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建筑工程采购制度
第一章 总 则
第一条 目的
为加强公司规范化管理，规范采购工作，保障工程进度的正常持续进行，选择合格的供应商（厂家）并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供的物料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。
第二条 适用范围
本办法适用于公司各项目工程施工材料物料采购时，计划审批的价格之审核、订购、验收、付款结算等，除另有规定外，悉以制度处理。
第三条 职责划分
1、由办公室全面负责对各工程材料物料的采购工作；
2、由工地项目经理对项目部计划单的数量、要求进行详细审核把关；
3、由工程部对各项目材料的质量，技术要求把关；
4、由部门经理对该工程材料的数量、规格、价格控制把关。
第二章 采购（计划）审批
第一条 采购计划的制定
1、各项目部根据材料采购计划应根据图纸、及实际需要予以制定，确保材料规格、型号、数量无误并签字后通过传真或扫描件予以申报；
2、由办公室根据审批过后的材料采购计划申报表完成采购工作。
第二条 选择供应商
根据审批后的采购计划，选择合格的供应商，进行询价、议价与项
目技术人员技术沟通评选确定后，每种材料供应商不准少于三家，由部门领导审核。
1、供应商的选择可以通过互联网、宣传册（合格供应商）厂家中选取；
2、长期报价采购，凡经常性使用，且使用量较大的材料，应事先选定厂商，议定长期供应价格。
第三条 价格调查
1、已核定的材料，必须经常分析了解或收集资料，作为降低成本之依据；
2、已核定之材料采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明；
3、采购的数量或频率有明显增加时，应要求供应商（厂家）适当降低单价；
第四条 询价、比价和议价
1、根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象；
2、采购人员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；
3、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面项目部技术人员进行核对，以保证供应商提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商；
4、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购
人员应送请购部门确认；
5、专用材料或用品，材料公司应会同使用部门共同询价与议价；
6、对厂商的报价资料整理后，经办人员应深入分析，以电话等联络方式向厂商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致；
7、对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。
第五条 购前核决及权限
采购经办人员与厂商初步沟通并完成询价后，在“订购汇签单”上详细填列以下事项，呈报负责材料采购的各部门及公司经理核决：
1、询价或议价结果及拟定“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”；
2、注明与厂商拟定的付款条件；
3、需与供应厂家签订长期合同者，采购经办人应以签呈及拟妥的长期合同书，核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈各部门主管及公司经理核决；
第六条 价格复核与市场行情资料提供
1、材料公司应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考；
2、材料公司应就企业内各公司项目部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
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第七条 订购作业
采购人员接到经核决的“定购单”后，应与供应厂商进一步接触， 进行正式的质量、价格和后续服务谈判。金额较大或批量采购的应到对方生产工厂进行实际考察，在充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后，向对方明确订货意向，并送样报验，未通过报验的材料不准采购。
第八条 签订采购合同
1、在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购人员需填写正式的采购合同，合同需要列明至少下列条款：
（1）供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式；
（2）采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出标准的特殊要求需特别注明；
（3）订单所采购的数量/重量；单位包装数量/重量；包装件数；
（4）价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款；
（5）交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量；
（6）付款方式；
（7）所需的质量证明（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告单等）；
（8）质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其他处理方法；
（9）运输方式和销售发票的要求。
2、采购单经部门经理审核后，加盖公司合同公章经对方签章后生效。到供应厂商处现场采购的，由授权代理人签字，对方签章后生效；采购
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单一式两份，双方各保存一份。材料公司负责采购合同的传阅会签和各部门的存档。
3、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供应商跟催交货进度。
4、发货前要求供应商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包装方式”，以便验收确认。
5、若属分批交货者，采购人员应在“订购单”上注明“分批交货”以资识别。
6、长期订货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进行，应与供应商定买卖合同书一式两份。第一份存行政办，第二份存供应商，另需合同复印件四份分别交材料公司、核算中心、财务中心及工程部存档。
第九条 紧急订货
采购人员接到主管经理以电话联络的紧急采购案件，应立即进行询价、议价，迅速办理。
第十条 进度控制及事物联系
除一般采购作业方式外，材料公司可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，材料公司定期集中办理采购；
2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，材料公
