采购制度管理

第一章总则

采购制度管理

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，特制定本制度，所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作，供应部依据本制度对采购员进行考核和管理、对库管员进行监督。

第二章采购原则

1、严格执行采购议价程序：凡未物品采购金额在2000元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格（临时性应急购买的物品除外）。采购员在执行议价程序时，必须将所选择的供应商的客户名称、所议价格记录备案。

2、合同会签原则：固定资产、市场预测采购计划、大额采购的合同，必须经过相关部门如办公室、物控部、财务部、生产部、营销部等各方意见，经总经理批准后签约。

3、职责分离原则：原则上采购人员不得参与物资与服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由物控部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。

4、一致性原则：采购人员所采购的货物必须与购货单所列要求规格、型号、数量等相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供请购部门更改请购单作参考；如确因特定条件，数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5%-10%。

5、最低价搜寻原则：采购人员随时收集市场价格，建立供应商信息档案，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。

6、廉洁原则：

（1）热爱企业，维护企业利益，提高采购质量，降低采购成本。

（2）加强学习，提高采购水平，增强法制观念。

（3）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手索要钱物。

（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

第三章采购负责人职责

1、负责组织公司原料、材料、物料的采购；

2、做好采购员与供方之间的联系工作；

3、帮助采购员做好产品的选型及推荐新产品的工作；

4、对本部门员工制度执行情况负责；

5、对本部门员工的专业知识培训负责；

6、对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议；

7、严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责，责任到人。

8、发现问题及时向公司领导提出奖惩建议；

9、负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。

第四章采购工作流程

1、收集请购部门传来的采购计划单；

2、审批订单并确认；

3、向外部供货商询价，比价；

4、资质审查、洽谈

5、采购负责人审批（重大合同向公司领导请示）；

6、签订采购合同；

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7、复印后，将原始合同整理装订年末存档。

第五章付款流程

1、填写付款申请单

2、采购负责人审核

3、总经理审批

4、财务部付款。

第六章收获流程

根据合同执行进程督促供货方按期交货和传真提货单，供应部内勤传真提货单至最终用户并确认，采购员办理入库手续。

第七章收进项发票流程

1、催供货方开具发票；

2、核对开票内容；

3、把数据录入电脑；

4、将发票交财务部签收。

第八章采购管理制度

1、建立好供方及用户档案，并做好工作记录；

2、建立、健全比价制度，保证采购物品质优价廉；

3、建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表；

4、每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总，在周例会上总结。

5、签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日汇报公司有关领导；

6、所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决；

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7、采购人员负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理验收及入库手续。

8、采购人员每月5号前，将上一月的采购合同编号整理成册；

9、违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。

第九章附则

1、本制度由人事行政部负责解释；

2、本制度由总经理批准发布；

3、本制度自发布之日起执行。

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