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人员外出办事管理制度
部门员工外出工作管理办法
1．为加强部门员工外出工作管理，提高工作效率、工作质量、业务成绩，特制定本管理办法。
2．本办法所称外出工作是指员工离开办公场所办理所有业务、工作事项。
3．综合员是本部门员工外出工作管理的职责人员，经理是本部门员工外出工作的最高管理者，对本办法的执行分别具有要求、指导、检查、监督、劝阻、制止、纠正等管理责任。
4．员工外出工作的计划和登记。
4．1．员工应在每周未作出下周外出工作计划，经部门经理审核同意后按计划执行。
4．2．员工外出工作应提前安排好工作内容和行程，联系确认好外出工作对象并提前10分钟填写《员工外出工作登记表》，经部门经理签字确认后，领取相关工作资料方可外出工作。
4．3．员工应合理安排外出工作时间，预计返回时间应设定在下班时间前。
5．员工外出工作的进行。
5．1．员工外出工作应注意自身的人身安全和财产安全，应妥善保管各项工作资料特别是重要资料(如产权证、借款合同、银行卡等)，防止损坏、遗失和被盗。
5．2．员工外出工作期间应合理有效地安排工作内容和工作时间，不断改进工作方法，促进业务开展，提高工作效率和业务成绩。
5．3．员工外出工作应遵循客户至上的原则，不断改善服务态度，提高服务质量，避免发生客户投诉情况，维护公司形象。发生客户投诉情况，经理应在《员工外出工作反馈表》上予以记录并及时妥善处理。员工因自身服务问题导致客户投诉或经理未及时妥善处理客户投诉，均作为工作考核的不良记录。
5．4．员工外出工作期间不得发生溜班或早退，但如因工作时间较长或工作强度过大可以在工作途中适当休息15分钟左右。
5．5．员工外出工作时应保持手机的畅通，有公司未接听电话应及时回拨。中途需要改变或增加工作内容时，应电话报告经理并征得同意后方可改变工作行程。
6．员工外出工作的返回和反馈。
6． 1．员工外出工作按计划完成后，应及时返回公司，不得绕道、逗留或直接回家。特殊工作情况下， 员 工预计下班时间15分钟后才能返回公司的，可以直接回家，但应提前半小时电话报告经理并征得同意后方可执行。经理应在《员工外出工作登记表》上注明情况并报告行政部。员工于次日上班第一时间按下一条规定办理外出工作返回手续，到行政部补办考勤手续。
6． 2．员工返回公司后应及时填写《员工外出工作反馈表》，提交或归档业务相关资料。同时综合员应在《员工外出工作登记表》上准确记录其返回时间。
6． 3．员工应对外出工作的内容作详细记录，包括时间、地点、对象、工作的具体事项、基本工作过程、 主要工作内容、工作结果、疑难问题及本人意见。
6．4．部门经理应及时对《员工外出工作反馈表》进行审核，对有关问题提出管理意见。
6．5．发生相应业务时业务员应将《员工外出工作反馈表》收归档案。
7．考核和处罚。
7．1．员工外出工作的过程和内容及其相关记录将作为公司考核员工工作态度、方法、能力、成绩的重要依据。
7．2．员工因自身责任发生本办法第5．1．条情况造成公司或客户经济损失，该员工应承担30%至70%的经济赔偿责任。
7．3．员工违反本办法其它规定，第一次，由部门经理或上级管理者给予口头警告；第二次，部门给予通报批评并加处罚款30元；第三次，公司给予通报批评并加处罚款60元；第四次，公司给予严重警告并加处罚款100元；第五次，公司予以辞退并加处罚款300元。
7．4．员工在外出工作中违反规定发生溜班或早退行为的，按公司相关规定予以处罚。
7．5．部门经理对员工外出工作有明显管理不当行为的，第一次，由上级管理者给予口头警告；第二次，给予通报批评并加处罚款30元；第三次，给予严重警告并加处80元罚款；第四次，予以降职或调职并加处罚款200元。
外出人员管理规定
一． 目的
为了进一步规范员工外出流程及报销，加强差旅费及有关费用的控制和管理，特制定本制度。
二． 范围
适用于公司全体员工。
三． 定义
