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公司物资采购制度
为了规范公司资产采购行为，保证日常各项工作需求，提高资金使用效益，加强资产管理和成本控制，促进公司有序经营和持续发展，公司经研究决定对各部门物资实行集中采购，分级管理的管理办法。
第一条 物资集中采购的归口部门
（一）供应部是公司物资集中采购的归口部门，全公司各类物资的采购事宜（除食堂物资等特殊物资外）均由供应部负责。
（二）供应部要设专人负责，加强管理，为各部门提供质价相符的物品保证办公需要。
（三）公司各部门物资采购和领取根据具体情况必须通过部门经理或中心领导审批签字方可执行。
（四）公司的集中采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购；凡采购单价在3万元以上的大型设备、10万元以上的成套设备、5万元以上的大宗物资，必须采取议价或公开招标的采购方式，由招标小组（包括申请采购中心领导、财务部、供应部）确定相关采购方式。大宗的物资采购，具备招标采购条件的，应实行招标采购。
（五）对于采购单位提出的供应商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，可向供应部经理提出异议。
第二条 物资采购遵守的原则
（一）未经审核批准的请购物资一律不得采购；
（二）库内已有闲置物资应首先使用；
（三）凡本地区能解决的，不到外地采购；
（四）对长期订货和大款项的进货，应通过签订合同和实行银行结算的方 1
式；
（五）按要求需通过各单位采购管理机构组织的物资采购，必须按规定办理；
（六）在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位；
（七）对于先试用的物资，不得在试用鉴定前采购。
（八）集中采购后的物资质量不得低于未集中采购前的物资质量，集中采购后的物资价格不得高于未集中采购前的物资价格。
第三条 集中物资采购的申请
为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。各部门根据生产和经营管理需求从实际工作出发，在每月的25日前，由各部门经理编制下月《月度物资需求计划》，经中心领导签字后按程序上报供应部进行采购。供应部接到物资需求计划后，由专人核对汇总《公司月采购计划表》上报常务副总审批后执行。避免盲目提报物资采购计划，由于上报物资采购计划失误，造成物资积压损失，由中心领导和各部门经理承担经济责任。
计划外急需采购的物资，由各部门填制《请购单》，中心领导签字、总经理批准后按一般采购程序办理。
第四条 集中物资采购的实施
供应部采购人员接到经批准的《公司月采购计划表》，先核对采购内容，查阅《供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料（除经批准的紧急特殊情况外），选择应当的供应商。大宗物资采购必须精选三家以上的供应商进行询价。
对于厂商的报价资料进行整理后，采购人员应深入分析，拟订议价方式及
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各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。
采购人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购材料询议价报告表》，经供应部经理审核、常务副总批准后，进行采购。价格超过1000元以上的物资必须与供应商签订《购货合同》，按合同审批程序各级审批后再进行采购。
对于实行合同采购的大额和重要的物资及设备。经采购人员完成先行询价、议价等事项后，由招标小组负责人请示总经理确定订立“采购合同”，并履行合同评审手续后加盖“合同专用章”后合同正式生效。同时，由供应部负责将生效合同分送相关部门及留存。
采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的损失按公司相关规定由采购人员承担经济责任。
采购部门在签订购买合同时，要明确服务约定。1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的由签订合同的采购人员负责与厂家联系。2、对于在使用过程中（保质期内，正常使用条件下）出现的质量问题，由签订合同的采购人员在规定时间内协调解决。３、必须预留质保金（特殊情况经常务副总审批除外）。
第五条 审批权限
购买金额超过5000元以上由公司总经理审批，购买金额低于5000元（含）以下由常务副总审批。
第六条 物资集中采购目录每年由行政人事中心组织各部门进行修订，作为当年物资集中采购的范围。物资集中采购的目录由公司常务副总审批执行。办公所需低值易耗品、办公用品、桌椅、柜子、会议桌、印刷品、工作服等均属集中采购范围。
第六条 实施中注意事项
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1、计划内采购须填制《月度物资需求计划》，尽量减少计划外物资采购品种和数量，以减少供应部采购工作量。
2、物品需求计划需注明序号、名称、规格、单位、数量。
3、部分特殊专业用品原则上由供应部购置，特殊情况下可由供应部委托相关部门（中心领导审批）自行采购的，自采购后3日内需到供应部办理相关登记报销手续。
6、各部门经理为部门物资的实物负责人。本着节俭的原则做好本部门物资的管理与使用。
第七条 具体要求
1、各部门的计划要依据实际需求和费用预算编制，不得虚做冒估超预算。
2、按照先审批后购置的原则，未经审批购置的将不予报销。
