凭证：报销单、入库单转交财务部办理报销。
2、大宗采购：
（1）根据订购合同规定支付相应货款；
（2）报销凭证：对外付款单、发票张贴单、入库单、订购合同转交财务部；
3、签字流程： 采购员部门经理 总经理。
材料采购的报销制度
为加强工程材料设备采购的管理,根据国家有关的法律、法规的规定，结合本公司的实际情况，制定本制度：
一、由项目经理提前向公司材料部提供需购买的材料，材料上必须注明所购材料的名称、数量、规格型号等详细内容；
二、材料部有关经办人核实签字后交主管领导签字；
三、将以上签字资料和承包合同一并交财务部，在结算时应该由供货方拿材料请购单到财务部结算（注：请购单上必须有收货人签字→我公司材料部经办人签字→总经理签字），财务部必须核实供货方提货单和我公司负责经办人提供的1、2条的内容一致方可付款，否则不予结算；
四、如没有合同的材料报销，也必须由供货方拿请购单到财务部结算（注：提货单上必须要有材料的名称、数量、规格型号等详细内容。且提货单上必须有收货人签字→我公司材料部经办人签字→部门负责人签字→总经理签字），财务方可受理。
五、本制度自下发之日起执行。
长沙海平面装饰工程有限公司
财务部
2015年4月13日
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