1． 员工外出分为外勤和出差二种。
2． 因公出差，于本市或本地区范围内，当天往返的，视为外勤。
3． 因公出差，不能当天往返，且发生住宿的，视为出差。
四． 审批程序、权限和流程
1． 员工因工作需要出差时，填写《出差申请单》。并交由厂长审批，总工批准。
2． 研发部人员因工作需要出差时，填写《出差申请单》，由总工审批，并报请总经理批准。
3． 项目组人员因工作需要出差时，填写《出差申请单》，报请总经理批准。
4． 公司总部人员因工作需要出差时，须填写《出差申请单》，由人事部审批，报总经理批准。
5． 员工出差国外一律由总经理批准。
6． 工厂各部门将填写好《出差申请单》交由前台处，前台确定签批完整后，扫描电邮至相关人员，并第一时间通知到出纳及人事行政部。（经电话申请总经理批准的，须注明。）
7． 出纳收到《出差申请单》，根据出差日期及出差人员级别购买火车票/飞机票。若火车售票系统内车票不足或无票情况下，需要更换出差日期，应第一时间通知到相关部门负责人。
8． 员工外出时，必须严格按照上述流程操作。因特殊情况未能履行出差审批手续的，可由部门负责人或相关人员代为填写或出差后补办。否则，作旷工处理。
五． 外出人员管理原则
1．出差人员必须采用高效、经济、安全、便捷的交通工具、路线和时间出行，反对浪费行为，提倡节约。
2．外出人员公干时，应随时保持热情、礼貌、友好，自觉维护公司形象。
六． 差旅费构成
1． 长途交通费：飞机 、火车、轮船、高铁、长途大巴产生的费用
2． 市内交通费：公交、地铁、出租车产生的费用。
3． 住宿费；异地出差因过夜住宿产生的费用。
4． 餐费补贴：按地区标准和职务，限额计发补贴。
5． 通讯费用：因工作需要电话沟通产生的费用
6． 其它费用：传真、复印、邮寄等公共费用。
七． 具体规定如下：
1． 外勤人员外出时，须在《外勤人员登记表》上登记签字即可。外勤人员报销待定？建议：公司这边边只报车费，工厂除了报车费，另外报销餐费和住宿费。但是没有出差补贴。外勤写外出单，出差写出差单。餐费按15元/餐补贴中/晚餐。
2． 出差人员选择交通工具一般以火车/长途大巴为主，火车行驶6小时以内，乘坐硬座；6小时以上为硬卧。管理级人员或研发部人员可乘坐高铁/飞机出行。特殊情况下，出差人员选择飞机出行，必须由总经理批准后方可执行。出纳也可综合市场票价，择优选择交通工具。
3． 普通员工一线城市餐费补贴40元/天，二三线城市餐费补贴30元/天；主管级以上人员一线城市餐费补贴60元/天，二三线城市餐费补贴50元/天。另：早餐占日限额的20%，午晚餐占日限额的40%。（补贴标准待商议）
4． 部门负责人可根据出差具体情况（如工作量、工作环境等），为外出人员申请出差补贴，补贴标准为10-15元/天。
5． 因工作需要产生的通讯费，出差负责人每月可享受100元/月补贴，特殊情况，可酌情增加报销费用。出差人员出差时间不足一个月情况下，也可按此标准执行。
6． 普通员工住宿费用报销一般不超过120元/晚，管理人员不超过150元/晚。超出部分自理。由三霞根据一线城市和二三线城市来定具体标准。
7． 因特殊情况需要乘坐出租车的人员，须事前征得部门负责人同意后方可执行。否则不予报销。
8． 因公务出差，严格从事与工作无关的事项。因特殊情况，确实需要办理私事时，应提前向厂长/总工申请，同意后方可办理。否则按旷工处理。
9． 出差人员中途改变路线时，应提前向部门负责人申请，同意后方可执行。
10． 员工出差必须每天以邮件/电话形式向部门负责人汇报工作，不能以邮件形式汇报的，应每天记录当天工作内容，并于返回后以电邮形式发放至相关人员。重要人员出差返回5天内应向总工和相关人员提交出差报告。
11． 出差人员需要借款时，填写《借款单》，并经相关负责人签字后方可领取。
12． 管理人员因个人原因需要参加会议、学习、培训期间，公司提供有薪假，但每月不超过二次，每次不超过一天。公司不承担任何食宿和交通费用。所产生的一切费用自理，
