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高校物资采购制度
为进一步规范全校物品采购行为，加强部门财务预算，完善资产管理，倡导勤俭办校，建设廉政文化，经党政联席会议研究，制订本制度。
一、学校物品采购，一般指由后勤处组织采购的教学实验用品、日常办公用品、维修工具及材料配件、师生生活用品、福利物资及会议招待用品等。
学校物品采购应遵循《南通高等师范学校财务管理制度》，严格财务预算管理、支出管理、资产管理。学校重大购置、维修和活动费用，须报校长室集体研究决定，并报南通市教育局批准后方可组织实施。
属政府控购、大宗物资采购和列入政府采购项目的物品，应按相应规定由财务处组织实施，后勤处配合。
图书采购，报刊征订，基建及建筑物维修，以及教育行政部门指定必须集中采办的其它物资，按相应规定组织实施。
二、学校物品采购应遵循以下基本原则：
1、部门预算原则。物品申购部门应提前一年考虑并提出物品采购意向，上报采购计划。经财务处汇总报批后，形成学校下一年度的部门预算计划。学校物品采购原则上应按上一年度报批的本年度部门预算计划执行，严格控制未列入部门预算或超出部门预算的采购行为。
2、归口管理原则。校长室负责全校物品采购的统一审批。财务处负责预算计划审核和财务支出审批。后勤处负责组织采购和验收领用。物品申购部门负责精确申购和及时反馈使用质量。除校长办公室、党委办公室因会务接待、交通应急可临时采购相关用品外，其它部门或个人一律不得擅自采购。
3、按需采购原则。物品申购部门应严格根据实际需要，研究、确定申购物品的类型、功能、数量和消耗进度，精打细算，讲求实用，努力提高物品使用效益。校长室、各主管部门应从严把关，杜绝不切实际的超标采购、过量采购、误购，防止造成资金积压和物品浪费。学校将创造条件，积极推进各部门的成本分摊，效益核算。
4、相对集中原则。同类物品采购，原则上每学期集中安排一次，申购时间应有一周的提前量。学期办公用品、学期理化生实验用品、学期体育用品、学期生活保洁用品等，原则上应集中采购，有条件的可实行招标、议标。质量、价格、服务一贯优秀的供应商，经校长室讨论批准，可实施协议供货。在本校超市、出租门市内购物，应坚持在租赁协议中先行明确互惠与制约条款，坚持质优价廉，坚持申购在先、专人领用、按实结算。如发现质次价高、随意签字取货、少用多结等现象，学校应终止协议。
5、公开透明原则。学校的一切采购活动应坚持部门商量，流程把关，制度约束。后勤处组织采购时，特别是一次采购总值在人民币1000元以上时，一般应有2人同时参与。采购技术要求较高或规格品名较为复杂的物品，一般应有后勤处和申购部门的专业人员同时参与。采购物品应货比三家，力求质优价廉。如有回扣，交财务处按规定处理。
三、物品采购流程：
1、填写申购单。申购部门到后勤处领取《物品申购单》，填妥栏目，按实估价。经办人、部门负责人签名。
2、校长室审批。经办人持《申购单》向分管校长请示，分管校长根据实际需求、预算许可、审批权限签署意见。
3、财务处审核。经办人持《申购单》到财务处，由财务处处长审核预算相关计划，签署财务处意见。海门校区可电话申请后，委托财务代理人签署意见。
4、后勤处采购。根据《申购单》及本制度规定的采购原则，后勤处负责人签署意见，组织采购。采购人签名。
5、验收、领用。物品进校后，应按规定交仓库保管员验货、登记固定资产，并在购货发票上签字认可，高档仪器设备或新产品说明书、合格证、质量保证书等技术资料，应交学校档案中心验收，由档案管理人员在发票上签字。无需登记资产的小件物品、低值易耗物品，由部门负责人或经办人在购货发票上签字后领用。
6、审批、报销。经办人凭《申购单》及购物发票到财务处，鉴定发票，复核采购计划，由财务处负责人签字认可，最后报校长或协管财务的副校长（1000元票面以内）签字报销。
四、其它相关规定：
1、党委、校长室成员除单独出差、工作必须的情况外，不得独自采购物品。确有必要，应先行商量。
2、校车维修，原则上应在指定维修站点进行，油品采购应与行驶里程及车辆油耗进行比照控制，由校长办公室配合财务处实施学期或年度单车核算，奖罚到人。
3、后勤处应健全物品入库后的保管与领用制度，仓库保管员应认真做好进、出库记录，基本核算到部门、班组，为校内各部门成本控制提供物品消耗依据。后勤处应适时组织人手，在财务处参与和监督下对库存物资进行盘点、清仓。
4、图书采购、报刊征订，原则上由校图书馆按照年度部门预算的专项计划、参照上述物品采购的一般办法组织专门采购（征订）。如有特殊需求，由校长室研究后专项办理。
5、政府控购、大宗物资采购和列入政府采购目录的物品，在校长室商量决策后，由财务处组织报批，办理手续，并代表学校全程参与发标、开标活动。后勤处应在物品的规格、类型、数量及验货、资产登记等方面履行配合、管理职能。
6、学校基建维修应按市教育局规定的程序先行报批，并按政府相关规定执行。大型基建，学校行政、纪检、工会、后勤、财务等各方代表将组成专门工作班子，加强专项管理。
7、寄宿生生活用品采购、校服购置、学校药品采购等，原则上按市教育局要求归口相关单位（部门）集中办理，后勤处应及时参与，认真监督。
五、对一贯认真遵守学校物品采购制度，勤俭持家，清正廉洁，物当其用，克尽职守，得到部门一致好评的物品采办人员，学校将给予表彰、奖励。对计划编报准确、采购行为规范、使用效益突出的申购部门，学校将给予表彰，效益特别突出的部门，可给予集体奖励。