3、当月计划当月有效。本月未购置须次月重做计划。
4、各部门和个人对管理的物品不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。
5、供应部采购所需用品时，须本着质优价廉的原则，经招标或审批同意，逐步建立资信度高的采购基地，建立互惠合作伙伴关系，长期合作。
第八条 本制度适用于公司各中心各部门，从2015年７月1日起实施，由行政人事中心负责解释。
四川ＸＸＸＸ有限责任公司
2015年6月10日
公司办公物资采购管理制度
为简化、规范办公物资管理，经公司研究决定，由行政人事部统一负责公司各部门办公物资的采购、调配、领用及库存管理，特制定本制度。
一、适用范围
本制度适用于公司各部门办公物料物资的采购、调配、领用及盘存等，其中办公用品及固定资产按照公司相关管理制度执行。
二、职责
1、行政人事部负责公司办公物资的采购、调配、领用、出入库等管理工作。
2、公司财务部负责对公司月度物资申购计划进行对照核查、对量大价高的物资价格进行对照审查核实、并督促办公物资盘存工作。
3、行政人事部后勤主任负责对各部门办公物资的库存量核实、入库验收、物资调配、出入库手续的办理及领用登记、月度盘存工作的监督检查，并负责申购计划审核、物资价目库及采购供货商的建立、参与采购、物资调配工作。
4、行政人事专员负责汇总统计各部门月度物资申购计划，并对上月采购、领用、库存物资进行对照检查核实。
5、各管部门经理负责本部门办公物资的申购计划核实、入库验收、物资保管、领用手续的办理及办公物资的登记统计、盘存工作。
6、公司总经理负责对各部门月度物资申购计划的对照核实、对量大价高的物资采购进行审查核实，并对特殊大件及应急物资的采购进行审批，以整体控制成本费用支出。
三、流程原则
1、各部门负责人对物料物资应建立合理的库存量，各部门物料物资由行政人事部统一集中采购补库，以确保各部门的正常领用。
2、各部门物料物资的申购原则：由各部门主任每月25日前集中申购一次。遇特殊情况，需紧急采购的，经部门经理审核，行政人事主任同意后发起临时申购。
公司物资采购管理制度
第一章 总则
第一条为进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，确保生产经营的持续稳定，依据相关法律法规特制定本制度。
第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。
第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。
第四条公司固定资产的购置适用本制度。
第二章物资采购规定
第五条物资采购实行归口管理制。原粮由采购供应部负责采购，辅助材料、包装物由仓储部负责采购、修理用备件及后勤用物资及办公用品由后勤部负责采购。特殊情况下，经董事长或总经理批准，可以指定专人进行专项物资的采购。
第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。
第七条推行合同管理制度，物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责。
第八条实行比价采购制度，物资采购要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。大宗物资采购建议实行招投标制度。
第九条实行采购质量责任制。采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回扣。如有收受回扣，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理。
第三章发票入账及付款程序
第十条采购物资进厂后，采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续，具体要求如下：
1.原粮入厂，由磅房办理入库手续，打印电子入库单，入库信息录入电脑。
2.辅助材料、包装物由仓库保管办理收库手续，填制一式三联入库单，一联交客户办理发票入账手续。
3.五金电器、修理用备件由五金库保管办理入库手续。
4.采购经办人要认真填写采购物资发票入账单，详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。程序如下：
经办人填制发票入账单保管员根据收货情况签字确认部门经理审核会计审核发票合法性 总经理签字准予入账财务挂账作为日后付款的依据。
第十一条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需预付款的单位，经董事长或总经理批准，可以办理采购预付款手续。
第十二条采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。具体程序如下：
1.物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批。否则财务有权不予批准付款。
2.申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经财务审核、总经理批准后，方可到出纳处办理汇款。
经办人填写转账付款申请单部门经理签字财务会计根据发票入账情况审核总经理根据资金情况签字出纳办理汇款
3.需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。
第四章附则
第十三条本制度从批准下发之日起执行，由财务部负责解释。
第十四条本制度从年月日起下发执行。
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