13． 员工因病、因事需要在当地请假，可由出差负责人批准，并知会相关人员。出现无出差负责人或请假超过二天以上者，须报请厂长/总工批准。
14． 因生病（需要住院）可按标准支付出差补贴，不报住宿费、餐费和市内交通费。住院期间出差补贴不超过10天。结果待讨论
15． 出差中公休：出差过程中，若遇公休日，应以公务为重，继续执行出差任务；若遇到出差单位公休无法办公，可安排休息。
16． 超期停留：出差过程中，因生病（未住院）交通中断或其它不可抗力因素造成超过预定期限停留的，在核清事实基础上，按实际差旅费报销。
17． 出差结束后回深圳（公司）的交通费用，实报实销；出差地请事假/病假，不直接回深圳的，按出差地到深圳的交通费用（火车硬座/硬卧）报销；出差时遇法定节假日放假，不直接回深圳的，不矛报销。
18． 员工出差期间因工作需要加班按国家规定加班费计算。出差在途遇周六日可计作加班或安排调休。销售人员/技术人员/研发人员/管理人员出差期间的加班费和休息时间怎么定？
19． 外出时借道探亲访友须经部门负责人批准方可，相关费用不予报销，探亲访友期间公司不予发放任何补贴。
八． 出差费用报销审核
1． 出差人员按相关标准范围内实报实销，超支自理。
2． 出差住宿费用的审核以实际过夜天数和限额标准确定，并附有出差时间、出差地点一致的有效住宿凭证发票，超过限额标准部分，个人自理。住宿一般由出纳负责预订，相关出差人员离开入住酒店后，领取并保管好发票。待出差返回公司后上交至出纳处即可。
3． 同性人员一起出差的，应以标准间为主，且报销费用只允许一人报销。严禁重复报销。
4． 外勤人员无特殊情况，一律不准报销住宿费用；外勤人员外出范围包括深圳市内、广州、惠州、东莞、珠海等深圳周边城市和地区。因特殊情况需要住宿的人员必须经总工批准。
5． 乘坐火车以硬座或硬卧为原则；高铁以二等票为原则；轮船以三等仓为原则；乘坐飞机以经济仓为原则，总经理级以上可乘坐商务仓。
6． 外出人员返回后应于一周内办理报销手续，并交到财务部。报销人员应填写《出差报销单》按财务要求粘贴好票据，否则财务部可以不予办理。出差报销单应由部门负责人审批，由总经理批准。
7． 财务应遵循“前帐不清，后帐不借”原则办理报销手续。
8． 外出报销尽可能提供正规发票。住宿费用100元以上或乘坐长途大巴时，必须提供正规发票，否则不予报销。结果待商议，建议遇到特殊情况将情况进行书面说明。
9． 出差人员负责保管好各项票据，若有遗失，财务不予报销。严禁借/买其它日期相关票据代替。
10． 由接待单位免费提供食宿和交通工具的，公司一律不予报销任何费用和发放餐费补贴。
11． 搭乘公司提供交通工具者，不再报销交通费用。
12． 出差人员在外有酗酒导致斗欧，或其它与公司无关事件发生意外伤害的，公司不承担任何费用。
13． 外出人员应严格遵守国家法律法规和公司规章制度，如发现从事违反法律法规规定的其它情形，一经发现，立即按相关规定解除劳动关系，并不予经济补偿。
九． 差旅费报销违规追究
1． 出差人员应实事求是原则，严禁虚报！一经查出，责令退回虚报金额，并以虚报额三至五倍金额，贡献员工成长基金。虚报金额，一次超出500元，或年终累计超2000元以上者，公司根据相关规定，解除劳动关系，并不予经济补偿，并向其追究公司损失。
2． 各级审签人员把关不严而失职，使弄虚作假的票据得以报销，后经查实收回的，审签人员须贡献50元员工成长基金，当月考核扣5分，年终考核扣1分。情节严重的，贡献员工成长基金100元，当月考核扣10分，年终考核扣5分。经查实无法收回的，给公司造成经济损失的，由各级审签人员承担相应连带责任，并由各级审签人员负责赔偿相应损失。
3． 部门负责人或直接分管领导，如有故意包庇、纵容员工弄虚作假的违规行为，一经查实，按虚报额三至五倍金额，贡献至员工成长基金，并取消年终奖金。情节严重者，公司将根据相关规定以降职或解除劳动关系。
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