对不遵守上述规定，采购行为不规范，甚至造成不当采购后果的人员或部门，学校将给予相应处理。
1、对有不当采购行为，但未造成购物失当，且情节较轻的，给予批评、告诫。
2、对采购行为不规范，已造成购物失当的，不予报支购物票据及其它相关费用。
3、对屡屡发生不当采购行为的人员，学校将告诫所在部门，取消其物品采购经办人资格，或调离采购岗位。
4、对严重的违规采购、造成较大经济损失的，除责令相关责任部门、责任人清退物品，减少损失外，将视情节给予经办人、审批人、部门负责人相应的行政处分和经济赔偿。
5、对申购部门的不当采购行为，学校将相应限制该部门争先创优的资质，扣减相应的部门费用，直至奖金、福利。
6、在采购中玩忽职守，谋取私利，造成严重后果，按相关党纪、政纪处理，直至追究法律责任。
六、本制度自校长室发文之日起实施。
高校物资设备的采购方法
高校物资设备采购方法是采购时所使用的方法和依据的程序。在采购过程中，从采购需求的确定和采购计划的制定。采购计划的审批和采购资金的安排，到适当地采购方法和程序的选择，采购合同的授予与签订，一直到采购合同履行完毕，采购方法是一个有关采购如何进行的程序。政府采购常用的方法有公开招标、选择性招标、两阶段招标、谈判采购方法。征求意见书和询价采购等。不同的采购方法各有其优缺点，应该根据其需求的特点，选择合适的采购方法，现简介如下：
一、公开招标
公开招标的主要特点是在公共信息媒体上公布采购需求，发布采购公告和公开开标的政策。竞争性招标采购方法的有效性需要以采购市场的竞争状况、采购的时间要求、采购的技术复杂程度和采购的经济性等指标来检验。公开招标目前是政府采购使用最多的方法。就高校而言，适合采用公开招标的项目并不多，因为在高校除基建项目外，一般一次性采购的额度不大，多数是采购批量小、品目多且通用性差的情况。另外高校并未设立像政府采购中心那样的采购机构，而使得高校难以获得公开招标采购所需要的客观条件。
二、选择性招标
选择性招标(限制性招标)与公开招标的不同之处在于采购者邀请投标的方式是将投标邀请直接发给一定数量的潜在投标商，其它程序则和公开招标完全一样。采用选择性招标，要求采购者对讲在投标人市场的竞争状况有充分的了解，在对潜在投标人产品质量满足要求的前提下，通过选择性招标，通过3家以上供应商的有限竞争，给产品“定价”。选择性招标是高校较为常用的采购方式，由于在发标之前对潜在投标商的筛选，是对投标单位进行初步筛选，使招标的规模变得易于控制。选择性招标运用得恰当，较之公开招标将是事半功倍。但由于选择性招标对采购者的要求高，对这种方法的适用应施加限制条件。
三、两阶段招标
两阶段招标是在采购物品技术标准很难确定、难以采用公开招标方法的情况下，为了确定技术标准而设计的。其目的在于通过第一阶段的技术磋商工作，使采购者能够确定仪器设备的技术规格及系统的实施方案，最终通过公开招标或选择性招标方法得以实现。如校园网络工程或局城网络工程就适合采用两阶段招标。
四、谈判采购方法
谈判采购方法的采用主要适用于三种情况：单一来源采购；采购任务紧急；采购额度较小。谈到采的方法本身所固有的灵活性和适应性。使它在特定条件下具有不可替代的优越性。谈到采购方法在竞争性、透明度以及评到程序主观性等方面存在潜在的缺陷，它常常存在着贿赂和利诱的危险，尤其是非竞争性谈判采购。因此，谈判采购方法的采用，必须事先设计严密合理的谈判采购程序，成立谈到采购小组。谈判采购小组除了采购主体外，还应有需求单位、监察、审计部门及有关专家参加。必须了解货物或服务的基本价格(如要求供应商提供用户案例)，
五、研究谈判策略和方案。
谈到采购方法应严格限定，非必需则不应采用。
六、征求建议书
征求建议书是通过采购实体与少数的供应商接洽，征求建议，与其谈判对建议书的实质内容作出更改，并提出“最佳和最后建议”，然后按照原先公开的评价标准，以及向供应商或承包商公开透明的相对比重和方式，对最佳和最后的建议进行评价和比较，选出最能满足采购实体需求的供应商或承包商。在特定的条件下，可以允许采购人员同供应商或承包商进行谈判。征求建议书是一种比较新的采购方法，80年代才在美国的政府采购法中确立其地位。
七、询价采购
询价采购适合合同价值较低的标准化货物或服务的采购。询价采购是对几个供货商(通常至少3家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。邀请报价是一种非正式的邀请形式，包括供应商的口头(电话)或书面报价，而无须正式的广告和密封投标。因为邀请报价促进了价格竞争、灵活性以及对快速变化的时间和条件的适应性。询价采购方法适用于采购金额较小、现成的标准产品。常为高校所采用。
八、定点采购
定点采购主要适用于零星采购，特别是采购低值易耗品。就近筛选数家有一定规模、市场形象好、产品信誉度高、守法经营的供应商，与其签订定点采购契约，使其按低于市场平均批发价出售。定点采购要求采购人员素质高，要求供应商严守契约。采购方应经常核查市场商品价格，防止供应商悄悄涨价。
另外，随着采购理论的发展，一些新的采购方法正被广泛应用于采购实践中。如欧盟国家所采用的框架协议采购方法；美国政府采购中使用的伙伴采购法等。
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