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司应事先选定厂商，拟定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第十一条 退货作业
对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料退货单”并见附有关的“材料检验报告表”呈主管签认后，凭此异常材料出厂。
第三章 验收与付款
第一条 货物进厂验收
1、货物进场供应商交货时，采购人员通知库管员，实际清点件数或称重，对货物携带的有关证件进行验证，经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单并由库管员签章入库。如发现不符时，即通知材料公司会同处理；
2、对有专项质量要求的材料物资，通知工程部派质检员验收，验收合格后由库管出具入库单并由库管员签字。
第二条 付款结算
1、严格按照公司报账工作流程和挂账工作流程执行；
2、采购款项须按采购合同规定或采购单所约定的时间由材料公司统一支付；
3、付款申请由采购人员或被委托采购人员提出，申请付款应严格按照采购合同要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急，必要时须提交验收报告、物品入库单据和对方发票，申请付款单上应注明预付款、已付款、余款，按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续；
4、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支
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付：
（1）紧急采购且不能及时办理财务支付手续；
（2）在外埠采购且供应商要求立即付款时；
（3）在现场调试期间急需材料的采购；
（4）1000元以下的零星采购。
第三条 进度控制及异常处理
1、材料公司应特别注意“采购单”注明的到货时间要求，掌握到货进度；
2、采购人员发现供货方发货日期有延误时，应主动与供货厂商联系催交，对异常原因及时处理对策，汇通相关职能部门、分公司处理。
第四条 质量评价
使用单位应就企业内所使用的材料质量予以关注，根据使用效果对材料质量提出评价，以利于进一步工作。
第四章 附 则
第一条 参与采购过程的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保企业的利益不受损害；
第二条 参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全体员工监督；
第三条 超出本办法的事项呈董事长核准后实施；
第四条 本办法自公布日期执行。
建筑工程公司采购制度
一、本制度采购是指公司工程材料对外采购、机械设备采购及向出租人承租 施工机械设备的活动。
二、材料管理的目的是贯彻节约的原则，从而达到降低工程成本的目的。在工程成本中由于材料费用所占比重较大，因此，加强材料管理以及合理使用机械设备，是提高企业经济效益的最主要途径。材料管理的关键环节在于材料的采购，材料采购权主要应由公司掌握。
三、材料采购，机械设备采购及承租施工机械设备的权限分工。
1、施工项目所需a类材料（指主要材料和大宗材料）、b类材料（指特殊材 料）由公司物资部门订货或市场采购。
2、施工项目所需c类材料（指零星材料），远离公司的工程经公司领导同意后，可由项目经理部采购。
3、施工项目所需的机械设备，首先从公司自有机械设备调配，自有机械设备不能满足施工需要时，物资部门制定购买或租赁计划，根据工程特点和公司的实际情况，公司领导同意购买的由公司物资部门购买。对工程中使用次数少、时间短设备价值高的机械设备，如：大、中型汽车吊、履带吊，卷板机等一般应采用租赁的办法解决。
四、采购的步骤
1、施工项目开工前，应做好施工准备工作，材料、机械设备供应是施工准备 的主要环节。
2、材料采购的步骤。项目确定后，公司技术部门应编制施工预算，确定各种材料的规格、材质、数量。公司物资部门根据施工预算编制的材料采购计划，针对各种材料需用情况进行市场调查，通过调查，从各家供应商中选出产品质量好、手续资料齐全、价格合理、恪守信用的经销商或生产厂家进行实质性洽谈，把洽谈结果向领导汇报，确定合适的供货商。
3、机械设备采购或承租的步骤。公司物资部门应根据《施工组织计划》《施工方案》中对工程项目需要的机械设备进行供应准备。对公司同意购买的机械设备，公司物资部门要进行市场调查，通过调查，从多家供应商中选出合适的供应商进行实质性洽谈，洽谈结果报领导同意后，确定合适的供货商。
需要承租的机械设备，要认真了解好出租人的设备，完好程度，使用性能，要谈好租赁价格，付款方式等，报公司领导同意后办理。
4、施工项目工期二个月以上，可按计划施工顺序分批订货，特别是对工程未预付款且业主资金不按合同拨付的，要视工程实际情况组织订货供应。原则上，公司从成本、风险、效益方面考虑，对工程垫付资金要慎重。
5、所有采购的a类和b类材料以及购买的机械设备，物资部门要按照合同法规定的条款，公司合同管理制度规定的内容和要求与对方签订买卖合同。对一次性购买3万元以上的c类材料，也要签订书面合同。合同中要明确双方的权利和义务。
6、公司所有对外签订的买卖合同，租赁合同都要按公司合同管理制度要求留存三份原件，一份分送财务部门、一份留物资部门，一份送办公室留存。公司领导和其它部门、项目部需要时可提供合同复印件。任何合同的条款、内容，未经公司总经理、董事长同意，任何人均无权对外签订。
7、公司物资部门要经常深入施工现场，了解材料、机械设备的使用和管理情况。对于工程中出现的工程变更所增加的材料要按项目部与业主办理的签证变更手续，由项目部提出计划报公司领导同意后组织购买。工程施工因客观因素造成积压的材料，要采取以下方案其中之一报公司领导同意后处理。
（1）公司其它施工项目能够使用的及时进行调拨；
（2）工程完工时仍然积压的主材，与业主办理退料手续其费用由业主据实承 担。
（3）如业主资金状况不好，拖欠工程款较多，公司可另找其它用货单位转让，或运回公司仓库存放。
五、奖励、处罚措施。
1、对于全年在采购工作中认真负责，不影响工程项目进度、不因材料质量问题影响工程质量、不因材料材质证明、出厂合格证等资料影响工程交工、工程完工不造成大量材料积压的单位和个人，公司将给予表彰和晋升工资的奖励。
2、对于公司机械设备长期保持完好，不出现因机械设备故障造成的质量、安 全及其他人身伤害事故。公司对项目成本核算时，按实际支出的使用公司自有机械设备租赁费或折旧费、向出租人承租机械设备租赁费、装卸运输费、机械设备维护费等工程机械费成本。与承包工程结算书经业主确认的机械费对比、核算结果超支的、对超支部分项目部承担 %，公司物资部承担 %，核算结果节余的，对节约部分奖励项目部 %，奖励公司物资部门及其它有关部门 %。
3、对于工作不认真负责，采购材料达不到质量标准，影响工程质量造成返工，或在没有材料材质证明、出厂合格证等资料影响工程竣工的，公司将追究经办人和分管领导的责任，按给公司造成的实际损失1.5倍进行处罚。
4、对于在采购中弄虚作假、以次充好、搞不正之风、损公肥私者。公司一经发现，予以加倍罚款，
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