办公劳保采购制度

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办公劳保采购制度

一、目的

办公劳保采购制度

为加强管理，规范全公司办公、劳保等用品的采购、领取及保管行为，既节约开支、减少浪费，又保证正常工作开展，特制定本规定。

二、范围

适用于公司办公设备、办公耗材、办公家具、劳保用品、印刷品、宣传品等的采购。

三、内容

1、全公司所有办公用品（含日用杂品、劳动保护用品等）的采购、发放、管理工作，由行政部负责。

2、采购流程图

3、申请及审核

（1）各部门、车间根据实际需要填写“购置申请单”，报部门主管确认后，交行政部采购员，重要物资须经分管副总签批后再交采购员，“购置申请单”上应注明采购物品的名称、规格型号、数量、质量技术要求、到货日期、用途等。

（2）劳保仓库管-理-员根据“购置申请单”查询是否有库存，无库存则由库管员确认签字。

（3）行政部应及时对该物品申购单的内容进行检查，查看该申购单是否完整，申购物品是否确实需要购买，有必要的应向申购人对申购该物品的重要性进行询问。还应根据实际情况对物品申购的数目进行审核，确有需要的，可对该申购物品的数量进行调整。申购单由行政审核后交采购员。

4、采购

（1）采购员根据签批后的“购置申请单”进行比价采购。

（2）采购员所选供应商必须是经公司认证合格后的厂家，若开发新的供应商，须经分管副总批准。

（3）采购员根据各供应商的报价制造成比价表，确定供应商采购，如果几家供应商报价差异大，报部门主管和分管副总签批后确定供应商。

（4）采购员应对供应商信息进行管理，登记供应商的地址、负责人姓名以及供货能力和信誉；必须经常分析或搜集材料，作为降低成本的依据。

（5）采购员应遵循按单购物的原则，严格按照物品采购单上标明的物品、规格进行采购。采购员需在物品申购单上面填写供货商名称、电话。

（6）新品的采购，采购员须填写比价表（原则上询价3家以上），择优比价购买，报部门主管和分管副总签批。

（7）办公设备、办公家具、工作装的大宗采购等，必须签订合同，合同须经部门主管签字后存档。

5、入库

（1）物品购回后，由采购员通知仓管员和申请部门对货物进行验收。仓管员应当仔细检查物品的数量、质量、保质期、合格证等。对不符合要求的物品应当拒绝验收。仓管员对物品验收，确定采购物品符合要求后应在物品采购单上签字确认。

（2）仓管员有权利对与物品采购单上不符的物品进行询问的权利，采购员应及时予以合理解释，对解释不清或解释理由不充分的不符物品，仓管员应当拒绝验收。

（3）验收合格后由采购员负责办理物品入库。采购不合格时，物资不准入库，采购员负责退货，重新组织采购。

6、管理和领用

（1）仓管员要做到劳保仓库分类存放，码放整齐，清洁有序。

（2）申请部门根据“购置申请单”清单，到劳保仓库领用，填写“领料单”，仓管员根据领料数量发放。

（3）有库存的物品，领用时填写“劳保、事务用品领用单”，经领用部门领导签字后，仓管员发放物品。

（4）仓管员要建立办公用品管理台帐，做到发放有登记，帐物相符。

7、结算

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（1）物品送到公司时，必须由供应商提供“送货单”，送货单上必须注明物品的名称、规格、数量、金额等，由采购员确认签字。

（2）供应商尽量开具增值税发票，采购员将送货单、采购合同等收集齐后一并交部门主管审核，经总经理签字后报销。

（3）月结隔月付款的发票，由采购员负责核对、收集所有凭证材料，填写“资金申请单”后交部门主管审核，经总经理签字后报销。

8、监督

（1）公司财务部、行政部承担对采购员的监督工作。

（2）负责监督采购的部门应加强对物品市场价格的了解，及时对供货单位进行调查与评估，监督采购员选取供货商是否合理。

（3）监督采购部门应对采购员的采购过程进行有效监管，可采取直接与供货商联系或采取其他手段对采购员采购过程中是否有作弊行为进行调查。

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